Zeitschrift 1999/01
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Adobe FrameMaker 5.5 (6)
Komfortable Listen für alle Fälle erstellen
Jedes gängige Textverarbeitungsprogramm
kann heute Index- und Inhaltsverzeichnisse erstellen. Die Ergebnisse sind
mehr oder weniger zurfriedenstellend. Wichtiger als die Funktion selbst
ist der Leistungsumfang und die Anpassungsfähigkeit des Listgenerators.
Adobe FrameMaker bietet eine Fülle von Funktionen zur Erstellung generierter
Listen. Was der Adobe FrameMaker kann zeigt dieser Beitrag.
Was ist was?
Mit Adobe FrameMaker lassen sich eine ganze Reihe
von Listen generieren. Neben den Index- und Inhaltsverzeichnissen können
zusätzlich Listen wie
-
Abbildungsverzeichnisse
-
Absatzlisten
-
Referenzlisten
erstellt werden.
Welche Listen Adobe FrameMaker generieren kann finden
Sie im Fenster Generieren/Buch". Wählen Sie Datei > Generieren Buch
..." und die entsprechende Listbox aus um eine Übersicht zu erhalten.
Listen in Adobe FrameMaker
Indizes in Adobe FrameMaker
Listen zeigen ausgewählte Einträge in
der Reihenfolge Ihres Vorkommens im Dokument oder Buch. Sie werden aus
Absätzen, Marken oder Referenzen aufgebaut, die der Anwender im Dokument
definiert hat.
Adobe FrameMaker bietet Funktionen zur Erstellung
von Listen zu Absätzen, Abbildungen, Tabellen, Tabellentitel, Texten,
Marken oder Referenzen.
Die Sortierung der Listen können Sie unterschiedlich
definieren. Neben der Auflistung in der Reihenfolge der vorkommenden Einträge
sind auch alphabetische Listen möglich.
Indizes
Indizes erstellt Adobe FrameMaker auf der Basis
festgelegter Marken im Dokument oder Buch. Der Unterschied zu Listen liegt
in der Sortierung der Einträge.
Neben dem Standardindex ermöglicht Adobe FrameMaker
Indizes zu Autoren, Themen, Marken und Referenzen.
Dokumente vorbereiten
Zur Erstellung der Einträge für Listen
ist eine Vorbereitung der Dokumente unabdingbar. Am günstigsten ist
es, die Organisation der Dokumentation vorab für die Inhaltsverzeichniserstellung
einzurichten und einheitlich zu definieren. Wie bereits in dieser Serie
erwähnt erspart die Planung der Dokumentationserstellung eine Reihe
von Anpassungarbeiten während der Dokumentationsarbeit.
Adobe FrameMaker geht davon aus, daß eigene,
durchgängie Absatztypen die Informationen für die zu generierenden
Dateien enthalten. Definieren Sie deshalb Absatztypen, die später
zur Generierung herangezogen werden sollen. Die Absatztypen sollten nur
für diesen Zweck genutzt werden.
Wie kommt der Eintrag in die Liste?
Ein Eintrag bezieht sich immer auf eine Marke im
Dokument. Bei der Generierung arbeitet Adobe FrameMaker diese Marken ab
und erstellt ein entsprechendes Dokument mit den jeweiligen Einträgen.
Im Menüpunkt Spezial" finden Sie die Funktion Marken".
Formatierter Index
Eines der wohl unverständlichsten Kapitel im
Adobe FrameMaker-Handbuch befaßt sich mit der Formatierung von generierten
Dateien. Um hier Abhilfe zu schaffen zeigt dieser Artikel Schritt für
Schritt die Erstellung eines formatierten Index.
Bei der Generierung der Standard-Indexdatei übernimmt
Adobe FrameMaker die Voreinstellungen des Quelldokuments. Bei der Generierung
werden die Einträge automatisch vordefinierten Absatzformaten zugewiesen.
Die Absatztypen tragen Namen wie:
-
GruppentitelSIX",
-
Ebene1SIX" oder
-
Ebene2SIX"
Die Standardindexdatei (SIX) benutzt also Absatztypen,
die im Quelldokument vor der Generierung nicht vorhanden waren.
Und genau hier setzen wir mit der Formatierung an.
Was vorher noch nicht da war, kann natürlich auch nicht beeinflußt
werden. Deshalb generiert man zunächst den Standardindex, ändert
dessen Erscheinungsbild und generiert dann nochmals diesen Index. Die Formatierungen
setzt Adobe FrameMaker entsprechend um.
Indexformatierung leicht gemacht
Davon ausgehend, daß Sie bereits ein mehrseitiges
Dokument geöffnet haben, setzen Sie jetzt Indexmarken ins Dokument
ein.
Click and Go - Marken setzen
Der einfachste Weg ist, eine Marke ohne Inhaltsveränderung
einzufügen.
