Einmal erfassen

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   Vielfältige Informationen

   Produktkataloge...

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   Mehrsprachig publizieren

   Landes-, Sprachvarianten

   Struktur erhalten

   Übersetzungsstrategien

   Datenbank wählen

   Was bleibt unterm Strich

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Einmal erfassen – in allen Medien veröffentlichen
(Internet, Druck, CD,...)

Es war das Internet, dass den Konzepten Database Publishing und Crossmedia Publishing den nötigen Rückenwind gab. Die Inhalte sollten die gleichen bleiben, aber nun kam ein neues Medium mit eigenen Formaten und eigener Gestaltung hinzu. 
Es galt nun Inhalte wie Produktbeschreibungen, technische Zeichnungen, kurz alles, was es zu publizieren galt, mehrfach zu verwenden. Ein Fundus an Informationen musste geschaffen werden.

Die Grundidee war simpel und einleuchtend: 
Trennung von Inhalt und Formaten und formatneutrale Speicherung in geeigneten Datenbanken. 
Publiziert wird dann, indem die Inhalte für das jeweilige Medium formatiert wird.

In den Anfangszeiten ein teures Vergnügen. In der Zwischenzeit ist der Markt differenzierter und das betrifft sowohl Leistungsmerkmale als auch Preise.

Wir möchten unser Augenmerk auf die Leistungsmerkmale richten und haben uns zu diesem Zweck das Produkt SyPress aus dem Hause Systemgruppe (Leonberg) näher angesehen, eine Firma, die sich schon seit den frühen 90’iger Jahren Erfahrungen auf diesem Gebiet gesammelt hat.

Die Themen :

• Automatisierte Produktion
• Komplexe Produktbeschreibung
• Organisation der Publikationen
• Mehrsprachigkeit

Automatisierte Produktion - Publizieren auf Knopfdruck

Selbstverständlich bedeutet bereits die Wiederverwendbarkeit meiner Veröffentlichung einen deutlichen Produktivitätsvorteil.
Aber das ist erst der Anfang.

Ein gewaltiges Produktivitätspotential liegt im automatischen Publizieren. Sobald eine Publikationen im weitesten Sinne Regeln und Grundmuster aufweist, lässt sich natürlich auch der Vorgang des Publizierens automatisieren. 

Print-Medien: automatisch und schnell fertig für den Belichter 

Sicherlich ist der Druck eines Katalog, eines Datenblattes oder eines Veranstaltungskalenders die  anspruchsvollste Art der Publikation. Hier zählt die Präzision in der Gestaltung.
SyPress produziert den Textfluss Ihrer Kataloge. Sie bestimmen einmal die Darstellung ihrer Katalog-Elemente. Sie legen fest welches Produkt, welche Abbildung in welcher Reihenfolge in den Katalog aufzunehmen ist.

SyPress automatisiert den Rest komplett : 

• Kapitel für Kapitel wird generiert, 
• Bilder werden im Dokument ebenso selbstverständlich eingefügt wie Tabellen und Textblöcke, 
• jedes Kapitel wird in ein FrameMaker Buch eingelesen, 
• Querverweise werden aufgelöst, 
• die Paginierung wird richtig gestellt, 
• Inhaltsverzeichnisse werden automatisch erstellt.

„Print on Demand“ Produktion und individuelle Kataloge sind so möglich. Ein anschauliches Beispiel für diese Funktionalität bietet der PDF-Server (http://www.pdfserver.de/).

Dem Kunden wird eine Auswahl an Produkten im Internet angeboten. Er wählt aus, gibt seine Email-Adresse bekannt und erhält ein PDF – Dokument in der gewohnten Druckqualität Ihres Hauses, das nach seiner Auswahl direkt aus der Datenbank generiert wird. 

Eine Administration über die Dateneingabe hinaus ist nicht erforderlich. Jede Anforderung wird protokolliert. So kann der Kunde optimal vom Vertrieb betreut werden, Interessen und Email-Kontakt sind bekannt.

