DMS
- Kriterien zur Systemauswahl
Data Management mit Dokumentenmanagement Systemen, ein Schlüssel
zur Steigerung der Produktivität in Unternehmen
Die Welt und der Markt, dem sich Unternehmen in der heutigen Zeit stellen
müssen, hat in den letzten Jahren deutlich an Komplexität gewonnen.
Die Anpassung der Unternehmensstrukturen und Organisationen ist zur Sicherung
der Wettbewerbsfähigkeit ein unabdingbares Element geworden. Die Rolle
der Kommunikation und des Arbeitsgruppen übergreifenden Datei-Sharings
spielt hierbei eine wesentliche Rolle. Die zunehmende Verbreitung von Netzwerken
gibt den Unternehmen die Möglichkeit weitaus effektivere Systeme zur
Verwaltung und Verarbeitung digitaler Dokumente zu nutzen, als es vor einigen
Jahren noch denkbar gewesen ist. Wie wichtig der gezielte Einsatz von EDV
an dieser Stelle ist verdeutlichen nachfolgende Ergebnisse von Dataquest/IDC
:
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10-15% der Einnahmen eines Unternehmens werden im allgemeinen für
die Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Dokumenten ausgegeben.
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60% der täglichen Arbeitszeit werden durchschnittlich mit der Arbeit
in und an Dokumenten verbracht.
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80% der geschäftlich relevanten Dokumente bestehen in Papierform.
Die Verteilung und Verarbeitung dieses Papiers gestaltet sich relativ schwer
und zeitaufwendig.
Kriterien
zur Systemauswahl
Die zentrale Rolle eines Dokumentenmanagementsystems innerhalb der Unternehmen
erfordert eine gezielte und detaillierte Systemauswahl an Hand vielfältiger
Kriterien. Betrachtet man den derzeitigen Markt an Hard- und Softwareanbietern
in diesem Segment, so ist die Zahl der vorhandenen Systeme in den letzten
Jahren dramatisch angestiegen. Dies resultiert nicht zuletzt aus der ebenfalls
enorm gestiegenen Nachfrage von Seiten der Unternehmen.
Funktionsvielfalt beim Einsatz
von DMS
Für jedes Unternehmen stellt die Auswahl eines geeigneten DMS einen
erheblichen Aufwand dar. Die Vielzahl der zu berücksichtigenden Kriterien
fordert darüber hinaus ein umfassendes Wissen über die jeweils
neuesten Standards und behördlichen Auflagen.
Funktionale Anforderungen an ein DMS
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Datensicherheit
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Archivierung
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Retrieval
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Klassisches Dokumentenmanagement
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Groupware Funktionalität
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Workflow processing
Systemanforderungen
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Skalierbarkeit
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System Architektur
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Betriebsumgebung
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Verteilbarkeit der Daten.
Die aufgezeigten Kriterien bilden hierbei nur einen Auszug aus den tatsächlich
zu berücksichtigenden Faktoren.
Die organisatorischen Gegebenheiten müssen bei der Auswahl eines
DMS ebenso berücksichtigt werden wie die funktionalen. Hierbei spielt
die Kommunikation zwischen Abteilungen oder verschiedenen Standorten eine
erhebliche Rolle.
Organisatorische Anforderungen
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Optimierung und Standardisierung der Arbeitsprozesse
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Abbildung der Prozesse im System
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Standardisierung der Dokumente
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Berücksichtigung behördlicher Auflagen Kurze und effektive
Kommunikationswege
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Aus- und Weiterbildung Ihrer Anwender und Systemadministratoren in den
Systemen.
Es ist außerordentlich wichtig, die Organisationsstruktur und ein
Dokumentenmanagementsystem einander anzupassen. Die Effektivität und
die Produktivität eines Systems hängen maßgeblich von der
vorangegangenen Analyse ab.
Frank Fehlau
PR und Marketing,
Firma neeb & partner GmbH, Darmstadt
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