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Inhalt:
 Wie
alles begann
Acrobat
und PDF
PDF
lesen
PDF
erzeugen
Acrobat
Komponenten
FrameMaker
und PDF
PDF
aus FM erzeugen
Sichern
als ... PDF
Der
Distiller
Nutzen
und Aufwand
Der
Autor |
Adobe FrameMaker 5.5 (9)
FrameMaker & PDF -
Die Lösung für viele Probleme
Das Internet und die Notwendigkeit, gedruckte Informationen auch Online
zur Verfügung zu stellen, brachten das Portable Document Format (PDF)
zu einem weltweiten Standard. Woher PDF kommt, was es kann und was FrameMaker
damit zu tun hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Wie alles begann!
Die Grundlage setzte Adobe mit der Erfindung von PostScript. Dieses Format,
das bereits über 10 Jahre existiert, wurde schnell zum Ausgabeformat
für den gesamten Bereich der Druckindustrie. Basierend auf PostScript
entwickelte Adobe das Portable Document Format (PDF). Das PDF-Release 1.0
vertrieb Adobe bereits 1993. Die PDF Spezifikation war und ist öffentlich
und darf beliebig verteilt werden. Das PDF-Format ist keine Norm, d.h.
es ist zwar ein Standard durch die weltweite Verbreitung, das Format wurde
allerdings niemals als Standard durch ein Normungsgremium verabschiedet.
Der Grund dafür leigt auf der Hand: die Vielzahl der Entwickler schaffen
ein große Dynamik. Die Weiterentwicklung von PDF wird laufend vorangetrieben.
Wäre das Format an Normgremien gebunden, hätte es den heutigen
Verteilungsgrad niemals erreicht. Adobe spricht selbst vom ,offenen Defacto-Standard
für die elektronische Dokumentenverteilung weltweit".
Mitte der neunziger Jahre veröffentlichte Adobe
das Dateiformat 1.1, gefolgt von der Version 1.2. Das Format unterstützt
heute:
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interaktive Elemente wie RadioButtons, Checkboxen, ...
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Unterstützung von Videos
-
Einführung von Formularen, auch fürs WWW
-
Unterstützung von Japanisch, Koreanisch und Chinesisch
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Unterstützung von Mouse Events
-
beliebig viele Hypertext Links sind möglich
-
Unterstützung von OPI (Open Prepress Interface)
-
Erweiterte Farbfunktionen
Zu Jahresbeginn 1999 hat Adobe ein neues Acrobat-Release
angekündigt. Mit Spannung wird die Auslieferung des neuen Releases
und der darin enthaltenen Neuerungen erwartet, wie z.B.:
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beliebige Dokumente in das PDF-Format konvertieren
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PDF-Dokumente markieren und kommentieren
-
Sicherheitsoptionen und digitale Signaturen
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PDF Web-Formulare
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PDF-Dateien mit Web-Servern und E-Mail
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Änderungen an Text und Bildern
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Wiederverwendung von Text, Grafiken und Tabellendaten aus PDF-Dateien
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Acrobat und PDF
PDF ist das Format, Acrobat die Software von Adobe,
die Ihnen die Erstellung und das Lesen von PDF-Formaten ermöglicht.
Nachfolgende Beschreibungen beziehen sich auf die
Acrobat-Version 3.x unter MS Windows NT 4.0.
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PDF lesen
Das Lesen erfolgt über den kostenlosen Acrobat
Reader, der weltweit z.B. im Internet zur Verfügung gestellt wird.
Das aktuelle Release 3 wird in den kommenden Wochen durch die Version 4
ersetzt.
PDF eignet sich für alle Arten von Dokumentationen.
Wesentlicher Aspekt dabei ist, daß das Erscheinungsbild von PDF genau
der gedruckten Ausgabe entspricht. Dies hat den Vorteil, daß an die
Darstellung gebundene Informationen direkt publiziert werden können.
PDF kann für Online-Dokumente im Internet in komprimierter Form ebenso
wie für die Highend-Ausgabe auf digitalen Druckmaschinen verwendet
werden.
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PDF erzeugen
Wie Sie bereits erfahren haben, ist PDF eine auf
PostScript basierende Entwicklung. Der wesentliche Vorteil ist, daß
aus jeder Anwendung, die PostScript ausgeben kann, auch PDF erzeugt werden
kann. Diese Funktion haben alle Windows- und Mac-Produkte, ebenso wie eine
Vielzahl von UNIX-Anwendungen.
