Einführung

  Programm zur Darstellung

  Handhabung

  Gesamteindruck

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Einführung

In jüngster Zeit gehen immer mehr Firmen dazu über, ihre Betriebsanleitungen auf CD-ROM zu verbreiten. Viele Anwender aber sind verunsichert oder stehen dieser Neuerung skeptisch gegenüber, speziell, wenn sie selbst nicht gerade Computerspezialisten sind. Der Umgang mit diesen elektronischen Betriebsanleitungen zeigt jedoch schon nach kurzer Zeit, dass solche Vorbehalte völlig unbegründet sind. Die häufigsten Fragen der Anwender betreffen den Umgang mit dem Programm, das die Betriebsanleitung auf dem Bildschirm wiedergibt. Wie anspruchsvoll ist seine Handhabung und wie lange dauert es, bis ich damit richtig umgehen kann? Wir haben mit einem solchen Programm gearbeitet und fassen hier unsere Erfahrungen zusammen.
 

1. Das Programm zur Darstellung der Betriebsanleitung

Um die Betriebsanleitung auf dem Bildschirm darstellen zu können, wird ein zusätzliches kleines Programm benötigt. Dieses Programm erhält man jeweils kostenlos auf dem gleichen Datenträger, auf dem sich auch die darzustellende Betriebsanleitung befindet. Eines der bekanntesten diesbezüglichen Programme ist der Acrobat Reader, der auf allen Betriebssystemen eingesetzt werden kann.

Der Acrobat Reader wird jeweils automatisch gestartet, sobald man die Betriebsanleitung lesen möchte. Dabei unterteilt sich der Bildschirm in drei Bereiche: 
eine Werkzeugleiste für die Bedienung des Programms, 
eine Navigationshilfe zum schnellen Auffinden von Textstellen und 
in die eigentliche Darstellung der Anleitung.
 

Die Bedienung des Programms ist in einer knappen Anleitung beschrieben, die über die Hilfe-Funktion aufzurufen ist. Die wenigen Befehle sind jedoch meist selbsterklärend, sodass man sie rein intuitiv richtig anwenden wird.Zur Bedienung des Programms stehen drei gleichwertige Möglichkeiten offen:

• Symbole auf einer Werkzeugleiste anklicken
• Befehle aus Menüleisten auswählen
• Leicht einprägsame Tastenkombinationen drücken

Als Navigationshilfen gibt es Lesezeichen und Seitenvorschaubilder, die nach Belieben ein- oder auszublenden sind:

• Die Lesezeichen erscheinen am linken Bildrand in Form einer Liste. Meist wird exakt das Inhaltsverzeichnis dargestellt, es können aber auch beliebige Textstellen als Lesezeichen markiert sein. Kleine Dreiecke vor den Lesezeichen machen darauf aufmerksam, dass die markierte Struktur noch tiefer geht, beispielsweise noch Unterkapitel aufgeführt sind. Per Mausklick auf diese Dreiecke können die weiteren Strukturen ein- oder ausgeblendet werden.
• Die Seitenvorschaubilder sind eine besonders raffinierte Navigationshilfe. Durch die stark verkleinerte bildliche Darstellung der Anleitungsseiten kann rein optisch nach einer bestimmten Stelle in der Anleitung gesucht werden. Die Suche wird dank der zugehörigen Bildlaufleiste noch beschleunigt.

Die Anleitung kann in jeder beliebigen Grösse dargestellt werden. Besonders sinnvoll sind drei vorgegebene Arten, die per Befehl direkt wählbar sind:

• Abbildung der ganzen Seite (Text je nach Bildschirmgrösse schlecht lesbar)
• Abbildung in der maximal möglichen Seitenbreite (empfehlenswert)
• Abbildung in der Originalgrösse (für Detailbetrachtungen)

2. Die Raffinessen in der Handhabung

Die Handhabung einer Papieranleitung dürfte Ihnen zur Genüge vertraut sein. Wir beschreiben hier die vergleichbaren Abläufe mit der elektronischen Anleitung. Zusätzlich haben wir noch einige Möglichkeiten aufgeführt, die mit der Papieranleitung gar nicht machbar wären.

