Home Previous Zeitschrift 1999/04 Next Archiv Index
  Inhalt:

Wie alles begann

Acrobat und PDF 

PDF lesen

PDF erzeugen

Acrobat Komponenten

FrameMaker und PDF

PDF aus FM erzeugen

Sichern als ... PDF

Der Distiller

Nutzen und Aufwand

Der Autor

Adobe FrameMaker 5.5 (9)

FrameMaker & PDF - 
Die Lösung für viele Probleme

Das Internet und die Notwendigkeit, gedruckte Informationen auch Online zur Verfügung zu stellen, brachten das Portable Document Format (PDF) zu einem weltweiten Standard. Woher PDF kommt, was es kann und was FrameMaker damit zu tun hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
 

Zum Seitenanfang

Wie alles begann!

Die Grundlage setzte Adobe mit der Erfindung von PostScript. Dieses Format, das bereits über 10 Jahre existiert, wurde schnell zum Ausgabeformat für den gesamten Bereich der Druckindustrie. Basierend auf PostScript entwickelte Adobe das Portable Document Format (PDF). Das PDF-Release 1.0 vertrieb Adobe bereits 1993. Die PDF Spezifikation war und ist öffentlich und darf beliebig verteilt werden. Das PDF-Format ist keine Norm, d.h. es ist zwar ein Standard durch die weltweite Verbreitung, das Format wurde allerdings niemals als Standard durch ein Normungsgremium verabschiedet. Der Grund dafür leigt auf der Hand: die Vielzahl der Entwickler schaffen ein große Dynamik. Die Weiterentwicklung von PDF wird laufend vorangetrieben. Wäre das Format an Normgremien gebunden, hätte es den heutigen Verteilungsgrad niemals erreicht. Adobe spricht selbst vom ,offenen Defacto-Standard für die elektronische Dokumentenverteilung weltweit". 

Mitte der neunziger Jahre veröffentlichte Adobe das Dateiformat 1.1, gefolgt von der Version 1.2. Das Format unterstützt heute:

  • interaktive Elemente wie RadioButtons, Checkboxen, ...
  • Unterstützung von Videos
  • Einführung von Formularen, auch fürs WWW
  • Unterstützung von Japanisch, Koreanisch und Chinesisch
  • Unterstützung von Mouse Events
  • beliebig viele Hypertext Links sind möglich
  • Unterstützung von OPI (Open Prepress Interface)
  • Erweiterte Farbfunktionen
Zu Jahresbeginn 1999 hat Adobe ein neues Acrobat-Release angekündigt. Mit Spannung wird die Auslieferung des neuen Releases und der darin enthaltenen Neuerungen erwartet, wie z.B.:
  • beliebige Dokumente in das PDF-Format konvertieren
  • PDF-Dokumente markieren und kommentieren
  • Sicherheitsoptionen und digitale Signaturen
  • PDF Web-Formulare
  • PDF-Dateien mit Web-Servern und E-Mail
  • Änderungen an Text und Bildern
  • Wiederverwendung von Text, Grafiken und Tabellendaten aus PDF-Dateien
Zum Seitenanfang

Acrobat und PDF

PDF ist das Format, Acrobat die Software von Adobe, die Ihnen die Erstellung und das Lesen von PDF-Formaten ermöglicht.
Nachfolgende Beschreibungen beziehen sich auf die Acrobat-Version 3.x unter MS Windows NT 4.0.


 

Zum Seitenanfang

PDF lesen

Das Lesen erfolgt über den kostenlosen Acrobat Reader, der weltweit z.B. im Internet zur Verfügung gestellt wird. Das aktuelle Release 3 wird in den kommenden Wochen durch die Version 4 ersetzt.
PDF eignet sich für alle Arten von Dokumentationen. Wesentlicher Aspekt dabei ist, daß das Erscheinungsbild von PDF genau der gedruckten Ausgabe entspricht. Dies hat den Vorteil, daß an die Darstellung gebundene Informationen direkt publiziert werden können. PDF kann für Online-Dokumente im Internet in komprimierter Form ebenso wie für die Highend-Ausgabe auf digitalen Druckmaschinen verwendet werden. 