Die Anwendung erzeugt PostScript und Acrobat wandelt
das Format danach in PDF um. Dazu benötigen Sie das Adobe Acrobat
Paket. Darin enthalten sind u.a.:
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Acrobat Distiller
-
Acrobat Distiller Assistant
-
Acrobat Exchange
-
Acrobat Cataloge
-
Acrobat Capture
Das Acrobat Paket ist beim Kauf von FrameMaker 5.5
bereits komplett enthalten.
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Acrobat Distiller und
Distiller Assistant
Die wichtigsten Einheiten des Acrobat Pakets drehen
sich um den PostScript nach PDF-Generator, dem Distiller. Der Distiller
kann entweder direkt mit PostScript gefüttert werden oder man benutzt
den Acrobat Distiller Assistant als Druckertreiber.
Um aus einer bestehenden Applikation heraus PDF
erzeugen zu können, öffnen Sie das jeweilige Dokument. Danach
drucken Sie dieses auf den Drucker ,Distiller Assistant 3.x". Die Applikation
erstellt jetzt ein PostScript - File und übergibt dieses an den Distiller
Assistant. Er öffnet nach erfolgreicher PostScripterstellung den Distiller
und erzeugt ein PDF-File. Das PDF kann danach direkt im Acrobat Reader
oder im Acorbat Exchange betrachtet werden.
Der Distiller kann mehr als nur PostScript nach
PDF wandeln. Er bietet eine Reihe von Erstellungsoptionen an:
-
Definition der Acrobat-Format-Version
-
Komprimierungsverfahren für Text- und Vektorgrafiken
-
Fonteinbettung ins PDF
-
Farbmodellanpassungen
-
Verarbeitung von Ausgabeeinstellungen
-
Integration von Fontverzeichnissen
-
Überwachte Ordner für die PostScript nach PDF Umwandlung
Acrobat Exchange
Mit Exchange stehen Ihnen eine Vielzahl von Funktionen
zur Bearbeitung von PDF-Dateien zur Verfügung.
-
beinhaltet die volle Funtionalität des Acrobat Readers
-
erlaubt das Ändern von PDF Dokumenten u.a. Anlage von Hyperlinks,
Anlage von Formularobjekten, Ändern von Text
-
fernsteuerbar mit OLE (bzw. Applescript)
Acrobat Cataloge
Mit Acrobat Cataloge können Sie einen Volltextindex
über beliebig viele PDF Dokumente erzeugen. Cataloge kann wie Exchange
im Batch betrieben werden um die Indices laufend zu aktualisieren. Die
Funktionen von Cataloge basieren auf der Volltext Suchmaschine vom Verity.
Acrobat Capture
Mit Capture erhalten Sie ein Zusatzmodul zu Exchange
das mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung)
Bitmaptext in Text konvertiert.
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Ein Ausflug geht zu Ende
Wenn Sie diesen Beitrag zu FrameMaker bis zu dieser
Stelle gelesen haben, dann werden Sie sich fragen, ob der Beitrag vielleicht
in der falschen Kategorie veröffnetlicht wurde. Was hat all dies mit
FrameMaker zu tun?
Vielleicht haben Sie den Beitrag Folge (8) noch
in Erinnerung! Hier ging es um Import- und Exportfunktionen rund um den
FrameMaker. Oder denken Sie an den Beitrag (6) ,Komfortable Listen für
alle Fälle". Hier wurde beschrieben, daß jeder Index- und Inhaltseintrag
direkt im FrameMaker als Hypertextverbindung abgelegt wird. Im Beitrag
(7) ging es um ,Querverweise und Hypertext - Verbindungen". Auch dies sind
FrameMaker-Funktionen, die indirekt mit Acrobat zu tun haben.
Jeder Hypertext, dies sind generierte Listen ebenso
wie Querverweise, kann in FrameMaker mit der Tastenkombination Strg+Alt
und dem Mauszeiger direkt ausgeführt werden. Bei der Umwandlung dieser
Dokumente in PDF setzt Acrobat die Hypertextinformationen als ausführbare
Hypertextverbindungen ins PDF um.
Probieren Sie es einfach aus!
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PDF aus FrameMaker erzeugen
Öffnen Sie den FrameMaker und erstellen Sie
sich ein Dokument mit Hypertextverbindungen (siehe auch Beitrag (7) dieser
Reihe).
Probieren Sie die Hypertext-Verbindung im FrameMaker
mit Strg+Alt und Mausklick aus.  Um aus einer FrameMaker-Datei eine PDF-Datei zu
generieren, gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. Die Auflistung erfolgt
in der Reihenfolge des Leistungsgrades der Ausgabe. PDF erzeugen durch:
-
Sichern als ... PDF
-
Drucken der Datei auf den Distiller-Assitant
-
Drucken der Datei in ein PostScript-file und Wandlung in ein PDF über
den Distiller
-
Drucken der Datei auf den PDF-Writer.
