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Adobe FrameMaker 5.5 (6)

Komfortable Listen für alle Fälle erstellen

Jedes gängige Textverarbeitungsprogramm kann heute Index- und Inhaltsverzeichnisse erstellen. Die Ergebnisse sind mehr oder weniger zurfriedenstellend. Wichtiger als die Funktion selbst ist der Leistungsumfang und die Anpassungsfähigkeit des Listgenerators. Adobe FrameMaker bietet eine Fülle von Funktionen zur Erstellung generierter Listen. Was der Adobe FrameMaker kann zeigt dieser Beitrag.
Was ist was?

Mit Adobe FrameMaker lassen sich eine ganze Reihe von Listen generieren. Neben den Index- und Inhaltsverzeichnissen können zusätzlich Listen wie

erstellt werden.
Welche Listen Adobe FrameMaker generieren kann finden Sie im Fenster Generieren/Buch". Wählen Sie Datei > Generieren Buch ..." und die entsprechende Listbox aus um eine Übersicht zu erhalten.

 

Listen in Adobe FrameMaker

 
 
Indizes in Adobe FrameMaker

 
 

Listen

Listen zeigen ausgewählte Einträge in der Reihenfolge Ihres Vorkommens im Dokument oder Buch. Sie werden aus Absätzen, Marken oder Referenzen aufgebaut, die der Anwender im Dokument definiert hat.

Adobe FrameMaker bietet Funktionen zur Erstellung von Listen zu Absätzen, Abbildungen, Tabellen, Tabellentitel, Texten, Marken oder Referenzen.

Die Sortierung der Listen können Sie unterschiedlich definieren. Neben der Auflistung in der Reihenfolge der vorkommenden Einträge sind auch alphabetische Listen möglich.
 

Indizes

Indizes erstellt Adobe FrameMaker auf der Basis festgelegter Marken im Dokument oder Buch. Der Unterschied zu Listen liegt in der Sortierung der Einträge.

Neben dem Standardindex ermöglicht Adobe FrameMaker Indizes zu Autoren, Themen, Marken und Referenzen.

Dokumente vorbereiten

Zur Erstellung der Einträge für Listen ist eine Vorbereitung der Dokumente unabdingbar. Am günstigsten ist es, die Organisation der Dokumentation vorab für die Inhaltsverzeichniserstellung einzurichten und einheitlich zu definieren. Wie bereits in dieser Serie erwähnt erspart die Planung der Dokumentationserstellung eine Reihe von Anpassungarbeiten während der Dokumentationsarbeit.

Adobe FrameMaker geht davon aus, daß eigene, durchgängie Absatztypen die Informationen für die zu generierenden Dateien enthalten. Definieren Sie deshalb Absatztypen, die später zur Generierung herangezogen werden sollen. Die Absatztypen sollten nur für diesen Zweck genutzt werden.

Wie kommt der Eintrag in die Liste?

Ein Eintrag bezieht sich immer auf eine Marke im Dokument. Bei der Generierung arbeitet Adobe FrameMaker diese Marken ab und erstellt ein entsprechendes Dokument mit den jeweiligen Einträgen. Im Menüpunkt Spezial" finden Sie die Funktion Marken".

Formatierter Index

Eines der wohl unverständlichsten Kapitel im Adobe FrameMaker-Handbuch befaßt sich mit der Formatierung von generierten Dateien. Um hier Abhilfe zu schaffen zeigt dieser Artikel Schritt für Schritt die Erstellung eines formatierten Index.

Bei der Generierung der Standard-Indexdatei übernimmt Adobe FrameMaker die Voreinstellungen des Quelldokuments. Bei der Generierung werden die Einträge automatisch vordefinierten Absatzformaten zugewiesen. Die Absatztypen tragen Namen wie:

Die Standardindexdatei (SIX) benutzt also Absatztypen, die im Quelldokument vor der Generierung nicht vorhanden waren.
Und genau hier setzen wir mit der Formatierung an. Was vorher noch nicht da war, kann natürlich auch nicht beeinflußt werden. Deshalb generiert man zunächst den Standardindex, ändert dessen Erscheinungsbild und generiert dann nochmals diesen Index. Die Formatierungen setzt Adobe FrameMaker entsprechend um.

Indexformatierung leicht gemacht

Davon ausgehend, daß Sie bereits ein mehrseitiges Dokument geöffnet haben, setzen Sie jetzt Indexmarken ins Dokument ein.

Click and Go - Marken setzen

Der einfachste Weg ist, eine Marke ohne Inhaltsveränderung einzufügen.

Adobe FrameMaker fügt eine neue Marke an der Postition der Schreibmarke mit dem Inhalt des nächsten Wortes ein.
Stören Sie sich nicht daran, daß im Markenfenster beim Zuweisen der Neuen Marke kein Inhalt steht. Die Adobe FrameMaker-Regel besagt, daß das der Schreibmarkenposition folgende Wort in den Index aufgenommen wird. Adobe FrameMaker erledigt dies für Sie.

Sie müssen nichts markieren oder eintippen. Dies ist die schnellste Art und Weise, Indexdefinitionen im Adobe FrameMaker auszuführen.

