Dokumentenmanagement in der technischen Redaktion

Einführung
Im Rahmen dieses Artikels soll das sehr weitläufige Themengebiet des Dokumenten- und Workflow-Managements zunächst kurz motivierend gestreift werden. Anschließend wird auf die Anforderungen und Gegebenheiten eingegangen, die sich beim Einsatz dieser Technologie im Umfeld der technischen Redaktionen ergeben.

Der Begriff des Dokuments wird im Umfeld der Dokumenten-Management-Systeme nicht im streng juristischen Sinne ausgelegt, sondern wir folgt definiert:

Ein Dokument ist eine Einheit von Informationen, die in einem DV-System als Datei oder als Bestandteil einer Datei vorliegt.
Im Zeitalter von Multimedia ist der Umfang des Dokuments im Vergleich zu einem papiergebundenen Dokument zu erweitern. So kommen gesprochene Bemerkungen, Videosequenzen (etwa von Materialprüfungen) und Animationen (beispielsweise von Montagesequenzen) zum Text hinzu. Ein Dokument ist somit ein komplexes Objekt, das verschiedene Informationsarten vereinigt und Informationen zu einem Thema beinhaltet.

Ebenen eines Dokuments
Dokumente in diesem Sinne bestehen aus einer Menge von Informationen. Dabei können mehrere logische Ebenen eines Dokuments unterschieden werden:

Dokumenten-Management-Systeme können bezüglich der Schwerpunkte ihrer Funktionalität in drei Gruppen eingeteilt werden, nämlich in Archivierungssysteme, Retrieval- oder Recherche-Systeme und Vorgangsunterstützungssysteme. Die Zielsetzung einer Organisation und der Nutzen, den sie sich durch die Einführung eines Systems erhofft, legt fest, auf welcher Funktionalität bei der Entscheidung für ein System der Schwerpunkt gelegt werden sollte.

Viele Systeme vereinen die verschiedenen Funktionalitäten in unterschiedlichen Ausprägungen miteinander. So existieren Systeme, die schwerpunktmäßig den Bereich der technischen Dokumentation abdecken. Diese Systeme unterstützen in der Regel die Erstellung von technischen Dokumentationen durch geeignete Anbindungen, beispielsweise an Publishingsysteme wie Interleaf oder Frame. Auch bieten diese Systeme oftmals Unterstützung für die modulare Zergliederung und den dynamischen Zusammenbau der Dokumentation an. Die Unterstützung für SGML läßt sich ebenfalls sehr häufig in diesen Systemen finden.

Archivierung
Systeme zur Archivierung legen ihren Schwerpunkt auf der Ablage von Dokumenten. Hierbei wird zwischen der normalen Speicherung (bspw. während des Entstehungszyklus von Dokumenten) und der Langzeitarchivierung unterschieden. Auch die automatische Versionierung von Dokumenten gehört in das Gebiet der Archivierung. Als Archivierungsmedien kommen sowohl magnetische als auch eine Reihe verschiedener optischer und magneto-optischer Medien (CD-R, WORM, DVD oder MOD) für die Ablage der Dokumente zum Einsatz.

Retrieval
Retrievalsysteme legen den Schwerpunkt auf die Bereitstellung von Informationen und Dokumenten, die in Datenbanken und Archiven abgelegt sind. Sie greifen auf den Inhalt der Dokumente zu und eignen sich daher besonders für Aufgaben, bei denen der Zugriff auf Informationen und nicht auf ein spezifisches Dokument notwendig ist. In diese Klasse lassen sich beispielsweise die Volltext-Recherche-Systeme einordnen.

