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DMS - Kriterien zur Systemauswahl  

Data Management mit Dokumentenmanagement Systemen, ein Schlüssel zur Steigerung der Produktivität in Unternehmen  

Die Welt und der Markt, dem sich Unternehmen in der heutigen Zeit stellen müssen, hat in den letzten Jahren deutlich an Komplexität gewonnen. Die Anpassung der Unternehmensstrukturen und Organisationen ist zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit ein unabdingbares Element geworden. Die Rolle der Kommunikation und des Arbeitsgruppen übergreifenden Datei-Sharings spielt hierbei eine wesentliche Rolle. Die zunehmende Verbreitung von Netzwerken gibt den Unternehmen die Möglichkeit weitaus effektivere Systeme zur Verwaltung und Verarbeitung digitaler Dokumente zu nutzen, als es vor einigen Jahren noch denkbar gewesen ist. Wie wichtig der gezielte Einsatz von EDV an dieser Stelle ist verdeutlichen nachfolgende Ergebnisse von Dataquest/IDC : 
 

  • 10-15% der Einnahmen eines Unternehmens werden im allgemeinen für die Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Dokumenten ausgegeben. 
  • 60% der täglichen Arbeitszeit werden durchschnittlich mit der Arbeit in und an Dokumenten verbracht. 
  • 80% der geschäftlich relevanten Dokumente bestehen in Papierform. Die Verteilung und Verarbeitung dieses Papiers gestaltet sich relativ schwer und zeitaufwendig. 
Kriterien zur Systemauswahl  

Die zentrale Rolle eines Dokumentenmanagementsystems innerhalb der Unternehmen erfordert eine gezielte und detaillierte Systemauswahl an Hand vielfältiger Kriterien. Betrachtet man den derzeitigen Markt an Hard- und Softwareanbietern in diesem Segment, so ist die Zahl der vorhandenen Systeme in den letzten Jahren dramatisch angestiegen. Dies resultiert nicht zuletzt aus der ebenfalls enorm gestiegenen Nachfrage von Seiten der Unternehmen. 
 


Funktionsvielfalt beim Einsatz von DMS 
 

Für jedes Unternehmen stellt die Auswahl eines geeigneten DMS einen erheblichen Aufwand dar. Die Vielzahl der zu berücksichtigenden Kriterien fordert darüber hinaus ein umfassendes Wissen über die jeweils neuesten Standards und behördlichen Auflagen. 

Funktionale Anforderungen an ein DMS 

  • Datensicherheit 
  • Archivierung 
  • Retrieval 
  • Klassisches Dokumentenmanagement 
  • Groupware Funktionalität
  • Workflow processing
Systemanforderungen 
  • Skalierbarkeit 
  • System Architektur 
  • Betriebsumgebung 
  • Verteilbarkeit der Daten.
Die aufgezeigten Kriterien bilden hierbei nur einen Auszug aus den tatsächlich zu berücksichtigenden Faktoren. 

Die organisatorischen Gegebenheiten müssen bei der Auswahl eines DMS ebenso berücksichtigt werden wie die funktionalen. Hierbei spielt die Kommunikation zwischen Abteilungen oder verschiedenen Standorten eine erhebliche Rolle. 

Organisatorische Anforderungen 

  • Optimierung und Standardisierung der Arbeitsprozesse
  • Abbildung der Prozesse im System 
  • Standardisierung der Dokumente 
  • Berücksichtigung behördlicher Auflagen  Kurze und effektive Kommunikationswege 
  • Aus- und Weiterbildung Ihrer Anwender und Systemadministratoren in den Systemen.
Es ist außerordentlich wichtig, die Organisationsstruktur und ein Dokumentenmanagementsystem einander anzupassen. Die Effektivität und die Produktivität eines Systems hängen maßgeblich von der vorangegangenen Analyse ab. 



Frank Fehlau
PR und Marketing, Firma neeb & partner GmbH, Darmstadt
 
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004