(6): Listen für alle Fälle

Zeitschrift 1999/01

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Adobe FrameMaker 5.5 (6)

Komfortable Listen für alle Fälle erstellen

Jedes gängige Textverarbeitungsprogramm kann heute Index- und Inhaltsverzeichnisse erstellen. Die Ergebnisse sind mehr oder weniger zurfriedenstellend. Wichtiger als die Funktion selbst ist der Leistungsumfang und die Anpassungsfähigkeit des Listgenerators. Adobe FrameMaker bietet eine Fülle von Funktionen zur Erstellung generierter Listen. Was der Adobe FrameMaker kann zeigt dieser Beitrag.

Was ist was?

Mit Adobe FrameMaker lassen sich eine ganze Reihe von Listen generieren. Neben den Index- und Inhaltsverzeichnissen können zusätzlich Listen wie

Abbildungsverzeichnisse
Absatzlisten
Referenzlisten

erstellt werden.

Welche Listen Adobe FrameMaker generieren kann finden Sie im Fenster Generieren/Buch". Wählen Sie Datei > Generieren Buch ..." und die entsprechende Listbox aus um eine Übersicht zu erhalten.

Listen in Adobe FrameMaker

Indizes in Adobe FrameMaker

Listen

Listen zeigen ausgewählte Einträge in der Reihenfolge Ihres Vorkommens im Dokument oder Buch. Sie werden aus Absätzen, Marken oder Referenzen aufgebaut, die der Anwender im Dokument definiert hat.

Adobe FrameMaker bietet Funktionen zur Erstellung von Listen zu Absätzen, Abbildungen, Tabellen, Tabellentitel, Texten, Marken oder Referenzen.

Die Sortierung der Listen können Sie unterschiedlich definieren. Neben der Auflistung in der Reihenfolge der vorkommenden Einträge sind auch alphabetische Listen möglich.

Indizes

Indizes erstellt Adobe FrameMaker auf der Basis festgelegter Marken im Dokument oder Buch. Der Unterschied zu Listen liegt in der Sortierung der Einträge.

Neben dem Standardindex ermöglicht Adobe FrameMaker Indizes zu Autoren, Themen, Marken und Referenzen.

Dokumente vorbereiten

Zur Erstellung der Einträge für Listen ist eine Vorbereitung der Dokumente unabdingbar. Am günstigsten ist es, die Organisation der Dokumentation vorab für die Inhaltsverzeichniserstellung einzurichten und einheitlich zu definieren. Wie bereits in dieser Serie erwähnt erspart die Planung der Dokumentationserstellung eine Reihe von Anpassungarbeiten während der Dokumentationsarbeit.

Adobe FrameMaker geht davon aus, daß eigene, durchgängie Absatztypen die Informationen für die zu generierenden Dateien enthalten. Definieren Sie deshalb Absatztypen, die später zur Generierung herangezogen werden sollen. Die Absatztypen sollten nur für diesen Zweck genutzt werden.

Wie kommt der Eintrag in die Liste?

Ein Eintrag bezieht sich immer auf eine Marke im Dokument. Bei der Generierung arbeitet Adobe FrameMaker diese Marken ab und erstellt ein entsprechendes Dokument mit den jeweiligen Einträgen. Im Menüpunkt Spezial" finden Sie die Funktion Marken".

Formatierter Index

Eines der wohl unverständlichsten Kapitel im Adobe FrameMaker-Handbuch befaßt sich mit der Formatierung von generierten Dateien. Um hier Abhilfe zu schaffen zeigt dieser Artikel Schritt für Schritt die Erstellung eines formatierten Index.

Bei der Generierung der Standard-Indexdatei übernimmt Adobe FrameMaker die Voreinstellungen des Quelldokuments. Bei der Generierung werden die Einträge automatisch vordefinierten Absatzformaten zugewiesen. Die Absatztypen tragen Namen wie:

GruppentitelSIX",
Ebene1SIX" oder
Ebene2SIX"

Die Standardindexdatei (SIX) benutzt also Absatztypen, die im Quelldokument vor der Generierung nicht vorhanden waren.

Und genau hier setzen wir mit der Formatierung an. Was vorher noch nicht da war, kann natürlich auch nicht beeinflußt werden. Deshalb generiert man zunächst den Standardindex, ändert dessen Erscheinungsbild und generiert dann nochmals diesen Index. Die Formatierungen setzt Adobe FrameMaker entsprechend um.

Indexformatierung leicht gemacht

Davon ausgehend, daß Sie bereits ein mehrseitiges Dokument geöffnet haben, setzen Sie jetzt Indexmarken ins Dokument ein.

Click and Go - Marken setzen

Der einfachste Weg ist, eine Marke ohne Inhaltsveränderung einzufügen.