Internet: Online aus der Datenbank direkt ins Internet 

Inter- oder Intranet sind natürlich als digitales Medium wie geschaffen für eine Präsentation der Informationen direkt aus der Datenbank. SyPress verwendet hier die Technik der Active Server Pages (ASP) aus dem Hause Microsoft. Ähnlich wie im Printmedium wird auch hier das Dokument  erst auf Anfrage des Benutzers erzeugt und am Schirm präsentiert. 
Der Vorteil : Höchste Aktualität der Daten,  Kein Aufwand außer der Datenpflege.

Der Alltag: Ihre Daten automatisch in Word, Browser,... 

Natürlich werden die Katalog- oder Produktdaten nicht nur im professionellen Druck, als PDF oder im Internet verwendet. Im alltäglichen Gebrauch für Angebote, Kontrollausdrucke oder einfach nur als schnelle Information sind andere Format gewünscht.

Seit der Version 3.0  verfügen alle SyPress Anwendungen auf Wunsch über die Möglichkeit,  Produkte, Abschnitte, .. in WinWord oder   im Browser darstellen zu lassen.

Vielfältige Informationen übersichtlich organisiert

Produkt- und Anwendungs-Kataloge

Keine Frage : Die Präzision Ihrer Produktdarstellung darf durch den Einsatz von Datenbanken nicht reduziert werden. Auch eine heterogene Produktpalette muss sich einfach in Ihren Datenbanken einbinden lassen. 

Technische Daten und Produktmerkmale frei definiert 

Ein wichtiges Leistungsmerkmal ist die Verwaltung sämtlicher technischer Daten eines Produktes. SyPress bietet hier eine interessante Technik an. 

Eine Terminologie Datenbank steuert den Umfang der technischen Merkmale, mit denen Ihre Produktpalette beschrieben wird. Natürlich kann diese Tabelle von Ihnen selber gepflegt und erweitert werden. Sie wählen für die Beschreibung eines Produktes die erforderlichen technischen Daten aus. Neben der Flexibilität und der einfachen Bedienung  wird auf diese Weise ein einheitlicher Sprachgebrauch unterstützt. Nebenbei kann so natürlich auch der Übersetzungsaufwand deutlich reduziert werden.

Textinformationen und Abbildungen

Natürlich muss eine Zuordnung von Texten, Tabellen oder Abbildungen auf einfache Weise möglich sein.

Der Konfigurator 

SyPress verfügt darüber hinaus über einen Konfigurator. In der vertrauten Explorer Darstellung kann definiert werden, aus welchen Elementen die entsprechende Beschreibung bestehen soll. Diese  Definition kann sich auf Produktgruppen, auf Anwendungsbeispiele oder auch Datenblätter beziehen. 

So muss beispielsweise eine Beschreibung des Verwendungszwecks enthalten sein, 
ein Schaltplan mit Legende ist nicht unbedingt erforderlich, 
während durchaus auch mehrere Konfigurationstabellen dargestellt werden können. 

Kurz und gut, Sie bestimmen aus welchen Elementen ein Publikationstyp besteht, 
eine Möglichkeit,  bei hoher Flexibilität eine gewisse Normierung der Darstellung zu erreichen.
Natürlich reichen die mitgelieferten Vorlagen in vielen Fällen aus.
 

Übersicht Ihrer Publikationen

Der Aufbau Ihrer Kataloge oder Dokumente sollte vollständig unabhängig von Ihren Produktbeschreibungen sein. Für die Katalogstruktur wird lediglich die Referenz auf die Beschreibung benötigt.  So können beliebig viele Dokumente mit unterschiedlicher Struktur verwaltet werden und natürlich können Sie auch jeden Artikel beliebig oft in verschiedenen Publikationen einbetten.

