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Dokumentenmanagement 
 

Erstklassige Produkte benötigen erstklassige Dokumentationen die optimal verwaltet werden. 

In den vergangenen Jahren hat die Industrie erkannt, daß die Dokumentation Ihrer Produkte ein wichtiger Teil des Produktes selbst ist. Viele Geräte lassen sich heute nur dann optimal bedienen und warten, wenn die dazugehörigen Anleitungen verständlich und praxisnah geschrieben sind. 

Neben der eigentlichen Erstellung dieser Geräteunterlagen, nimmt die Verwaltung dieser Dokumentationen einen immer höheren Stellenwert ein. Die Pflege von Service-Anleitungen durch das Zufügen von Ergänzungen und Korrekturen, aber auch die Langzeitarchivierung und damit die Versorgung von möglichen Nachfragen nach diesen Manuals, ist ein wichtiger Punkt im Dokumentenmanagement geworden. 

Eine optimale Verwaltung von Dokumentationen besteht aus folgenden Punkten: 

  • Erstellung der Dokumentation 
Eine technische Dokumentation muß praxistauglich sein. Der Kunde liest diese Anleitung nur deshalb, weil er sein Gerät bedienen bzw. reparieren will. 
  • Bedarfsgerechte Produktion dieser Unterlagen 
Bis heute werden Dokumentationen in riesigen Auflagen produziert, um damit, neben dem aktuellen Bedarf, auch den zukünftigen (abgeschätzten) Bedarf abzudecken. Diese Mengen werden eingelagert und verschlingen dadurch immense Kosten. Der richtige Weg ist die bedarfsgerechte Produktion dieser Dokumentationen (Printing On Demand), zu der wir heute durch modernste Digital-Drucktechnik in der Lage sind. 
  • Langzeitarchivierung der Dokumentation 
Um spätere Anfragen nach Dokumentationen zu erfüllen, werden diese in elektronischer Form archiviert und zum Zeitpunkt der Anfrage direkt ausgedruckt bzw. elektronisch verschickt. Es gibt kein "nicht mehr lieferbar" und trotzdem hat man keine Lagerkosten durch Übermengen, die man zum Zeitpunkt des Erstdrucks produziert hat. 
  • Pflege der Dokumentation 
Technische Dokumentationen verändern sich im Laufe der Zeit. Es gibt Ergänzungen, Korrekturen, Beschreibungen neuer Features, etc. All diese Änderungen müssen in die Dokumentation eingepflegt werden, damit der Kunde stets die aktuellste Version der Unterlagen bekommt. Die elektronische Archivierung spielt dabei Ihre Stärken voll aus. 
  • Nachversorgung des Marktes mit Dokumentationen 
Anfrage von Kunden, die Ihre Anleitungen verloren haben, oder die Reparaturanleitungen benötigen, die beim Kauf des Gerätes nicht mitgeliefert werden, müssen bedient werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Anfrage von einem Endkunden oder einem Händler kommt. Wichtig ist die Verfügbarkeit der Dokumentation und die möglichst schnelle Bedienung des Kunden. 

Immer mehr Hersteller haben erkannt, daß die Bedienung dieser Nachfragen einen erheblichen Aufwand an Zeit und Kosten mit sich bringt. Warum sollen Ihre qualifizierten Mitarbeiter am Kopiere stehen, um einen Schaltplan für einen Kunden zu kopieren, anstatt die Zeit für wichtigere Dinge zu nutzen ? 

  • Automatische Versorgung von Servicestützpunkten oder autorisierten Kunden mit neuesten Dokumentationen 
Wenn man seine Partner stets auf dem neuesten Stand der Dokumentationen halten will, so muß man allen Partnern regelmäßig die neuesten Unterlagen automatisch zukommen lassen. 

Praktisch die gesamte Branche der Unterhaltungselektronik hat die Probleme einer ganzheitlichen Dokumentenverwaltung erkannt und nutzen externe Dienstleister, die all die angesprochenen Punkte besser und kostengünstiger für sie durchführen.

 

Thomas Albrecht
Betriebsleiter beim Schaltungsdienst Lange, Berlin
   
 
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004