Der Text enthält elektronische Querverweise, sogenannte “Hyperlinks“. Damit kann beim Anklicken bestimmter Stellen (Wörter, Titel, Symbole) sofort die damit verbundene Stelle im Handbuch oder ein referenziertes anderes Dokument angezeigt werden. Im Gegensatz zum Papierhandbuch können solche Dokumente auch Videofilme, 2D- und 3D-Animationen inklusive Vertonung enthalten.

Für unsere Arbeit haben wir uns vorgängig kurz mit dem Programm “Acrobat Reader“ vertraut gemacht und dann eine Anleitung mit exakt 200 Seiten und rund 150 Abbildungen geöffnet.

Kapitel über das Inhaltsverzeichnis suchen

Die Navigationshilfe “Lesezeichen“ enthält sämtliche Titel der Hauptkapitel. Durch Anklicken kleiner Dreiecke erscheint jeweils die untergeordnete Kapitelstruktur. Nach einem Mausklick auf den gewünschten Titel wechselt die Anzeige unverzüglich zum Beginn des gesuchten Kapitels.

Suche über Stichwortverzeichnis

Durch Anklicken des Lesezeichens “Index“ wechselt die Anzeige zum Stichwortverzeichnis. Dort kann mit der Bildlaufleiste das entsprechende Stichwort gesucht werden. Wiederum durch einfaches Anklicken des Wortes wechselt die Anzeige zur gewünschten Stelle in der Betriebsanleitung. Besonders effizient gestaltet sich der Wechsel zu den verschiedenen Textstellen, wenn unter einem Stichwort mehrere Fundstellen aufgeführt sind: ein Tastendruck genügt.

Querverweis verfolgen

Der Mauszeiger nimmt die Form einer Hinweishand an, sobald Sie mit ihm auf einen Querverweis zeigen. Ein Mausklick und der Text der Querverweisstelle wird angezeigt. Es ist kaum noch nötig anzufügen, dass wiederum mit einem einfachen Tastendruck auf die Ursprungstelle zurückgewechselt werden kann.

Bestimmte Grafik suchen 

Um eine bestimmte Grafik irgendwo in der Anleitung zu finden, kann man die Anleitung fast wie bei der Papierversion “durchblättern“. Dazu dient die Navigationshilfe “Seitenvorschaubilder“. Das Raffinierte daran ist, dass man den Seitenvorschaubildern mittels einer Bildlaufleiste mehr Platz zuordnen kann, sodass beinahe die ganze Anleitung auf einen Blick überschaut werden kann. Die gesuchte Grafik wird wieder per Mausklick zur Anzeige gebracht.

Details vergrössern

Mit der Funktion “Lupe“ können Sie Illustrationen ohne Qualitätsverlust auf ein Vielfaches vergrössern, sodass auch kleinste Details sichtbar werden.

Seiten ausdrucken

Die angezeigten Seiten lassen sich 1:1 ausdrucken. Konkret bedeutet dies, dass die interessierenden Seiten (und nur diese) ausgedruckt, an den Benutzungsort mitgenommen, dort mit handschriftlichen Notizen versehen und anschliessend entsorgt werden können, ohne dass dadurch das Handbuch zu Schaden gekommen wäre. Der Ausdruck erfolgt durch Drucken der betreffenden Seite(n) über das vom System her gewohnte Druckermenü.

Beliebige Textstelle suchen

Acrobat Reader ermöglicht die Volltextsuche, das heisst, dass Sie in der ganzen Betriebsanleitung nach einem beliebigen Wort suchen können. Mit dieser Möglichkeit können bestimmte Textstellen noch schneller gefunden werden, als bei der Suche über das Stichwortverzeichnis.

3. Gesamteindruck

Der Umgang mit der Betriebsanleitung auf dem Bildschirm und dem Acrobat Reader bereitet viel Spass. Die Gewöhnung an das Reader-Programm erfolgt sehr rasch, dann begeistert das schnelle “Blättern“ in der Anleitung. Der Sprung von einer Stelle der 200-seitigen Anleitung zur andern erfolgt immer in Sekundenbruchteilen. Illustrationen verleiten zum Vergrössern und offenbaren Details, die bisher nicht wahrgenommen werden konnten. Es ist keine Überraschung, dass die elektronische Anleitung dank der Einbindung von Film und Ton im Vergleich zu Papieranleitungen deutlich attraktiver ist. Mehr überraschte jedoch die Erkenntnis, wie zeitraubend die Handhabung von Papieranleitungen doch eigentlich ist.