Positionieren Sie die Schreibmarke vor dem ersten Buchstaben des Wortes, das in den Index aufgenommen werden soll
Rechte Maustaste Marke" aktivieren

Im Markenfenster Neue Marke" anklicken

Adobe FrameMaker fügt eine neue Marke an der Postition der Schreibmarke mit dem Inhalt des nächsten Wortes ein.

Stören Sie sich nicht daran, daß im Markenfenster beim Zuweisen der Neuen Marke kein Inhalt steht. Die Adobe FrameMaker-Regel besagt, daß das der Schreibmarkenposition folgende Wort in den Index aufgenommen wird. Adobe FrameMaker erledigt dies für Sie.

Sie müssen nichts markieren oder eintippen. Dies ist die schnellste Art und Weise, Indexdefinitionen im Adobe FrameMaker auszuführen.

Tastenkombinationen nutzen

Eine andere Möglichkeit bietet eine Escape-Sequenz.

mit Doppelklick das Wort auswählen und
mit der Tastenkombination Esc m k

die Marke einfügen.

Hot-Key: Esc m k

Komfortmarken

Etwas aufwendiger sind Einträge, die im Index gestuft erscheinen sollen. Dies erhöht zwar den Wert des Index, bedarf allerdings auch etwas längerer Erstellungszeiten.

Markieren Sie das Wort, das im Index erscheinen soll, mit Doppelklick, z.B. Abgeschlagenheit"
Rechte Maustaste Marke" aktivieren
Tragen Sie den Haupteintrag des Indexeintrags im Eingabebereich des Markenfensters vor dem bereits eingetragenen Begriff ein, z.B. Symptome"
Hinter dem Haupteintrag des Indexeintrags geben Sie direkt anschließend einen Doppelpunkt ein

Klicken Sie auf Neue Marke" um den Indexeintrag einzufügen

Der Doppelpunkt bewirkt, daß der Eintrag ensprechend eine Ebene tiefer angelegt wird und bei mehrfach vorkommenden Indexeinträgen für den Haupteintrag dieser jeweils nur einmal aufgeführt wird.

Richtig! Bei mehrfach gestuften Einträgen trennen Sie diese wieder durch Doppelpunkte.

Die erste Indexgenerierung

Bevor Sie eine Generierung durchführen, müssen Sie das Dokument abspeichern. Dokumente, die neu erstellt wurden, aber noch nicht gespeichert wurden, führen bei der Generierung zu einer Fehlermeldung.

Haben Sie auch schon vergeblich versucht den Menüpunkt für die Generierung einer Indexdatei zu finden? Der Menüpunkt steht nicht direkt zur Verfügung.

Warum sich dieser Punkt unter Datei > Generieren/Buch ..." versteckt hat, kann heute wohl keiner so genau sagen.

Rufen Sie die Funktion Generieren /Buch ..." auf, erhalten Sie folgendes Fenster:

Dieses multifunktionale Fenster für die Themen Buch" und generierte Listen" beinhaltet, neben einer Reihe anderer Dinge, auch die Funktion des generierten Index.

Aktivieren Sie den Index durch Mausklick auf den Auswahlbutton Index"
Wählen Sie Standardindex"
Beachten Sie die Check-Box Hypertextverbindungen anlegen". Diese sollte immer aktiv sein. Mehr Information dazu finden Sie am Ende dieses Kapitels. Allerdings sollte die Funktion Hypertext-Verbindungen anlegen" bei umfangreichen Indizes, z.B. mehr als 50.000 Marken, nicht aktiviert werden, da die Generierungsdauer sehr hoch ist und die Generierung von Fall zu Fall auch fehlschlagen kann. Diese Information findet sich im Handbuch. Ob es Probleme gibt oder nicht, konnte nicht geprüft werden, da ein Dokument mit dieser Anzahl von Marken nicht erstellt wurde.

Riskieren Sie ruhig einen kurzen Blick in das Auswahlfenster Index". Es bieten sich neben dem Standardindex eine Reihe von anderen Indexlisten.

Klicken Sie auf Generieren ..."

Übernehmen Sie die Einstellungen und generieren Sie den Index mit Generieren"

Adobe FrameMaker legt jetzt eine neue Indexdatei an. Ist bereits ein Index vorhanden, wird dieser aktualisiert. Der Index ist nicht Bestandteil des Quelldokuments bzw. der -dokumente. Er ist in einer eigenen Datei abgelegt.

Das Ergebnis ist inhaltlich zwar informativ, das Layout, wie z.B. die Seitennummern zu den Einträgen, bedarf allerdings einiger Anpassungen.

Indexgestaltung

Wie Sie bereits wissen, verwendet Adobe FrameMaker zur Gestaltung des Index eigene Vorgaben. Diese können nach der ersten Generierung angepaßt werden. Doch zunächst ein kurzer Blick auf die Referenzseiten der Indexdatei. Hier finden Sie Informationen zu den Generierungsparametern.