Vorgangsunterstützung
Unter Vorgangsunterstützung wird hier das elektronische Weiterleiten von Dokumenten verstanden, wobei zwischen zwei Werkzeugkategorien unterschieden werden muß. Reine Workflowsysteme legen den Schwerpunkt auf die Unterstützung von Vorgängen gemäß einem definierten Ablauf. Aufgaben, an denen mehrere Personen bei der Erledigung eines Vorgangs beteiligt sind, können so mit Hilfe eines Workflowsystems unterstützt werden. Neben den reinen Workflow-Systemen bieten auch Groupware-Systeme in der Regel Funktionalitäten zur elektronischen Weiterleitung von Dokumenten an weitere Bearbeitungsstationen an. Der Unterschied liegt jedoch darin, daß diese Weiterleitung nicht automatisch anhand eines vordefinierten Vorgangs geschieht, sondern vom Bearbeiter explizit angegeben wird. Auch viele der am Markt angebotenen Dokumenten-Management-Systeme unterstützen Zusammenarbeit auf solche Weise.

Der grundsätzliche Aufbau eines Dokumenten-Management- Systems, der bei den meisten auf dem Markt existierenden Systemen vorgefunden werden kann, ist wird nachfolgend dargestellt.

Relationale Datenbank als zentrales Informationsrepository
Die meisten Dokumenten-Management-Systeme verwenden eine relationale Datenbank, um die für den Zugriff auf die Dokumente notwendigen Informationen zu halten. Diese Informationen, die man mit Schlagwort, Index oder Attribut bezeichnet, werden bei der Suche nach Dokumenten verwendet und beinhalten die sogenannte Metainformation über ein Dokument, also beispielsweise den Namen des Autors oder dem Dokument zugeordnete Stichworte. Die Datenbank enthält in der Regel für jeden Dokumenttyp, der im Dokumenten-Management-System definiert worden ist, eine eigene Tabelle mit den für diesen Typ spezifischen Informationen. Ebenso ist in der Tabelle der Eintrag des physikalischen Ablageorts des betreffenden Dokuments abgelegt. Die Dokumente werden somit nicht in der Indexdatenbank, sondern in einem anderen Bereich des Dokumenten-Manage-ment-Systems abgelegt.

Neben den beschriebenen Informationen muß das Dokumenten-Management-System eine Reihe weiterer Informationen, die zur Administration des Systems erforderlich sind, halten. Hierzu zählen beispielsweise Informationen über zugelassene Benutzer, deren Zugriffsrechte, die unter Umständen bis auf Dokumentenebene spezifiziert werden können, oder die vorgesehene Archivierungsstrategie. Für die Haltung dieser Informationen wird in der Regel ebenfalls die relationale Datenbank verwendet.

Das Dokument im DMS
Die Dokumente selbst stellen für das klassische Dokumenten-Management-System quasi eine »Black Box« dar, die im Prinzip nicht weiter interpretiert wird. Durch dieses Prinzip wird es ermöglicht, daß ein Dokumenten-Management-System prinzipiell beliebige Datenformate verwalten kann. Der Zugriff auf die Dokumente kann in diesem Fall natürlich nur über die separat zu definierenden Indexattribute erfolgen.
Abweichend davon muß ein im Rahmen der technischen Redaktionen einzusetzendes Dokumenten-Management-System in der Regel auf die Inhalte der Dokumente zugreifen können, beispielsweise um die Dokumente sinnvoll modularisieren zu können. Auch die »sinnvolle« Verarbeitung von strukturierten Dokumenten (SGML oder XML) setzt den Zugriff auf den eigentlichen Inhalt und somit ein »höheres Verständnis des Dokuments« voraus.

Der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems kann - abhängig von den Unternehmenszielen - unterschiedliche Nutzen bringen.

Dabei ist generell zwischen quantitativen und qualitativen Nutzenaspekten zu unterscheiden. Quantitative Verbesserungen, wie die Einsparung von Archivfläche oder die Reduktion der Suchzeiten, lassen sich in konkreten Zahlen erfassen. Aber einen entscheidenden Einfluß auf die Wirtschaftlichkeit von Dokumenten-Management-Systemen bilden die qualitativen Faktoren eines solchen Systems. Als Beispiele für qualitative Nutzenaspekte können die Verbesserung der Auskunftsfähigkeit oder eine höhere Mitarbeitermotivation genannt werden. Diese Vorteile sind nur sehr schwer mit Zahlen zu quantifizieren. Langfristig wirken sich die qualitativen Vorteile häufig auch quantitativ aus. Im einzelnen gilt:

Zunächst soll ein Blick auf die Situation, die bei einem Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen im Bereich technischer Redaktionen derzeit auftritt, geworfen werden. Aus dieser werden anschließend die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System abgeleitet.

