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Aufbau und Inhalt des Handbuchs
 
Aufbau und Inhalt der Kurzreferenz
 
Ein Blick aufs Detail
 
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Unter der Lupe

Benutzerhandbuch für Microsoft Visio 2000 (Professional Edition)

Softwarehandbücher gehören zu den Anleitungen, die sicher häufiger als andere gelesen werden. Zu komplex sind die zu lösenden Aufgaben, als dass der Nutzer sich auf das Prinzip „Learning by doing“ verlassen könnte, zumindest dann, wenn die Möglichkeiten der Software wirklich ausgenutzt werden sollen. Gleichzeitig haben die Autoren von Softwarehandbüchern mit einer disparaten Zielgruppe zu kämpfen. Die Vorkenntnisse der Nutzer könnten unterschiedlicher kaum sein und die Toleranz, Anleitungen zu lesen, die nicht „passen“, kaum geringer. Der Fortgeschrittene will ebenso bedient sein wie der Neu-Einsteiger.

Unter der Lupe hat diesmal das Benutzerhandbuch für die Software Microsoft Visio 2000 Professional Edition gelegen, ein Programm, mit dem beispielsweise Diagramme oder Verzeichnisbäume erstellt werden können.

Für ein Softwarehandbuch handelt es sich um ein vergleichsweise dünnes Heftchen: 158 Seiten haben den Verfassern gereicht. Obwohl bei der Papierqualität Abstriche gemacht wurden (die Rückseite scheint leicht durch), ist die Druckqualität recht ordentlich. Texte und die meisten Bilder sind gut „leserlich“; einige Abbildungen, die sehr viele Informationen enthalten, wurden allerdings so weit verkleinert, dass Details nur noch mit Mühe erkennbar sind. Als nicht so praktisch erweist sich die Klebebindung, die dafür sorgt, dass die Seiten immer wieder vor der Nase des Lesers zusammenklappen. Außerdem neigen Texte und Bilder dazu, im Bund zu verschwinden.

Dem Buch liegt eine Kurzreferenz in Form eines sechsseitigen Faltblatts bei, das die wichtigsten Informationen enthält. Die Kurzreferenz ist in besserer Qualität auf besserem Papier gedruckt – offenbar wird damit gerechnet, dass der Nutzer sie ständig zu Rate ziehen wird, während das Handbuch selbst später vor allem im Regal stehen wird. 

Aufbau und Inhalt des Handbuchs

Am Anfang, noch vor Kapitel 1, findet der Leser einen Überblick über das Buch selbst. Es folgt eine Aufzählung der neuen Leistungsmerkmale von Visio 2000 Professional Edition – ein Kapitel somit, das vor allem für diejenigen von Interesse sein dürfte, die bereits Vorgängerversionen kennen und denen es somit in erster Linie um die Unterschiede geht. Ein Unterkapitel „Lösungen und die zugehörige Hilfe“ sowie ein Katalog mit Beispieldiagrammen ergänzen den ersten Teil.

In Kapitel 1 werden Visio-Grundlagen vermittelt, Verfahrensweisen, die unabhängig von der jeweils zu lösenden Aufgabe immer gelten. Die folgenden Kapitel leiten jedes zur Erstellung eines einzelnen Diagrammtyps an. In Kapitel 11 sind dann wieder allgemeingültige Informationen zu finden: „Drucken und Veröffentlichen von Diagrammen“. Kapitel 12 schließlich wendet sich an Fortgeschrittene, die hier erfahren, wie sie selbst Shapes, Stile und Vorlagen erstellen können.

Die Kapitel 1 bis 12 folgen einem logischen Aufbau: Von den Grundlagen, die jeder Nutzer kennen muss, um mit Visio arbeiten zu können, über die Details, die man für bestimmte Einsatzzwecke benötigt, zu dem – wieder allgemeinen – Wissen, das der Nutzer braucht, nachdem er die Erstellung seines Diagramms bereits abgeschlossen hat (Veröffentlichung). Dass ein Kapitel mit besonderen Möglichkeiten, die nur für Fortgeschrittene interessant sind, an den Schluss gestellt wird, leuchtet ebenfalls ein.