 

Zum Seitenanfang

PDF erzeugen

Wie Sie bereits erfahren haben, ist PDF eine auf PostScript basierende Entwicklung. Der wesentliche Vorteil ist, daß aus jeder Anwendung, die PostScript ausgeben kann, auch PDF erzeugt werden kann. Diese Funktion haben alle Windows- und Mac-Produkte, ebenso wie eine Vielzahl von UNIX-Anwendungen.
Die Anwendung erzeugt PostScript und Acrobat wandelt das Format danach in PDF um. Dazu benötigen Sie das Adobe Acrobat Paket. Darin enthalten sind u.a.:
  • Acrobat Distiller
  • Acrobat Distiller Assistant
  • Acrobat Exchange
  • Acrobat Cataloge
  • Acrobat Capture
Das Acrobat Paket ist beim Kauf von FrameMaker 5.5 bereits komplett enthalten.
Zum Seitenanfang

Acrobat Distiller und
Distiller Assistant

Die wichtigsten Einheiten des Acrobat Pakets drehen sich um den PostScript nach PDF-Generator, dem Distiller. Der Distiller kann entweder direkt mit PostScript gefüttert werden oder man benutzt den Acrobat Distiller Assistant als Druckertreiber.
Um aus einer bestehenden Applikation heraus PDF erzeugen zu können, öffnen Sie das jeweilige Dokument. Danach drucken Sie dieses auf den Drucker ,Distiller Assistant 3.x". Die Applikation erstellt jetzt ein PostScript - File und übergibt dieses an den Distiller Assistant. Er öffnet nach erfolgreicher PostScripterstellung den Distiller und erzeugt ein PDF-File. Das PDF kann danach direkt im Acrobat Reader oder im Acorbat Exchange betrachtet werden. 
Der Distiller kann mehr als nur PostScript nach PDF wandeln. Er bietet eine Reihe von Erstellungsoptionen an:
  • Definition der Acrobat-Format-Version
  • Komprimierungsverfahren für Text- und Vektorgrafiken
  • Fonteinbettung ins PDF
  • Farbmodellanpassungen
  • Verarbeitung von Ausgabeeinstellungen
  • Integration von Fontverzeichnissen
  • Überwachte Ordner für die PostScript nach PDF Umwandlung

Acrobat Exchange

Mit Exchange stehen Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Bearbeitung von PDF-Dateien zur Verfügung.
  • beinhaltet die volle Funtionalität des Acrobat Readers
  • erlaubt das Ändern von PDF Dokumenten u.a. Anlage von Hyperlinks, Anlage von Formularobjekten, Ändern von Text
  • fernsteuerbar mit OLE (bzw. Applescript)

Acrobat Cataloge

Mit Acrobat Cataloge können Sie einen Volltextindex über beliebig viele PDF Dokumente erzeugen. Cataloge kann wie Exchange im Batch betrieben werden um die Indices laufend zu aktualisieren. Die Funktionen von Cataloge basieren auf der Volltext Suchmaschine vom Verity.

Acrobat Capture

Mit Capture erhalten Sie ein Zusatzmodul zu Exchange das mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung) Bitmaptext in Text konvertiert.
Zum Seitenanfang

Ein Ausflug geht zu Ende

Wenn Sie diesen Beitrag zu FrameMaker bis zu dieser Stelle gelesen haben, dann werden Sie sich fragen, ob der Beitrag vielleicht in der falschen Kategorie veröffnetlicht wurde. Was hat all dies mit FrameMaker zu tun?
Vielleicht haben Sie den Beitrag Folge (8) noch in Erinnerung! Hier ging es um Import- und Exportfunktionen rund um den FrameMaker. Oder denken Sie an den Beitrag (6) ,Komfortable Listen für alle Fälle". Hier wurde beschrieben, daß jeder Index- und Inhaltseintrag direkt im FrameMaker als Hypertextverbindung abgelegt wird. Im Beitrag (7) ging es um ,Querverweise und Hypertext - Verbindungen". Auch dies sind FrameMaker-Funktionen, die indirekt mit Acrobat zu tun haben.
Jeder Hypertext, dies sind generierte Listen ebenso wie Querverweise, kann in FrameMaker mit der Tastenkombination Strg+Alt und dem Mauszeiger direkt ausgeführt werden. Bei der Umwandlung dieser Dokumente in PDF setzt Acrobat die Hypertextinformationen als ausführbare Hypertextverbindungen ins PDF um. 
Probieren Sie es einfach aus!
Zum Seitenanfang

PDF aus FrameMaker erzeugen

Öffnen Sie den FrameMaker und erstellen Sie sich ein Dokument mit Hypertextverbindungen (siehe auch Beitrag (7) dieser Reihe).
Probieren Sie die Hypertext-Verbindung im FrameMaker mit Strg+Alt und Mausklick aus.Index
Um aus einer FrameMaker-Datei eine PDF-Datei zu generieren, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Die Auflistung erfolgt in der Reihenfolge des Leistungsgrades der Ausgabe. PDF erzeugen durch:
  • Sichern als ... PDF
  • Drucken der Datei auf den Distiller-Assitant
  • Drucken der Datei in ein PostScript-file und Wandlung in ein PDF über den Distiller
  • Drucken der Datei auf den PDF-Writer.
Zum Seitenanfang