Wird das Umfeld der Erstellung technischer Redaktion betrachtet, so läßt sich dieses in redaktionelle, technische und organisatorische Aspekte unterteilen. Viele Aspekte lassen sich dabei nicht eindeutig einem Bereich zuordnen bzw. haben entsprechende Auswirkungen in anderen Bereichen. Aus diesem Grund werden einzelne Aspekte mehrfach unter verschiedenen Blickwinkeln aufgeführt.

Technische Dokumentation ist hochkomplex
Technische Dokumentation an sich ist eine hochkomplexe Sache. So nimmt der Anteil an Multimedia-Inhalten zu. Doch bei der Verwendung von multimedialen Inhalten ist mit großer Sorgfalt vorzugehen, damit deren Einsatz sinnvoll ist und den Aufwand zur Erstellung dieser Informationen rechtfertigt. Daneben bestehen technische Dokumentationen oft aus vielen Seiten und müssen Informationen beinhalten, die sich eventuell an unterschiedliche Nutzerkreise (Anwender, Techniker etc.) wenden.

Dokumentation durch die Entwickler selbst
Leider wird die Erstellung der technischen Dokumentation bei manchen Herstellern von den Entwicklern der Produkte selbst durchgeführt. In einem solchen Fall ist davon auszugehen, daß diese Dokumentation aufgrund der Tatsache, daß sie nicht von für diese Aufgabe qualifiziertem Personal betrieben wird, in der Regel keine solch hochwertige Qualität besitzt wie beim Einsatz von technischen Redakteuren. Außerdem ist es bei diesem Personenkreis, für den die Dokumentation eher ein »notwendiges Übel« darstellt, nur sehr schwer möglich, entsprechende Werkzeuge als Autorensystem einzusetzen, weil in diesen Fällen eine ausgiebige Schulung der Entwickler durchgeführt werden müßte, was in vielen Fällen aus finanziellen oder terminlichen Gründen nicht umsetzbar ist.

Großer Zeitdruck
Gleichzeitig findet die Erstellung der technischen Dokumentation häufig unter einem sehr großen Zeitdruck statt. Dieser Aspekt, der dazu führt, daß höchste Ansprüche an ein System zur Unterstützung dieser redaktionellen Arbeit gestellt werden, ist dabei nicht auf den Fall der Erstellung durch die Entwickler beschränkt. Auch die meisten technischen Redaktionen klagen über diesen Zeitdruck, der ihnen oftmals nicht mehr die Gelegenheit gibt, die erstellte Dokumentation mit der eigentlich erforderlichen Sorgfalt nochmals zu prüfen. Neue Systeme, die in diesem zeitlich hoch angespannten Umfeld zum Einsatz kommen sollen, müssen neben einer dementsprechend hohen Zuverlässigkeit die Arbeit ebenfalls wirkungsvoll unterstützen.

Erstellung durch mehrere Autoren
Komplexe technische Dokumentation wird oftmals von mehreren Autoren gleichzeitig erstellt. Die notwendigen und möglichen Unterstützungsmöglichkeiten zur gegenseitigen Abstimmung und Zusammenarbeit wie beispielsweise gemeinsame Datenbestände mit gegenseitigem Sperrmechanismus bei Zugriff sind jedoch oft nicht implementiert. Dies hat zur Folge, daß die zur Erstellung notwendige Abstimmung aufwendiger ist, als sie beispielsweise bei Einsatz entsprechender Systeme wäre.

Unterschiedliche Autorengruppen für unterschiedliche Medien
Außerdem kann es vorkommen, daß unterschiedliche Autorengruppen für unterschiedliche Medien eingesetzt werden. Dies hat zur Folge, daß Inhalte unter Umständen mehrfach, beispielsweise für Papier, Online-Hilfe und CD-ROM, erstellt werden. Mögliche Einspareffekte durch Vermeidung dieser Redundanz sind mit dem Einsatz eines medienneutralen Datenformats realisierbar. Doch der Aufwand, den eine Umstellung der existierenden Dokumentation auf ein solches medienneutrales Format bedingt, wird bisher noch vielfach gescheut. Auf lange Sicht erscheint er aber unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten durchaus sinnvoll.

