Einführung 

    Was ist ein Katalog 

    Wie entsteht ein Katalog 

    Der Aufwand

    Vorteile 

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Einführung 
 
Hersteller von Katalogen dürfen sich freuen: Für den aufwendigsten und zugleich fehleranfälligsten Teil ihrer Arbeit gibt es nun Software, die das quasi über Nacht und erst noch fehlerfrei erledigt. Die Rede ist vom Übertragen der Daten aus der Datenbank in ein Satzdokument. Als Folge davon lassen sich Kataloge schneller, aktueller und kostengünstiger erstellen als je zuvor. Bisher fehlte auf dem Weg zur elektronischen Erstellung von Katalogen ein wesentliches Stück. Zwar konnten die Katalogdaten bereits elektronisch erfasst und in einer Datenbank abgelegt werden. Auch die dazugehörenden Bilder konnten digitalisiert und für die elektronische Weiterverarbeitung gespeichert werden. Und selbst der Abschluss der Arbeiten, die Satzerstellung, erfolgte dank bewährten Layoutprogrammen elektronisch. Doch dazwischen, da fehlte die Schlüsselstelle: für die Übertragung der Daten von der Datenbank in das Layoutprogramm war manuelle Hilfe angesagt, und das in rauher Menge. Entwickelt wurde die neue Software eigentlich für das Marketing zur Erstellung von Produktekatalogen. Und bereits haben die Techniker die Vorteile der neuen Möglichkeiten entdeckt: Sie produzieren damit eine neue Generation von Ersatzteilkatalogen. 
 

1. Was ist ein Katalog? 

Als Katalog versteht man ein nach einem bestimmten System geordnetes Verzeichnis von Gegenständen. So umschreibt es jedenfalls ein weitverbreitetes Lexikon. Auf der Strasse jedoch nennen Leute, nach einem Beispiel von einem Katalog gefragt, mehrheitlich spontan Produktekataloge von Versandhäusern. Dabei könnten sie genauso gut Telefonbücher, Preislisten, Ersatzteillisten, ja sogar Ferienprospekte von Reiseveranstaltern nennen, all dies sind nichts anderes als besondere Ausführungen von Katalogen. 
 

2. Wie entsteht ein Katalog? 

Streng von der Definition ausgehend könnte man sagen, dass ein Katalog entsteht, sobald eine Datenbank sortiert wird. In der Praxis mag jedoch ein so entstandener Katalog selbst geringsten Ansprüchen nicht zu genügen. Er muss noch illustriert und in ein Layout gebracht werden, wie man es heute von einem Katalog erwarten darf. Und für diese Verschönerung war bisher eine Menge aufwendiger und mühsamer Routinearbeit nötig: Die Daten mussten von der Datenbank in ein Layoutprogramm kopiert und dort manuell gesetzt werden. Einleuchtend, dass das Ergebnis ob all der ermüdenden Routinearbeit oft unter den eigentlichen Fähigkeiten des Designers blieb. Dank der neuen Software entfällt nun ein grosser Teil dieser Arbeit und der Designer wird für seine eigentliche Aufgabe frei. 

2.1 Die Basis: Eine Datenbank 

Als Grundlage für eine Katalogerstellung sind grundsätzlich alle auf einem Rechner gespeicherten Daten geeignet. Um jedoch automatisiert in ein Layoutprogramm übertragen werden zu können, müssen die zusammengehörenden Daten in einer gleichartigen Struktur, einer Datenbank, vorliegen. Die meisten Firmen verfügen mit ihrem Warenwirtschaftssystem bereits über eine solche Datenbank. 

Datenbank wählen 

Als Datenbank eignen sich sämtliche Standarddatenbanken, wie FileMaker, Excel, 4th Dimension oder dBase. Dabei spielt auch die Plattform keine Rolle, die Daten können auf DOS, Win-dows, MAC oder Unix vorliegen. 

Datenbank vorbereiten 

Eine sorgfältige Planung der Datenbankstruktur zahlt sich später bei der automatischen Datenübertragung aus. Die Software erkennt selbständig den Datentyp und übernimmt die Forma-tierung der einzelnen Felder. Unregelmässigkeiten oder Fehler würden dabei direkt ins Layout übernommen. Hier lohnt es sich, wenn für die Datenpflege eine verantwortliche Person mit Verständnis für exaktes Arbeiten eingesetzt wird. 