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Sichern als ... PDF
Der schnellste und beste Weg PDF-Dateien aus FrameMaker
zu erstellen erfolgt über die Funktion ,Datei > Sichern als ... >
PDF".
-
Öffnen Sie das FrameMaker-Dokument
-
Mit ,Datei > Sichern als ..." gelangen Sie in das Abfragefenster ,Dokument
speichern"
- Wählen Sie den Dateityp PDF aus
-
Tragen Sie am Ende des Dateinamens die Erweiterung ,.pdf" ein
-
Mit ,Speichern" gelangen Sie zum Fenster ,Acrobat Einstellungen"
-
Legen Sie fest, welche Absatzformate als Artikel- und Lesezeichen in die
PDF-Datei geschrieben werden.
- Das Fenster ist zweigeteilt in ,Übernahme der Absätze:" (Fenster
A) und ,Nicht übernehmen" (Fenster B). Dazwischen befinden sich zwei
Richtungspfeile.
- Um einen Absatz aus dem Fensterbereich B in den Bereich A zu verschieben,
wählen Sie mit Mausklick den Absatz aus und klicken dann auf den Richtungspfeil
nach links. Der Eintrag verschwindet in Bereich B und wird im Bereich A
eingegliedert.
- Eine andere Möglichkeit ist, den zu verschiebenden Absatz mit Doppelklick
in das andere Fenster zu verschieben.
-
Klicken Sie auf ,Zuweisen" um die PDF-Dateierstellung zu aktivieren.
Lesezeichen sind Struktureintragungen im PDF-Dokument,
die im Acrobat wie eine Art visuelles Inhaltsverzeichnis eingeblendet werden
können. Wesentlicher Vorteil dieser Technik ist, daß die einzelnen
Lesezeichen in der Strukturansicht direkt als Hypertextverbindungen angelegt
werden.
Im Fenster ,Acrobat-Einstellungen" haben Sie zusätzlich
die Möglichkeit, die Ebenen der Lesezeichen einzeln oder gesamt zu
verschieben. Sobald sich die Struktur über mehr als sechs Ebenen erstreckt,
wird die Ebene numeririert mit n>. Die Angabe zum Artikel bezieht sich
auf den Artikelfluß und der Anlage der Lesezeichen dazu. Dies kann
dann notwendig sein, wenn das Frame-Dokument unterschiedliche, ähnlich
einer Tageszeitung verschachtelte Artikelflüsse beinhaltet.
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Der Distiller
Haben Sie Ihr System beobachtet? Richtig, im Hintergrund
wurde plötzlich ein Programm gestartet und wieder geschlossen: der
Acrobat Distiller. Dieses Programm wandelt PostScript-Dateien in PDF um.
FrameMaker bietet die Erstellung von PDF-Files unter
dem Menüpunkt ,Speichern unter" an. Dies deutet darauf hin, daß
FrameMaker direkt aus der Anwedung heraus PDF-Daten schreibt. Richtig ist
allerdings, daß FrameMaker zunächst eine PostScript-Datei schreibt
und diese danach über den Distiller in ein PDF-Dokument konvertiert.
Dies stört zwar nicht, führt aber dann zu Problemen, wenn das
Acrobat-Paket, das mit FrameMaker ausgeliefert wird, nicht installiert
wurde. In diesem Fall kann aus FrameMaker-Dokumenten kein PDF erstellt
werden.
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Nutzen und Aufwand
Abschließend sei die Bemerkung erlaubt, daß
Acrobat und das PDF-Format die wohl erfolgreichste und zukunftsorientierteste
Entwicklung der letzten Jahre war. Das Format ist frei zugägnlich,
der Browser kostenlos und die Erstellung von PDF-Daten jedem Anwender möglich.
Die Unabhängigkeit von PDF führt dazu, daß hersteller-
und formatunabhängig PDF erstellt werden kann. Die PDF-Daten können
komprimiert für Online-Betrachtung oder in höherer Qualität
für die Druckausgabe generiert werden. Die Kombination Acrobat und
FrameMaker gibt Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, die Dokumente direkt
als PDF mit dem Zusatznutzen der Hypertextintegration aus FrameMaker heraus
zu generieren. Dokumente kommen unverfälscht, im gleichen Layout und
mit Ihrem CI, entsprechend der gedruckten Information, auch digital zu
Ihren Kunden.
PDF zu nutzen heißt in die Zukunft zu investieren!
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Hypertext in FrameMaker ausführen
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Diplom-Betriebswirt (FH) Martin Wanka
Produktmanager Publishing, COI
GmbH, Herzogenaurach
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Zeitschrift 1999/04
