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Die richtige Auswahl

Import von Bilddaten 

Import von FM-Dateien 

Import von
    FM-Dokumentformaten
 

Export leicht gemacht 

Bildschirm-Refresh

Benutzerhilfen 

Der Autor

Adobe FrameMaker 5.5 (8)

Import- und Exportfunktionen - 
nicht nur für Handelsunternehmen

Mit der Version FrameMaker 5.5.6 hat Adobe auch die Import- und Exportfunktionen wesentlich erweitert und verbessert. Der FrameMaker unterstützt jetzt eine Vielzahl von Formaten. Was der Im- und Export sonst noch alles kann finden Sie nachfolgend beschrieben. 
 


Import und Export - intern und extern!

Das Thema Import und Export behandelt meistens nur die Filterfunktionen einer Software als Austausch softwarefremder Dateiformaten. Im aktuellen FrameMaker sind, im Vergleich zu den Vrogängerversionen, viele neue Filter integriert worden. Doch der FrameMaker kann mehr als nur externe Formate im- und exportieren - er kann auch das eigene Dateiformat verarbeiten und bietet hier eine Reihe von Möglichkeiten.
 

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Die richtige Auswahl treffen

Der Softwaremarkt ist überschwemmt von Programmen im Bereich Text-, Bildverarbeitung und DTP-Anwendungen. Das Leistungsvermögen und die Anforderungsdeckung der Software im Vergleich zu den Anforderungen der Anwender entscheiden über den Einsatz der Software in Ihrem Unternehmen. Durch die Auswahl eines Produkts legen Sie sich auf eine Reihe von Umgebungsvariablen fest.

  •      Arbeitsabläufe 
  •      Dateiformate 
  •      Leistungsspektrum 
  •      Plattformen 
All dies stellt keinen Nachteil dar, solange Sie sich uneingeschränkt in der neuen Umgebung aufhalten, nur die
produkteigenen Funktionen nutzen und die Grenzen des Systems nicht überschreiten. Unangenehm wird es dann, wenn sich die Umgebung ändert. Häufig Situationen sind:
  •      externe Bildformate einbinden 
  •      externe Texte importieren 
  •      Plattformanbindungen 
Wurden bei der Auswahl der Software auch diese Merkmale berücksichtigt und alle notwendigen Funktionen
getestet, haben Sie sich viel Arbeit und Ärger erspart und sicherlich das richtige Produkt ausgewählt. 

Auf das Wie kommt es an!
Weltweit gibt es eine Reihe von Unternehmen, die sich nur mit der Dateikonvertierung über Softwaregrenzen hinaus beschäftigen. Sie sind, bedingt durch ständige Funktionserweiterungen und Änderungen der Programme, immer auf der Suche nach dem optimalen Weg durch das Nadelöhr Filter. Die Frage, wie können Daten inhaltlich, strukturell und layouttechnisch optimal integriert werden, muß immer wieder neu beantwortet werden.

FrameMaker unterstützt in der aktuellen Version über 50 Dateiformate. Eine Liste der unterstützten Formate können der Dokumentation entnommen werden. Wesentlich in der Version 5.5.6 ist die Einbindung der Filterfunktionen von Outside In der Inso Corporation.

Die Filterfunktionen sind umfangreich und erfüllen zum Großteil die Erwartungen. Was dem FrameMaker unter Windows allerdings fehlt ist die Konfigurierbarkeit für fremde Dateiformate. Die Umsetzung können Sie oft nicht
beeinflussen bzw. parametrisieren.

Probieren Sie die Filter einfach aus und sehen Sie sich die Ergebnisse an. 
 

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Import von Bilddaten

Zum Import von Bilddateien gehen Sie wie folgt vor:
  • Mit ,Datei > Importieren > Datei" gelangen Sie in die Auswahlmaske für den Import
 
  • Wählen Sie die zu importierende Datei aus
  • Legen Sie fest, ob die Datei per Referenz oder durch Kopie in das Dokument eingefügt werden soll
 
  • Mit ,Importieren" gelangen Sie in das Fenster ,Auflösung der importierten Grafik"
 
