Home Previous Zeitschrift 2001/07 Next Index
 
  Inhalt:
 
 
 
Der alte Weg: Prozessdokumentation über die Hauspost
 
Die neue Lösung
 

 

Prozessdokumentation mit Adobe PDF 
 

Besonders in großen Unternehmen gestaltet sich die Publikation und Archivierung von wichtigen Dokumenten aufwändig und kostenintensiv. So auch bei der Bosch Verpackungstechnik in Waiblingen. Mit seinen Produkten ist das Unternehmen nicht nur im Inland, sondern auch auf dem Weltmarkt präsent. Die Fertigung von Verpackungsmaschinen erfolgt nach der Erstellung strenger, genau festgelegter Richtlinien zu Materialverwendung und Produktionsabläufen. Diese so genannte Prozessdokumentation wurde bei der Bosch Verpackungstechnik bisher auf dem Papierweg mit den Fachabteilungen abgestimmt und an die Mitarbeiter verteilt. Effizienter läßt sich der Informationsaustausch auf elektronischem Wege abwickeln. Deshalb stellte das Unternehmen auf Adobe Acrobat um. Dank des plattformübergreifenden Formats können die Daten jetzt schnell und kostensparend im unternehmenseigenen Intranet zur Verfügung gestellt werden.

„Adobe PDF ist zu unserem Standardformat für die Dokumentation geworden. Inzwischen läuft nicht nur die gesamte Dokumentation über Adobe Acrobat. Auch allgemeine Formulare, Präsentationen und Checklisten werden auf diese Weise für alle Mitarbeiter schneller und komfortabler zugänglich gemacht“, berichtet Martin Weinmann, Projektingenieur in der Abteilung für Entwicklung, Dokumentation und technische Dienste bei der Robert Bosch GmbH, Geschäftsbereich Verpackungstechnik. Dabei hebt er besonders die einfache Anwendung des Programms hervor. 

Waiblingen ist Sitz der Geschäftsbereichsleitung für 10 Werke im In- und Ausland. Hier wird in der Abteilung Normen und Prozessdokumentation die gesamte betriebliche Dokumentation erstellt, allen voran die Richtlinien, Normen und Standards für die Konzeption und Fertigung von Maschinen. Des Weiteren werden Handbücher und Checklisten zusammengestellt, die allesamt einen reibungslosen Produktionsablauf gewährleisten sollen. 

Der alte Weg: Prozessdokumentation über die Hauspost 

Bisher wickelte die Abteilung die gesamte Dokumentation auf dem Papierweg ab. Die Daten wurden ausgedruckt, versandfertig gemacht und in die Hauspost verteilt. Anschließend legten die angeschriebenen Mitarbeiter sie aufwändig in Ordnern ab. Weil diese Daten jährlich mehrfach aktualisiert werden, entstand ein enorm hoher Material- und Platzaufwand. Der überwiegende Teil der Dokumente lag in Papierform oder aber als Dateien in unterschiedlichen Formaten vor. Nach der Vereinheitlichung als kompakte Adobe PDF-Dateien benötigten diese einen Speicherplatz von 340 MB. 

Die neue Lösung

Mitte 1998 entschied man sich deswegen für eine unkomplizierte und schnellere Lösung: Bosch Verpackungstechnik führte Adobe Acrobat 4.05 ein. Mit diesem Programm können Dokumente problemlos in Adobe PDF-Dateien umgewandelt und im Internet oder Intranet bereitgestellt werden. Adobe PDF ist ein Dateiformat, das plattformunabhängig geöffnet, ausgedruckt und bearbeitet werden kann. Dafür muß lediglich Adobe Acrobat Reader, das kostenlose Programm zur Anzeige von PDF-Dateien, installiert werden.  „Wir unterhalten ca. 20 Arbeitsplätze zur Adobe PDF-Erstellung und Einbindung in unser internes Netzwerk. Die Zahl der Mitarbeiter in diesem Bereich wird bewußt gering gehalten. Trotzdem sind die fertigen PDF-Dokumente allen zugänglich“, so Weinmann.

Dank der PDF-Format spart die Abteilung nicht nur den Versand der Dokumente per Hauspost, um die Mitarbeiter auf dem neuesten Informationsstand zu halten. Sie kann auch die Abstimmung weltweit bequem über das interne Netzwerk abwickeln: Die Normenstelle und Prozessdokumentation erhält den Input von den Fachabteilungen. Dieser wird dann in die Quelldokumente eingebaut und mit Hilfe von Adobe Acrobat als PDF-Inhalt online gestellt. Dabei bleiben Form und Struktur der Originale vollständig erhalten.

Die so erstellten elektronischen Dateien lassen sich komfortabel archivieren. Sie sind kompakter als die Ursprungsdateien und machen die platzaufwändige Lagerung in Ordnern überflüssig.  „Die Dokumente werden nach ihrer Publikation dann nur noch bei einem Update geändert – jeweils vom zuständigen Autor. Für die übrigen Mitarbeiter gilt eine Richtlinie nach der Freigabe als bindend“, ergänzt Weinmann.

Mit Adobe Acrobat wurde inzwischen der größte Teil der bestehenden Prozessdokumentation digitalisiert und im Intranet bereitgestellt. Als besonders wichtig stuft der Projektingenieur die Zeitersparnis ein: „Durch die digitale Verbreitung reduziert sich die Zeit zwischen der Fertigstellung eines Dokumentes und seiner Publikation auf ein Minimum.“

   

Zum Seitenanfang
 

© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 27.05.2003