2.2 Die Standardlösung: Katalog in Papierform 

Für die angesprochene Verschönerung der Darstellung dient ein Standard-Layoutprogramm wie PageMaker oder Quark XPress. Das Revolutionäre ist nun, dass mit der neuen Software alle Einstellungen vorgegeben werden können, damit die Daten automatisch aus der Datenbank in das Layoutprogramm und dort bereits in das richtige Layout übertragen werden. 

Projekt vorbereiten 

In einem ersten Schritt wird das Projekt eröffnet und dem neuen Katalog ein Name gegeben. Anschliessend können alle Verbindungen der Datenbanken zum neuen Katalog festgelegt werden. Dabei dürfen einem Katalog Daten aus bis zu hundert verschiedenen Datenbanken zugewiesen werden. 

Layout definieren 

Im zweiten Schritt wird das Aussehen und die Grösse des neuen Kataloges definiert. Dabei werden Datenblöcke zusammengestellt, die Felder (Rahmen) für Text und Bild enthalten. Diese Felder definieren das gewünschte Layout und werden dementsprechend angeordnet. Beim Definieren der Felder können vielfältigste Wünsche oder Optionen berücksichtigt werden. So kann beispielsweise festgelegt werden, ob das Feld eine fixe Grösse haben soll oder ob es sich der Grösse der Daten anpassen soll. Innerhalb einzelner Zeilen können sogar unterschiedliche Druckformate definiert werden, wenn beispielsweise die Bezeichnung oder der Preis fett oder in einer anderen Schrift hervorgehoben werden soll. 

Daten übertragen 

Nach der Definition des Layouts kann die neue Software die Daten direkt in die zugehörigen Blöcke und Felder übertragen. Dazu werden in der Datenbank lediglich die Datensätze markiert, die in den neuen Katalog übertragen werden sollen. Den Rest übernimmt die Software. Wer Lust und Zeit hat, kann zuschauen, wie das Programm die Arbeit erledigt, die bisher so viel Aufwand beschert hat. Dabei ist befriedigend festzustellen, dass das Programm, je nach Umfang des Kataloges, auch recht viel Zeit benötigt. Nur kann man jetzt diese Arbeit im wahrsten Sinn des Wortes im Schlaf erledigen: man lässt den Rechner über Nacht laufen. 

Satz kontrollieren 

Natürlich geht es trotz der ausgeklügelten Software nicht völlig ohne Mithilfe. Der Computer ist zwar unglaublich fleissig, aber bezüglich Ästhetik lohnt es sich in jedem Fall, das automatisch erstellte Layout zu kontrollieren. Hierbei kann der Designer wie gewohnt eingreifen. Im Layoutprogramm können die eingefügten Daten nach Bedarf frei weiterverarbeitet werden, d.h. ohne Einschränkungen verschoben, vergrössert, inhaltlich verändert oder sonstige Feinkorrekturen vorgenommen werden. 

2.3 Die professionelle Lösung: Katalog in digitaler Form 

Die Standardlösung, der Katalog in Papierform, hat einen gravierenden Nachteil: Egal, ob er den Katalog mit Schere und Leim oder vollautomatisch herstellt, sein Kunde kann keinen Unterschied erkennen, für ihn bleibt der Nutzen des Kataloges auf dem bisherigen Niveau. Wenn sich ein Hersteller aber von seinen Mitbewerbern abheben möchte, dann sollte sein Kunde das auch wahrnehmen können: Er muss ihm den Mehrnutzen der professionellen Katalogerstellung weitergeben. Und dazu muss er den Katalog in digitale Form bringen. 