Viele Querverweise
Wird die technische Dokumentation unter diesem Aspekt betrachtet, so kann festgehalten werden, daß sich bei diesen Dokumenten in hohem Maße Querverweise innerhalb von Dokumentationen wie auch Beziehungen zwischen unterschiedlichen Publikationen existieren. Hier ist ein Werkzeug, das die Erstellung und Verwaltung dieser Querverweise entsprechend unterstützt, als sehr hilfreich anzusehen.

Spezielle Werkzeugumgebung
Für die Erstellung technischer Dokumentation ist es wünschenswert, daß Werkzeuge, die im Unternehmen an verschiedenen Stellen zum Einsatz kommen, eingebunden und als Datenquellen genutzt werden können. So ist eine Integration von CAD-Werkzeugen, mit denen beispielsweise komplexe Anlagen entworfen werden, sehr sinnvoll. Auch die Integration mit EDMS oder PPS-Systemen stellt ein weiteres Hilfsmittel dar, durch das die Erstellung typgerechter Dokumentation unterstützt werden kann.

In letzter Zeit findet in den technischen Redaktionen in zunehmendem Maße der Einsatz von Werkzeugen statt, die strukturierte Dokumente unterstützen. Dies bedingt, daß die Werkzeuge zur Verwaltung dieser Dokumente ebenfalls diese Strukturierung unterstützen sollten, da ansonsten Informationen bei der Ablage verloren gehen. Diese Informationen können beispielsweise dazu dienen, Dokumente bzw. -teile aufgrund von Werten in bestimmten Elementen recherchierbar zu machen.
Auch durch den verstärkten Einsatz von Multimedia-Inhalten verbreitert sich das Spektrum integrierbarer Werkzeuge. Hier ist beispielsweise die Integration von Audio- oder Video-Daten in ein technisches Dokument zu nennen. Aber auch die Möglichkeit, beispielsweise CBT-Informationen (CBT = Computer Based Training) mit einer Dokumentation zu verknüpfen, stellt eine neue Herausforderung für Dokumenten-Management-Systeme dar.

Modularer Aufbau der Dokumentation
Leider findet der modulare Aufbau, der in vielen technischen Dokumentationen gefunden werden kann, bisher nur eine schwache Unterstützung. Durch den modularen Aufbau der Dokumentation wird es ermöglicht, gleiche Teile unterschiedlicher Dokumente nur einmal im System zu halten und in den verschiedenen Dokumentationen einzubinden. Eine mögliche Fehlerquelle, die bei der Durchführung einer Aktualisierung immer latent vorhanden ist, kann dadurch ausgeschaltet werden.

Verschiedene Publikationsmedien
Als letzer Punkt ist zu nennen, daß Dokumentation in zunehmendem Maße auf verschiedenen Medien publiziert wird. Hier ist es erforderlich, ein Werkzeug zu verwenden, daß die integrierte Bearbeitung dieser unterschiedlichen Medien erlaubt. Idealerweise werden die Dokumente in einem medienneutralen Format in dem Redaktionspool gehalten und erst bei der Publikation auf ein spezielles Ausgabemedium, etwa Papier, WWW oder CD-ROM, mit spezifischen Informationen versehen, die für das jeweilige Publikationsmedium erforderlich sind. So ist es beispielsweise denkbar, Anmerkungen auf Papier als »Fußnote« und bei der CD-ROM-Version als »Pop-up Window« zu realisieren.

2.3 Organisatorische Aspekte
Werden die organisatorischen Aspekte betrachtet, so ergeben sich die nachfolgend diskutierten Punkte.