Publikationen : Einfach zusammensetzen

Für die Darstellung und auch die Bearbeitung der Publikationen bietet sich die allseits vertraute Methodik des Explorer an. Hier kann jegliche Dokumentenstruktur in vertrauter Arbeitsumgebung schnell definiert werden. 

In dieser Struktur positionieren Sie die gewünschten Artikel. Den Rest erledigt SyPress. Dabei ist es unerheblich, ob Sie für Druck Internet oder CD die gleichen oder unterschiedliche Gliederungen anbieten möchten.

Mehrsprachige Publikationen

Landes- und Sprachvarianten

Ein wichtiges Thema angesichts der Globalisierung der Märkte ist die einfache Verwaltung internationalen Publikationen. Hier sind landesspezifische Angabe wie Währung, Wechselkurse, Umsatzsteuer etc. zu berücksichtigen. Noch wichtiger sind natürlich die in einem Land erforderlichen Sprachvarianten (Schweiz). 
 

SyPress erlaubt in dieser Frage die vollständige Synchronisation von Katalogen. Bei gleichbleibender Struktur des Publikation können per Knopfdruck die jeweiligen Sprachvarianten abgerufen und sofort in Publikationen verwendet werden. Ein Vorgang, der besonders im Internet relevant ist.

Übersetzungsstrategien

Terminologie Datenbank 

Die einfachste Komponente in der Übersetzungsstrategie ist die Terminologie-Datenbank. Eine definierte Anzahl von technischen Ausdrücken wird übersetzt und stellt damit bereits alle technischen Daten auf Wunsch in die entsprechende Sprache um.

Artikelbezogene Übersetzung

Dies ist die wichtigste Methode der Übersetzung. Im Kontext der Artikelbeschreibung können Texte direkt in SyPress übersetzt werden. Natürlich kann die Ausgangssprache gewählt werden. 

Verdichtete Übersetzung (Keine Redundanzen)

Eine hilfreiche Methode ist die verdichtete Übersetzung. Hier werden alle redundanten Texte eliminiert. So kann der Umfang der Texte um bis zu 40 % reduziert werden. Der Übersetzer erhält eine Setup mit Daten und einer einfachen Übersetzungssoftware. Er sendet nach  erfolgreicher Übersetzung den Datenbestand per Email zurück. 
Der Nachteil: Die Übersetzung muss ohne den Kontext erfolgen. Eine Nachbearbeitung ist bei diesem Verfahren sicherlich empfehlenswert. In den meisten Fällen bliebt unter dem Strich ein Zeitvorteil.

Sie wählen die Datenbank 

Ein wichtiger Gesichtspunkt ist die Auswahl des Datenbanksystems. Die Installation neuer Datenbanksysteme bedeutet zusätzlichen Aufwand. Neben der Anschaffung schlägt sich insbesondere die Ausbildung von Mitarbeitern in höheren Kosten nieder.

SyPress setzt hier auf den gängigen Datenbanksystemen wie Oracle, MS-SQL-Server, ... auf. Sie haben hier die Wahl, mit welchem System Sie arbeiten möchten. SyPress passt sich Ihrer Datenbankumgebung an, einer der Gründe, warum bestehende Datenbestände einfach integriert werden können. Selbstverständlich muss Ihre Warenwirtschaft das führende System bleiben. Der Datenaustausch kann über eine direkte Einbindung oder einen Datenimport erfolgen. 

Ein bedeutsamer Aspekt, denn gerade bei der Installation von SyPress beschleunigt eine automatische Übernahme bestehender Daten natürlich die Inbetriebnahme.

Was bleibt unterm Strich:

Legen Sie bei der Auswahl Ihrer Database Publishing Lösung Wert auf eine umfangreiche Automatisierung. Der einzige Weg um Kosten und Reaktionszeiten deutlich zu verkürzen.
SyPress ist unter diesen Gesichtspunkten sicherlich eine interessante Lösung.
 
 
 

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