  • Geben Sie die gewünschte dpi-Zahl für die zu importierende Grafik ein oder wählen Sie eine der Vorgabewerte.
  • Mit ,Zuweisen" legt FrameMaker einen Grafikrahmen an und legt in diesen die Grafik ab.
Je nach dem Zweck der Dokumente sollten Sie den entsprechend passenden dpi-Wert nutzen. Für die dpi-Definition gibt es eine Faustregel: Die besten Ergebnisse erreichen Sie, wenn ein dpi-Wert ausgewählt wird, durch den die Auflösung des Druckers oder der Setzmaschine ohne Rest teilbar ist. Für Online - Dokumente, die nicht gedruckt werden sollen, ist die Bildschirmauflösung maßgeblich. Die Einstellung für importierte Bilder, denen eine dpi-Zahl zugewiesen wurde, können nachträglich verändert werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
  • Wählen Sie die Grafik durch Mausklick aus
  • Mit ,Grafik > Objekteinstellungen" gelangen Sie in das Optionsfenster der Auswahl
 
  • Mit ,dpi zuweisen" gelangen Sie in das Fenster ,Auflösung der importierten Grafik", welches Sie bereits beim Import kennengelernt haben.
  • Ändern Sie die dpi-Zahl und klicken Sie auf ,Zuweisen"
  • Klicken Sie auf ,Zuweisen" im Fenster Objekteinstellungen
Dateien, die Sie per Referenz importieren, erhalten im FrameMaker lediglich eine Verweisinformation auf das jeweilige Objekt. Das Objekt, z.B. eine Grafik, wird im FrameMaker dargestellt, befindet sich physisch jedoch außerhalb der FrameMaker-Datei. Dies hat eine Reihe von Vorteilen:
  • Änderungen an referenzierten Dateien führen automatisch zur Aktualisierung der Information im FrameMaker-Dokument
  • Die Bearbeitungszeiten der FrameMaker-Dokumente wird wesentlich verkleinert, da die Dateigröße um die Summe der referenzierten Dateigrößen reduziert ist. Die Ladezeiten verkürzen sich entsprechend.
  • Zentrale Dateibibliotheken können direkt verwendet werden.
Es gibt allerdings auch einen Nachteil bei referenzierten Dateien. Sobald Sie das Frame-Dokument verschieben, z.B. Weitergabe an eine externe Einheit, müssen Sie daran denken, daß Sie Teilinformationen referenziert haben, d.h. die Daten sind nicht im Dokument enthalten und müssen separat mitgeliefert werden.
 
 
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Import von FrameMaker-Dateien

Der Import von FrameMaker-Dateien in FrameMaker erscheint zunächst wenig interessant. Natürlich kann das eigene Dateiformat problemlos in ein FrameMaker - Dokument importiert werden.
  • Mit ,Datei > Importieren > Datei" gelangen Sie in die Auswahlmaske für den Import
  • Wählen Sie die zu importierende FrameMaker-Datei aus
  • Legen Sie fest, ob die Datei per Referenz oder durch Kopie in das Dokument eingefügt werden soll
  • Mit ,Importieren" gelangen Sie zur Textflußdefinition
 
  • Definieren Sie den zu verwendeten Textfluß
  • Legen Sie fest, welche Formatierungen zu benutzen sind
  • Klicken Sie auf ,Importieren"
 
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Import von FrameMaker-Dokumentformaten

,Wozu brauche ich diese Funktion?", werden Sie sich fragen. Eine genauere Betrachtung zeigt den Nutzen und die Leistungsfähigkeit dieser Funktion.
  • Zunächst muß das zu importierende FrameMaker-Dokument und das Dokument, in welches importiert werden soll, im FrameMaker geöffnet werden
  • Öffnen Sie das Importfenster für Formate mit ,Datei > Importieren > Formate ..."
 
  • Unter ,Import aus Dokument" wählen Sie das zu importierende und in FrameMaker geöffnete Dokument aus.
 
  • Wählen Sie aus der Liste die zu importierenden Formate aus.
  • Mit ,Importieren" führen Sie den Import durch.
Die Reihe von Formaten, die FrameMaker beim Import anbietet, zeigt, wie strukturiert und getrennt die Informationen in einem FrameMaker-Dokument gehalten werden. Die einzelnen Auswahlpunkte führen folgende Funktionen durch:
  • Absatzformate

  • Es wird der Absatzformatkatalog des Dokuments importiert. Alle im Katalog enthaltenen Formate werden in Ihrem Dokument neu zugewiesen. 
  • Zeichenformate

  • Der Zeichenformatkatalog des Dokumetns wird importier. Die Formate des Katalogs werden in Ihrem Dokument neu zugeweisen. 
  • Seitenlayouts