Sichern als ... PDF

Der schnellste und beste Weg PDF-Dateien aus FrameMaker zu erstellen erfolgt über die Funktion ,Datei > Sichern als ... > PDF".
  • Öffnen Sie das FrameMaker-Dokument
  • Mit ,Datei > Sichern als ..." gelangen Sie in das Abfragefenster ,Dokument speichern"
Sichern als Speichern
  • Wählen Sie den Dateityp PDF aus
Dateityp
  • Tragen Sie am Ende des Dateinamens die Erweiterung ,.pdf" ein
Dokument speichern
  • Mit ,Speichern" gelangen Sie zum Fenster ,Acrobat Einstellungen"
Acrobat Einstellungen
  • Legen Sie fest, welche Absatzformate als Artikel- und Lesezeichen in die PDF-Datei geschrieben werden.
  • Das Fenster ist zweigeteilt in ,Übernahme der Absätze:" (Fenster A) und ,Nicht übernehmen" (Fenster B). Dazwischen befinden sich zwei Richtungspfeile.
  • Um einen Absatz aus dem Fensterbereich B in den Bereich A zu verschieben, wählen Sie mit Mausklick den Absatz aus und klicken dann auf den Richtungspfeil nach links. Der Eintrag verschwindet in Bereich B und wird im Bereich A eingegliedert.
  • Eine andere Möglichkeit ist, den zu verschiebenden Absatz mit Doppelklick in das andere Fenster zu verschieben.
  • Klicken Sie auf ,Zuweisen" um die PDF-Dateierstellung zu aktivieren.
Lesezeichen sind Struktureintragungen im PDF-Dokument, die im Acrobat wie eine Art visuelles Inhaltsverzeichnis eingeblendet werden können. Wesentlicher Vorteil dieser Technik ist, daß die einzelnen Lesezeichen in der Strukturansicht direkt als Hypertextverbindungen angelegt werden.
Im Fenster ,Acrobat-Einstellungen" haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Ebenen der Lesezeichen einzeln oder gesamt zu verschieben. Sobald sich die Struktur über mehr als sechs Ebenen erstreckt, wird die Ebene numeririert mit n>. Die Angabe zum Artikel bezieht sich auf den Artikelfluß und der Anlage der Lesezeichen dazu. Dies kann dann notwendig sein, wenn das Frame-Dokument unterschiedliche, ähnlich einer Tageszeitung verschachtelte Artikelflüsse beinhaltet.
Zum Seitenanfang

Der Distiller

Haben Sie Ihr System beobachtet? Richtig, im Hintergrund wurde plötzlich ein Programm gestartet und wieder geschlossen: der Acrobat Distiller. Dieses Programm wandelt PostScript-Dateien in PDF um.
Acrobat Distiller
FrameMaker bietet die Erstellung von PDF-Files unter dem Menüpunkt ,Speichern unter" an. Dies deutet darauf hin, daß FrameMaker direkt aus der Anwedung heraus PDF-Daten schreibt. Richtig ist allerdings, daß FrameMaker zunächst eine PostScript-Datei schreibt und diese danach über den Distiller in ein PDF-Dokument konvertiert. Dies stört zwar nicht, führt aber dann zu Problemen, wenn das Acrobat-Paket, das mit FrameMaker ausgeliefert wird, nicht installiert wurde. In diesem Fall kann aus FrameMaker-Dokumenten kein PDF erstellt werden.
Zum Seitenanfang

Nutzen und Aufwand

Abschließend sei die Bemerkung erlaubt, daß Acrobat und das PDF-Format die wohl erfolgreichste und zukunftsorientierteste Entwicklung der letzten Jahre war. Das Format ist frei zugägnlich, der Browser kostenlos und die Erstellung von PDF-Daten jedem Anwender möglich. Die Unabhängigkeit von PDF führt dazu, daß hersteller- und formatunabhängig PDF erstellt werden kann. Die PDF-Daten können komprimiert für Online-Betrachtung oder in höherer Qualität für die Druckausgabe generiert werden. Die Kombination Acrobat und FrameMaker gibt Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, die Dokumente direkt als PDF mit dem Zusatznutzen der Hypertextintegration aus FrameMaker heraus zu generieren. Dokumente kommen unverfälscht, im gleichen Layout und mit Ihrem CI, entsprechend der gedruckten Information, auch digital zu Ihren Kunden.
PDF zu nutzen heißt in die Zukunft zu investieren!


Tastenkombinationen verkürzen
die Bearbeitungszeiten:
Hypertext in FrameMaker ausführen
Strg+Alt und Mausklick
Druckmenü
Strg+p


Diplom-Betriebswirt (FH) Martin Wanka
Produktmanager Publishing, COI GmbH, Herzogenaurach



© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004