Weniger einleuchtend ist der Inhalt des einleitenden Kapitels. Ein Manko besteht darin, dass die Installation hier unter den Tisch gefallen ist. In der beiliegenden Kurzreferenz wurde sie erläutert, im Handbuch selbst fehlt sie. Stattdessen findet der Leser hier nur einen Verweis auf die Kurzreferenz. Auch Tastaturbefehle sind nur aus der Kurzreferenz zu entnehmen. Dass eine Kurzreferenz existiert, kann aber kein Argument dafür sein, im Handbuch Informationen einzusparen. Schließlich ist die Kurzreferenz nur lose eingelegt und kann durchaus verloren gehen. Das Benutzerhandbuch muss als solches alle nötigen Informationen enthalten, unabhängig davon, welche anderen Schriftstücke noch beigelegt sind.

Nützlich sind die im Einleitungskapitel gegebenen Informationen zum Aufbau des Handbuchs sowie zu den verwendeten Symbolen.

Zweckmäßig für ein Handbuch ab einem gewissen Umfang ist auf jeden Fall ein Index, wie er auch diesem Handbuch angefügt wurde. Allerdings weist der Index im vorliegenden Handbuch bei näherem Hinsehen doch einige Schwächen auf: Manche Begriffe sind dort nicht zu finden (z. B. „Tastaturbefehle“ o. Ä.). Andere Begriffe wiederum erscheinen im Index unsinnig: So ist bespielsweise unter „S“ zwischen „SmartShape-Symbole“ und „Software-Support“ der Eintrag „So fügen Sie Shapes Datenfelder hinzu“ zu finden! Sinnvoller erscheint da schon der Eintrag unter „D“ „Datenfelder – Hinzufügen zu Shapes“, der auf die gleiche Stelle im Text verweist.

Aufbau und Inhalt der Kurzreferenz

Als nützlicher Beileger zum Visio-Handbuch erweist sich die sechsseitige Kurzreferenz. Auf der ersten Seite findet der Leser eine Anleitung zur Installation des Programms. Auf Seite 2 folgt ein Überblick über die wichtigsten Visio-spezifischen Tastaturbefehle – eine brauchbare Zusammenstellung zum Nachschlagen. Auf den folgenden zwei Seiten werden die vorhandenen Symbolleisten, die in den Symbolleisten verwendeten Symbole und ihre Bedeutung vorgestellt. Seite 5 zeigt einige wichtige Dropdown-Paletten. Auf der letzten Seite schließlich erhält der Leser unter der Überschrift „Hilfe zur Visio-Produkten anfordern“ Informationen zum Verwenden der Online-Hilfe, zur Visio-Website sowie zum Software-Support. Insgesamt ist die Kurzreferenz sicherlich ein praktischer Begleiter für die Arbeit mit Visio: Kurz und knapp sind die wichtigsten Informationen zusammengefasst. Nicht nachzuvollziehen ist allerdings, wie bereits erwähnt, warum diese Informationen im eigentlichen Handbuch fehlen.

Ein Blick aufs Detail

Das Kapitel „Erstellen eines Diagramms“ (ein Unterkapitel von Kapitel 1 „Visio-Grundlagen“) soll im Folgenden etwas detaillierter vorgestellt werden. Bild 1 zeigt den Beginn dieses Kapitels:

Bild 1: So beginnt das Kapitel „Erstellen eines Diagramms“

Ein Problem, dem jeder Neueinsteiger in ein Programm gegenübersteht, ist die Terminologie. Was verbirgt sich hinter Begriffen – alte Bekannte oder völlig neue Konzepte? Ein Begriff, der im abgebildeten Beispiel „gelernt“ werden muss, ist die „Vorlage“ (oder der „Zeichnungstyp“?). Die Klammer deutet es schon an: In der vorliegenden Anleitung wird parallel mit zwei alternativen Begriffen hantiert. „Zeichnungstyp“ oder „Vorlage“ – welcher Begriff ist denn nun derjenige, der im Programm verwendet wird? Bereits im Einleitungssatz des Kapitels stehen beide Begriffe nebeneinander. Dennoch scheint „Vorlage“ der Visio-spezifische Begriff zu sein (siehe Klammer in Zeile 2 des Beispiels). Andererseits heißt es im zweiten Absatz „… öffnen Sie den Zeichnungstyp Organigramm.“ Und etwas weiter unten (vorletzter und letzter Absatz des abgebildeten Beispiels) erfährt der Leser gar, dass er, wenn er einen Zeichnungstyp ausgewählt hat, ein Zeichenblatt angezeigt bekommt, dass Vorlagen enthält. Damit dürfte die Konfusion perfekt sein. Welcher Begriff mag in den Programm-Menüs verwendet werden? Und die zweite Frage schließt sich gleich an: Was bedeutet der Begriff „Zeichnungstyp“ bzw. „Vorlage“? Was ist ein „Zeichnungstyp“? Was ist eine „Vorlage“?

Die drei offenbar recht einfachen Schritte, die zum Öffnen eines Zeichnungstyps zu vollziehen sind, sind in den Punkten 1 bis 3 erschöpfend dargestellt. Solange es sich um so einfache Schritte wie hier handelt, ist die Darstellungsweise sicherlich klar und übersichtlich genug. Dass in Punkt 2 und 3 das Ergebnis der vollzogenen Handlung angegeben ist, macht die Anweisungen noch zusätzlich klarer. Dennoch: Das Prinzip, die Namen von Menübefehlen, Dialogfeldern, Schaltflächen usw. einfach ohne Kennzeichnung in den Text einzufügen, kann bei komplexeren Inhalten und Sätzen rasch zu Verständnisschwierigkeiten führen. Warum nicht: „Klicken Sie im Dialogfeld ,Zeichnungstyp auswählen‘ auf ,Organigramm‘.“? Sicherlich gibt es eine Menge anderer, eleganterer Wege zur Kennzeichnung. In erster Linie ist aber erst einmal für den Leser wichtig, dass überhaupt gekennzeichnet wird. Ein Luxus, den man sich in einem Softwarehandbuch ebenfalls durchaus leisten sollte, wäre eine Abbildung der jeweils gerade relevanten Fenster, Symbolleisten oder Arbeitsbereiche. Im gewählten Beispiel fehlen solche Abbildungen. Nun gut, es geht auch ohne sie. Aber schaden würde es auch nicht, beispielsweise bei Punkt 2 zu sehen, was mit dem Feld Schnellansicht gemeint ist.

Insgesamt geht das Handbuch recht sparsam mit Abbildungen um. Aber es gibt sie, wie ein Blick auf einen weiteren Absatz des gleichen Kapitels zeigt:

Bild 2: Auswahl- und Kontrollpunkte unterscheiden sich – aber wie?

In dem abgebildeten Beispiel geht es zentral um den grundsätzlichen Unterschied zwischen Auswahl- und Kontrollpunkten. Allerdings benötigt der Leser schon recht gute Augen, wenn er den Unterschied erkennen will. Erschwerend kommt hinzu, dass im Text Auswahl- und Kontrollpunkte anders dargestellt sind als im auf den Text folgenden Bild. Auch die Bildunterschrift trägt nicht zur Aufklärung bei: „Kontrollpunkte unterscheiden sich nur durch eine dunklere Schattierung von Auswahlpunkten.“ Dabei ist der im Bild dargestellte offenbar einzige Kontrollpunkt dank fehlendem Rahmen blasser als die ihn umgebenden Auswahlpunkte! Im Text allerdings wirkt der Kontrollpunkt dunkler als der Auswahlpunkt. Was ist nun richtig?
Damit kein falscher Eindruck entsteht: Das Handbuch enthält durchaus auch gelungene, aussagekräftige Abbildungen, die dem Leser weiterhelfen. Nur leider sind nicht alle so.

Der hier zur Verfügung stehende Raum lässt eine detaillierte Analyse des Handbuchs nicht zu. Es konnten nur ein paar mehr oder minder willkürlich herausgegriffene Problemfelder angerissen werden. Sicherlich wäre es interessant, das Buch einmal im praktischen Einsatz zu testen.
 
 

Ulrike Grüne
Stuttgart

 
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004