Katalog auf CD-ROM 

Die einfachste und kostengünstigste Form der Verbreitung eines digitalen Kataloges erfolgt über die CD-ROM. Ein entsprechendes Laufwerk gehört zur Grundausrüstung von jedem PC, und die Speicherkapazität einer CD-ROM genügt für die Speicherung noch so umfangreicher Kataloge, inklusive Videosequenzen und Tonaufzeichnungen. In kleinen Stückzahlen kann die Herstellung mit geringen Investitionen selbst erfolgen, für grössere Auflagen bieten sich Dienstleister mit modernsten Produktionsanlagen an. Für den Hersteller ist es nur ein kleiner Schritt. Er speichert den elektronisch erstellten Katalog als PDF-File, so dass er mit dem gratis erhältlichen Programm Acrobat-Reader gelesen werden kann. Danach jedoch verpasst er dem Katalog wiederum mit wenig Aufwand einige Feinheiten, die seinen Katalog zum Vorbild werden lassen: Automatisches Bestellwesen, Antwortfax, Selektion bestimmter Artikel; dazu Fotos, Videos oder Animationen, ganz nach seinen persönlichen Wünschen. Für den Benutzer jedoch ist ein solcher Katalog ein gewaltiger Mehrwert. Nicht nur, dass er die gesuchten Artikel wesentlich schneller findet, sie werden auch deutlich attraktiver präsentiert. Und wer schon mal aus einem elektronischen Katalog heraus eine Bestellungen gemacht hat, der wird nie mehr 12- und mehrstellige Artikelnummern und Produktabkürzungen abschreiben wollen, wenn er dringend ein Ersatzteil bestellen möchte. Der Vollständigkeit wegen sei noch erwähnt, dass diese Kataloge selbstverständlich auf allen Rechnerplattformen gelesen werden können und der Ausdruck, sowohl einzelner Seiten als auch des ganzen Kataloges, jederzeit möglich ist. 

Katalog im Internet 

Die Präsenz in Online-Netzen wird immer wichtiger. Online-Publikationen im Internet sind für alle PC-Anwender nutzbar, die über ein entsprechendes Modem verfügen. Gegenüber der CD-ROM hat die Verbreitung über Internet die Vorteile, dass eine direkte Kommunikation zwi-schen dem Hersteller und dem Benutzer möglich wird und dass die Daten laufend aktualisiert werden können. Einer grossen Investition für einen eigenen Internet-Server kann ausgewichen werden, wenn man sich für wenige Franken pro Monat bei einem Dienstleister einmietet. Trotz all diesen Vorteilen darf nicht verschwiegen werden, dass heute noch viele Anwender dieser Technik skeptisch gegenüberstehen. Ersatzteilkataloge nur im Internet zu verbreiten, dürfte jedenfalls nicht alle Anwender begeistern. 
 

3. Wie gross ist der Aufwand? 

Gewiss, die Umstellung auf die elektronische Katalogerstellung bedeutet zuallererst einen Aufwand. Die neue Software für die Datenübertragung muss beschafft werden. Dazu muss ihr Umgang geschult und geübt werden. Oft muss auch die Datenbank überprüft, bereinigt oder ergänzt werden. Trotz diesem Initialaufwand bei der ersten elektronischen Katalogerstellung zahlt sich die Inve-stition in der Regel auf Anhieb aus. Und bei den nächsten Katalogen läuft es noch besser, da die Formate des Kataloges bereits definiert sind. 
 

4. Was sind die Vorteile des elektronisch erstellten Kataloges? 

Für den Hersteller 

Bei der Standardlösung, dem Katalog in Papierform, liegen die Vorteile der elektronischen Erstellung ausschliesslich beim Hersteller. Da der zeitaufwendige Aufbau der Satzdatei entfällt, kann der Katalog in deutlich kürzerer Zeit realisiert werden. Durch diese kurze Bearbeitungsdauer reduzieren sich natürlich auch die sonst üblichen Änderungen in letzter Minute und die dabei provozierten "Druckfehler". Generell wird der Katalog weniger Fehler aufweisen, da die Daten direkt und brandaktuell aus der Datenbank übernommen werden. Die massive Zeiteinsparung führt zu einer markanten Kostenreduktion bei der Katalogerstellung. Darüber hinaus können Fehlerquellen durch die sonst übliche Datenablage an verschiedenen Stellen behoben werden. Durch die Möglichkeit in einem Computernetz zu arbeiten, können die Daten zentral für alle Anwender zur Verfügung gestellt werden. Dabei kann beispielsweise die Datenbank problemlos auf Unix gepflegt werden, während der Designer wie gewohnt auf seinem Macintosh das Layout verfeinert. 

Für den Kunden 

Bei der professionellen Lösung, dem Katalog in digitaler Form, profitiert primär der Kunde. Er freut sich an der professionellen Aufmachung, der attraktiven Gestaltung und der einfachen Handhabung des Kataloges. Doch davon profitiert der Hersteller ebenfalls. Zwar mag es schwierig sein, den Goodwill und die Begeisterung des Kunden in Franken zu beziffern. Offensichtlicher wird es aber, wenn die Qualität der Bestellungen betrachtet wird: Fehler bei den Artikelnummern oder -bezeichnungen kann es nicht mehr geben, damit auch keine Rückfragen oder Falschlieferungen mehr. Und davon profitieren alle, der entlastete Hersteller und sein Partner als bestbedienter Kunde.