Tastenkombinationen nutzen

Eine andere Möglichkeit bietet eine Escape-Sequenz.

die Marke einfügen.
Hot-Key: Esc m k

Komfortmarken

Etwas aufwendiger sind Einträge, die im Index gestuft erscheinen sollen. Dies erhöht zwar den Wert des Index, bedarf allerdings auch etwas längerer Erstellungszeiten.
Der Doppelpunkt bewirkt, daß der Eintrag ensprechend eine Ebene tiefer angelegt wird und bei mehrfach vorkommenden Indexeinträgen für den Haupteintrag dieser jeweils nur einmal aufgeführt wird.
Richtig! Bei mehrfach gestuften Einträgen trennen Sie diese wieder durch Doppelpunkte.

Die erste Indexgenerierung

Haben Sie auch schon vergeblich versucht den Menüpunkt für die Generierung einer Indexdatei zu finden? Der Menüpunkt steht nicht direkt zur Verfügung.
Warum sich dieser Punkt unter Datei > Generieren/Buch ..." versteckt hat, kann heute wohl keiner so genau sagen.

Rufen Sie die Funktion Generieren /Buch ..." auf, erhalten Sie folgendes Fenster:


Dieses multifunktionale Fenster für die Themen Buch" und generierte Listen" beinhaltet, neben einer Reihe anderer Dinge, auch die Funktion des generierten Index.

Riskieren Sie ruhig einen kurzen Blick in das Auswahlfenster Index". Es bieten sich neben dem Standardindex eine Reihe von anderen Indexlisten.
Adobe FrameMaker legt jetzt eine neue Indexdatei an. Ist bereits ein Index vorhanden, wird dieser aktualisiert. Der Index ist nicht Bestandteil des Quelldokuments bzw. der -dokumente. Er ist in einer eigenen Datei abgelegt.
Das Ergebnis ist inhaltlich zwar informativ, das Layout, wie z.B. die Seitennummern zu den Einträgen, bedarf allerdings einiger Anpassungen.

 
 
Indexgestaltung
Wie Sie bereits wissen, verwendet Adobe FrameMaker zur Gestaltung des Index eigene Vorgaben. Diese können nach der ersten Generierung angepaßt werden. Doch zunächst ein kurzer Blick auf die Referenzseiten der Indexdatei. Hier finden Sie Informationen zu den Generierungsparametern.
Die Einträge sind mehr oder weiniger verständlich. Wichtig ist an dieser Stelle, daß es offensichtlich Einträge auf verschiedenen Stufen gibt. Außerdem wird der Index in alphabetischer Reihenfolge erstellt.
Informationen zu den in spitzen Klammern verwendeten Parametern finden Sie im Adobe FrameMaker-Handbuch im Kapitel 13.
Als nächstes legen Sie einen Tabulator für die Indexeinträge an. Damit verschieben Sie die Seitennummern auf die rechte Seite und listen diese untereinander auf.
 
So gestalten Sie Stück für Stück Ihren Index. Sobald Sie damit fertig sind, speichern Sie die Indexdatei ab. Legen Sie jetzt neue Marken im Quelldokument an und generieren Sie den Index neu, werden die vorher durchgeführten Einstellungen berücksichtigt und der Index entsprechend formatiert.

Schnelle Indexformatierung

Wenn Sie bereits über einen perfekt gestalteten Index verfügen, ist es nicht notwendig, daß Sie die Layoutarbeit für jeden Index neu durchführen. Adobe FrameMaker unterstützt Sie sehr komfortabel. Nutzen Sie doch einfach die Importfunktion für Formate.

Im Menü Datei" finden Sie die Funktion Importieren > Formate". Dieser äußerst hilfreiche Funktionskatalog ermöglicht die schnelle Anpassung bestehender Dokumente an bereits festgelegte Layouts. Das Fenster Formate importieren" gibt einen Überblick über die diversen Importfunktionen.

Bevor Sie die Importfunktion nutzen, speichern Sie die Zieldatei ab. Zur schnellen Fromatierung eines neu generierten unformatierten Index
 
Die importierten Formate überschreiben die bereits bestehenden Typen. Das Layout wird direkt übernommen. Die Formatierung wirkt sich direkt auf das offene Dokument aus.
Speichern Sie den Index. Sobald Sie neue Marken in Ihrem Ursprungsdokument gesetzt haben, generieren Sie den Index neu. Die Formatierungen werden entsprechend berücksichtigt.

Verborgene Highlights

Adobe FrameMaker bietet schon seit Jahren eine hervorragende Navigationshilfe in Verbindung mit Indexdateien. Jeder Indexeintrag kann im Adobe FrameMaker-Dokument automatisch als Hyperlink angelegt werden. Dazu muß bei der Generierung Hypertextverbindungen anlegen" angewählt sein.

Wie können Hyperlinks genutzt werden?

 
 
Benutzerhilfen:
 
Tastenkombinationen verkürzen

die Bearbeitungszeiten:

Markenfenster öffnen
Esc E m
Einfügen einer Marke
Esc m k
Wechsel zur Referenzseite
Esc D r
Generieren/Buch
Esc d g
 
 
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004