Wechseln Sie in der Indexdatei auf die Referenzseite mit Darstellung > Referenzseite"
Blättern Sie zum Indexeintrag

Die Einträge sind mehr oder weiniger verständlich. Wichtig ist an dieser Stelle, daß es offensichtlich Einträge auf verschiedenen Stufen gibt. Außerdem wird der Index in alphabetischer Reihenfolge erstellt.

Informationen zu den in spitzen Klammern verwendeten Parametern finden Sie im Adobe FrameMaker-Handbuch im Kapitel 13.

Mit Darstellung > Arbeitsseiten" gelangen Sie zurück zu den Indexeinträgen
Klicken Sie in einen Absatz des Gruppentitels, z.B. L"
Öffnen Sie mir Strg+M das Absatzgestaltungsfenster" für den Absatztyp GruppentitelSIX"
Ändern Sie die Schriftgröße und -farbe

Mit Alle aktualisieren" weisen Sie die Änderungen zu

Als nächstes legen Sie einen Tabulator für die Indexeinträge an. Damit verschieben Sie die Seitennummern auf die rechte Seite und listen diese untereinander auf.

Bei geöffnetem Absatzgestaltungsfenster klicken Sie in den ersten Indexeintrag der ersten Stufe, z.B. Gemeinschaft"
Legen Sie einen rechtsbündigen Tabulator auf der Position 12 cm an

Aktualisieren Sie alle Absatztypen Ebene1SIX"
Legen Sie den Tabulator ebenfalls für die Absatztypen Ebene2SIX" an

So gestalten Sie Stück für Stück Ihren Index. Sobald Sie damit fertig sind, speichern Sie die Indexdatei ab. Legen Sie jetzt neue Marken im Quelldokument an und generieren Sie den Index neu, werden die vorher durchgeführten Einstellungen berücksichtigt und der Index entsprechend formatiert.

Schnelle Indexformatierung

Wenn Sie bereits über einen perfekt gestalteten Index verfügen, ist es nicht notwendig, daß Sie die Layoutarbeit für jeden Index neu durchführen. Adobe FrameMaker unterstützt Sie sehr komfortabel. Nutzen Sie doch einfach die Importfunktion für Formate.

Im Menü Datei" finden Sie die Funktion Importieren > Formate". Dieser äußerst hilfreiche Funktionskatalog ermöglicht die schnelle Anpassung bestehender Dokumente an bereits festgelegte Layouts. Das Fenster Formate importieren" gibt einen Überblick über die diversen Importfunktionen.

Bevor Sie die Importfunktion nutzen, speichern Sie die Zieldatei ab. Zur schnellen Fromatierung eines neu generierten unformatierten Index

öffnen Sie die fertig formatierte Indexdatei,
öffnen Sie das Importfenster,
wählen Absatz-, Zeichenformate und die Referenzseiten aus,
deaktivieren Sie alle anderen Einträge,

Bitte beachten Sie, daß die Ausführung der Funktion Importieren" nicht rückgängig gemacht werden kann. Deshalb empfiehlt es sich, das Dokument vor dem Import zu speichern bzw. zusätzlich eine Sicherungskopie anzulegen. Ungewollte Datenveränderungen schließen Sie damit aus.
Klicken Sie auf Importieren"

Die importierten Formate überschreiben die bereits bestehenden Typen. Das Layout wird direkt übernommen. Die Formatierung wirkt sich direkt auf das offene Dokument aus.

Speichern Sie den Index. Sobald Sie neue Marken in Ihrem Ursprungsdokument gesetzt haben, generieren Sie den Index neu. Die Formatierungen werden entsprechend berücksichtigt.

Verborgene Highlights

Adobe FrameMaker bietet schon seit Jahren eine hervorragende Navigationshilfe in Verbindung mit Indexdateien. Jeder Indexeintrag kann im Adobe FrameMaker-Dokument automatisch als Hyperlink angelegt werden. Dazu muß bei der Generierung Hypertextverbindungen anlegen" angewählt sein.

Wie können Hyperlinks genutzt werden?

Wechseln Sie in die Indexdatei
Drücken Sie Strg+Alt und verschieben Sie den Mauszeiger auf einen Indexeintrag

Der Finger zeigt an, daß hier eine Hypertextverbindung existiert
Mit Mausklick gelangen Sie an die entsprechende Stelle im Quelldokument

Benutzerhilfen:

Tastenkombinationen verkürzen die Bearbeitungszeiten:
Markenfenster öffnen	Esc E m
Einfügen einer Marke	Esc m k
Wechsel zur Referenzseite	Esc D r
Generieren/Buch	Esc d g