-
Positionieren Sie die Schreibmarke vor dem ersten Buchstaben des Wortes,
das in den Index aufgenommen werden soll
-
Rechte Maustaste Marke" aktivieren
-
Im Markenfenster Neue Marke" anklicken
Adobe FrameMaker fügt eine neue Marke an der
Postition der Schreibmarke mit dem Inhalt des nächsten Wortes ein.
Stören Sie sich nicht daran, daß im Markenfenster
beim Zuweisen der Neuen Marke kein Inhalt steht. Die Adobe FrameMaker-Regel
besagt, daß das der Schreibmarkenposition folgende Wort in den Index
aufgenommen wird. Adobe FrameMaker erledigt dies für Sie.
Sie müssen nichts markieren oder eintippen. Dies
ist die schnellste Art und Weise, Indexdefinitionen im Adobe FrameMaker
auszuführen.
Tastenkombinationen nutzen
Eine andere Möglichkeit bietet eine Escape-Sequenz.
-
mit Doppelklick das Wort auswählen und
-
mit der Tastenkombination Esc m k
die Marke einfügen.
Hot-Key: Esc m k
Komfortmarken
Etwas aufwendiger sind Einträge, die im Index
gestuft erscheinen sollen. Dies erhöht zwar den Wert des Index, bedarf
allerdings auch etwas längerer Erstellungszeiten.
-
Markieren Sie das Wort, das im Index erscheinen soll, mit Doppelklick,
z.B. Abgeschlagenheit"
-
Rechte Maustaste Marke" aktivieren
-
Tragen Sie den Haupteintrag des Indexeintrags im Eingabebereich des Markenfensters
vor dem bereits eingetragenen Begriff ein, z.B. Symptome"
-
Hinter dem Haupteintrag des Indexeintrags geben Sie direkt anschließend
einen Doppelpunkt ein
-
Klicken Sie auf Neue Marke" um den Indexeintrag einzufügen
Der Doppelpunkt bewirkt, daß der Eintrag ensprechend
eine Ebene tiefer angelegt wird und bei mehrfach vorkommenden Indexeinträgen
für den Haupteintrag dieser jeweils nur einmal aufgeführt wird.
Richtig! Bei mehrfach gestuften Einträgen trennen
Sie diese wieder durch Doppelpunkte.
Die erste Indexgenerierung
-
Bevor Sie eine Generierung durchführen, müssen Sie das Dokument
abspeichern. Dokumente, die neu erstellt wurden, aber noch nicht gespeichert
wurden, führen bei der Generierung zu einer Fehlermeldung.
Haben Sie auch schon vergeblich versucht den Menüpunkt
für die Generierung einer Indexdatei zu finden? Der Menüpunkt
steht nicht direkt zur Verfügung.
Warum sich dieser Punkt unter Datei > Generieren/Buch
..." versteckt hat, kann heute wohl keiner so genau sagen.
Rufen Sie die Funktion Generieren /Buch ..." auf,
erhalten Sie folgendes Fenster:
Dieses multifunktionale Fenster für die Themen Buch" und generierte
Listen" beinhaltet, neben einer Reihe anderer Dinge, auch die Funktion
des generierten Index.
-
Aktivieren Sie den Index durch Mausklick auf den Auswahlbutton Index"
-
Wählen Sie Standardindex"
-
Beachten Sie die Check-Box Hypertextverbindungen anlegen". Diese sollte
immer aktiv sein. Mehr Information dazu finden Sie am Ende dieses Kapitels.
Allerdings sollte die Funktion Hypertext-Verbindungen anlegen" bei umfangreichen
Indizes, z.B. mehr als 50.000 Marken, nicht aktiviert werden, da die Generierungsdauer
sehr hoch ist und die Generierung von Fall zu Fall auch fehlschlagen kann.
Diese Information findet sich im Handbuch. Ob es Probleme gibt oder nicht,
konnte nicht geprüft werden, da ein Dokument mit dieser Anzahl von
Marken nicht erstellt wurde.
Riskieren Sie ruhig einen kurzen Blick in das Auswahlfenster
Index". Es bieten sich neben dem Standardindex eine Reihe von anderen Indexlisten.
-
Klicken Sie auf Generieren ..."
-
Übernehmen Sie die Einstellungen und generieren Sie den Index mit
Generieren"
Adobe FrameMaker legt jetzt eine neue Indexdatei
an. Ist bereits ein Index vorhanden, wird dieser aktualisiert. Der Index
ist nicht Bestandteil des Quelldokuments bzw. der -dokumente. Er ist in
einer eigenen Datei abgelegt.
Das Ergebnis ist inhaltlich zwar informativ, das
Layout, wie z.B. die Seitennummern zu den Einträgen, bedarf allerdings
einiger Anpassungen.
Indexgestaltung
Wie Sie bereits wissen, verwendet Adobe FrameMaker
zur Gestaltung des Index eigene Vorgaben. Diese können nach der ersten
Generierung angepaßt werden. Doch zunächst ein kurzer Blick
auf die Referenzseiten der Indexdatei. Hier finden Sie Informationen zu
den Generierungsparametern.