  • Die Vorgabeseiten des Dokuments werden in Ihr Dokument übertragen. Es erfolgt eine entsprechende Aktualisierung der Arbeitsseiten. Es ist zu beachten, daß Vorgabeseiten, die den gleichen Namen tragen wie vorhandene Vorgabeseiten in Ihrem Dokument, diese überschreiben. U.a. importiert werden Einstellungen zu den Änderungsbalken, Stileinstellungen der Seitennumerierungen, Formateinstellungen und Dastellungsoptionen. 
  • Tabellenformat

  • Der Tabellenformatkatalog wird importiert. 
  • Farbdefinitionen

  • Es werden die Farbdefinitionen und Farbauszüge des zu importierenden Dokuments importiert. 
  • Dokumenteigenschaften

  • Es werden u.a. übertragen: die Fußnoteneinstellungen, Acrobat-Setup-Einstellungen und diverste Textoptionen. 
  • Referenzseiten

  • Es werden die Referenzseiten der zu improtierenden Datei eingefügt. Nicht enthalten ist die Referenzseite FrameMath. 
  • Variablendefinition

  • Import der Variablendefinitionen. 
  • Querverweis-Formate

  • Es werden die Querverweisformate importiert und interne Querverweise aktualisiert. 
  • Bedingter Text

  • Bedingungstypen und Einstellungen für Ein-/Ausblenden werden importiert und direkt umgesetzt. 
  • FrameMath-Definitionen

  • Es werden die Gleichungsgröße und -schrift und die speziellen FrameMath-Definitonen und -Referenzseiten importiert.
Durch die Trennung der einzelnen Formate haben Sie die Möglichkeit, den Import entsprechend einzeln zu steuern. Diese Funktion findet dann Anwendung, wenn neue Dokumente erstellt werden und bestehende Vorlagen genutzt werden sollen. Die Möglichkeiten sind umfangreich und sehr wertvoll.

 

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Export leicht gemacht

FrameMaker-Dateien werden über
  • ,Datei > Sichern als ..." exportiert
 
  • Wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus, z.B. Microsoft RTF
  • Exportieren Sie die Datei mit ,Speichern"
An dieser Stelle sei der Hinweis auf zwei Formate im Bereich ,Sichern als ..." erlaubt. Zum einen das Format PDF, zum anderen das Format XML.
 
Das Portable Document Format (PDF), eine Eigenentwicklung von Adobe Systems und heute schon ein weltweites Standardformat, basiert auf PostScript und kann aus nahezu jeder Applikation erstellt werden. FrameMaker-Dokumente können direkt als PDF abgespeichert werden. Wesentlich dabei ist die Umsetzung der in FrameMaker definierten Hypertexte in das PDF-Format. Im Beitrag Nr. 9 dieser Reihe beschäftigen wir uns intensiv mit diesem Thema.

XML ist ein neues Exportformat in FrameMaker. Extensible Markup Language (XML) ist ein Format für strukturierte Dokumente. Die FrameMaker-Version 5.5.6 bietet die Exportfunktion in ungeprüftes (non-validated) XML an. Mit der Version FrameMaker+SGML 5.5.6 können Sie aber auch gültiges (validated) XML abspeichern.

 

 

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Refresh - Strg+L

Vor allem beim Importieren von Grafiken kommt es immer wieder zu optischen Fehlern. Der Bildschirm-Refresh wird nicht immer automatisch durchgeführt. Hier hilft nur die Funktion ,Fenster > Auffrsichen". Da diese Funktion sehr häufig benötigt wird, sollten Sie sich gleich die Tastenkombination Strg+L angewöhnen. Der Bildschirm wird neu und korrekt aufgebaut.
 
Der automatische Refresh ist eine wichtige und wünschenswerte Funktion. Glücklicherweise sind die Effekte nur leicht störend und können schnell manuell mit Strg+L behoben werden. 
 
 
 
 

 
Tastenkombinationen verkürzen
die Bearbeitungszeiten:
Datei importieren
Esc d i
Fenster auffrischen
Strg+L
Datei exportieren mit Speichern unter
Esc d a
Objekteigenschaften
Alt+g o
 
 
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Der Autor dieses Beitrags

Diplom-Betriebswirt (FH) Martin Wanka, Produktmanager Publishing, COI GmbH, Herzogenaurach
 
 


 

© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004