-
Wechseln Sie in der Indexdatei auf die Referenzseite mit Darstellung >
Referenzseite"
-
Blättern Sie zum Indexeintrag
Die Einträge sind mehr oder weiniger verständlich.
Wichtig ist an dieser Stelle, daß es offensichtlich Einträge
auf verschiedenen Stufen gibt. Außerdem wird der Index in alphabetischer
Reihenfolge erstellt.
Informationen zu den in spitzen Klammern verwendeten
Parametern finden Sie im Adobe FrameMaker-Handbuch im Kapitel 13.
-
Mit Darstellung > Arbeitsseiten" gelangen Sie zurück zu den Indexeinträgen
-
Klicken Sie in einen Absatz des Gruppentitels, z.B. L"
-
Öffnen Sie mir Strg+M das Absatzgestaltungsfenster" für den Absatztyp
GruppentitelSIX"
-
Ändern Sie die Schriftgröße und -farbe
-
Mit Alle aktualisieren" weisen Sie die Änderungen zu
Als nächstes legen Sie einen Tabulator für
die Indexeinträge an. Damit verschieben Sie die Seitennummern auf
die rechte Seite und listen diese untereinander auf.
-
Bei geöffnetem Absatzgestaltungsfenster klicken Sie in den ersten
Indexeintrag der ersten Stufe, z.B. Gemeinschaft"
-
Legen Sie einen rechtsbündigen Tabulator auf der Position 12 cm an
-
Aktualisieren Sie alle Absatztypen Ebene1SIX"
-
Legen Sie den Tabulator ebenfalls für die Absatztypen Ebene2SIX" an
So gestalten Sie Stück für Stück
Ihren Index. Sobald Sie damit fertig sind, speichern Sie die Indexdatei
ab. Legen Sie jetzt neue Marken im Quelldokument an und generieren Sie
den Index neu, werden die vorher durchgeführten Einstellungen berücksichtigt
und der Index entsprechend formatiert.
Schnelle Indexformatierung
Wenn Sie bereits über einen perfekt gestalteten
Index verfügen, ist es nicht notwendig, daß Sie die Layoutarbeit
für jeden Index neu durchführen. Adobe FrameMaker unterstützt
Sie sehr komfortabel. Nutzen Sie doch einfach die Importfunktion für
Formate.
Im Menü Datei" finden Sie die Funktion Importieren
> Formate". Dieser äußerst hilfreiche Funktionskatalog ermöglicht
die schnelle Anpassung bestehender Dokumente an bereits festgelegte Layouts.
Das Fenster Formate importieren" gibt einen Überblick über die
diversen Importfunktionen.
Bevor Sie die Importfunktion nutzen, speichern Sie
die Zieldatei ab. Zur schnellen Fromatierung eines neu generierten unformatierten
Index
-
öffnen Sie die fertig formatierte Indexdatei,
-
öffnen Sie das Importfenster,
-
wählen Absatz-, Zeichenformate und die Referenzseiten aus,
-
deaktivieren Sie alle anderen Einträge,
-
Bitte beachten Sie, daß die Ausführung der Funktion Importieren"
nicht rückgängig gemacht werden kann. Deshalb empfiehlt es sich,
das Dokument vor dem Import zu speichern bzw. zusätzlich eine Sicherungskopie
anzulegen. Ungewollte Datenveränderungen schließen Sie damit
aus.
-
Klicken Sie auf Importieren"
Die importierten Formate überschreiben die
bereits bestehenden Typen. Das Layout wird direkt übernommen. Die
Formatierung wirkt sich direkt auf das offene Dokument aus.
Speichern Sie den Index. Sobald Sie neue Marken
in Ihrem Ursprungsdokument gesetzt haben, generieren Sie den Index neu.
Die Formatierungen werden entsprechend berücksichtigt.
Verborgene Highlights
Adobe FrameMaker bietet schon seit Jahren eine hervorragende
Navigationshilfe in Verbindung mit Indexdateien. Jeder Indexeintrag kann
im Adobe FrameMaker-Dokument automatisch als Hyperlink angelegt werden.
Dazu muß bei der Generierung Hypertextverbindungen anlegen" angewählt
sein.
Wie können Hyperlinks genutzt werden?
-
Wechseln Sie in die Indexdatei
-
Drücken Sie Strg+Alt und verschieben Sie den Mauszeiger auf einen
Indexeintrag
-
Der Finger zeigt an, daß hier eine Hypertextverbindung existiert
-
Mit Mausklick gelangen Sie an die entsprechende Stelle im Quelldokument
Benutzerhilfen:
Tastenkombinationen verkürzen
die Bearbeitungszeiten: |
Markenfenster öffnen
|
Esc E m
|
Einfügen einer Marke
|
Esc m k
|
Wechsel zur Referenzseite
|
Esc D r
|
Generieren/Buch
|
Esc d g
|
© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004