Papieroriertierte Erstellung
Auch wenn in der letzten Zeit ein Umdenkprozeß feststellbar ist, so wird bei der Erstellung der Dokumentation häufig ein Prozeß verfolgt, der sehr stark auf das Papier ausgerichtet ist. Diese Ausrichtung bezieht sich dabei auch auf die verwendeten Werkzeuge. Hier wäre eine noch stärkere Abwendung hin zu einer Philosophie der Erstellung von Informationen anstatt von Kapiteln wünschenswert. So spielt es bei der Publikation auf unterschiedlichen Medien keine Rolle, wie Abbildung und Unterschrift zueinander angeordnet sind. Es wäre sogar denkbar, bei einer elektronischen Publikation Abbildungen erst auf spezielle Interaktion durch den Betrachter in einem sog. »Pop-up-Window« zu präsentieren.

Monolithischer Aufbau der Dokumentation
Heutige Dokumentation ist leider oft sehr monolithisch aufgebaut. Dies hat zur Folge, daß Anwender mit großen Mengen von Papier versorgt werden, jedoch nur einen unzureichenden Leitfaden haben, welche Informationen in einem gegebenen Umfeld für sie relevant sind und wo diese Informationen zu finden sind. Bedenkt man nun noch zusätzlich, daß eventuell die komplette Dokumentation einer Produktfamilie aus logistischen Gründen komplett einem Anwender übergeben wird, dieser aber nur eine sehr kleine Auswahl dieser Produkte im Einsatz hat, so ist leicht ersichtlich, daß eine bessere, sprich abgestimmtere, Dokumentation für den Anwender von großem Nutzen wäre.
Die bereits angesprochene große Anzahl von Querverweisen führt in der Praxis immer wieder dazu, daß Teile der Dokumentation überarbeitet werden und durch diese Überarbeitung Querverweise nicht mehr korrekt sind. Ein Werkzeug, mit dem diese Querverweisproblematik verbessert werden könnte, würde die Zufriedenheit der Anwender mit einer Dokumentation stark erhöhen.

Mehrfache Erstellung gleicher Inhalte
Aufgrund der fehlenden Unterstützung für einen modularen Aufbau der Dokumentation müssen gleiche Inhalte oftmals mehrfach erstellt werden. Dies hat einen entsprechenden Mehraufwand zur Folge. Auch wird die Vereinheitlichung der Dokumentation hierdurch erschwert, was insbesondere dann der Fall ist, wenn die Erstellung dieser an sich gleichen Informationen durch unterschiedliche Autoren erfolgt. Selbstverständlich führt diese Arbeitsweise auch dazu, daß bei Aktualisierungen (beispielsweise Verweise auf neue Normen) diese nicht bei allen Teilen durchgeführt werden, was eine inkonsistente bzw. falsche Dokumentation zur Folge hat.

2.4 Fazit
Betrachtet man die oben diskutierten Aspekte, so lassen sich die folgenden Aufgabenschwerpunkte für Dokumenten-Management-Systeme im Umfeld technischer Redaktionen festhalten:

Über den Autor

Christoph Altenhofen studierte Informatik mit dem Nebenfach Wirtschaftswissenschaften an der Universität Kaiserslautern. Seine Diplomarbeit, die er am »Europäischen Zentrum für Netzwerkforschung« (ENC) der IBM in Heidelberg erstellte, trug den Titel »Externe Referenzen in normierten Dokumentenarchitekturen«.

2 1/2 Jahre am ENC der IBM. Dort beschäftigte er sich zunächst intensiv mit der Thematik des offenen, normierten Dokumentenaustauschs (ODA, SGML). Dabei war er an einem mehrjährigen Projekt bei einem großen schweizer Finanzdienstleister beteiligt, das die Einführung von SGML im Bereich des Weisungswesens zum Inhalt hatte. Anschließend war er in der Abteilung »Telekooperation« in mehreren Forschungsprojekten im Bereich Workflow tätig.

Seit Oktober 1995 arbeitet Christoph Altenhofen am Fraunhofer IAO. Dort arbeitet er im CC Software Management und ist Leiter des IAO-Zentrums »Dokumenten- und Workflow-Management«. Zu seinem Aufgabengebiet gehört die Durchführung und Leitung von Projekten aus dem Themengebiet des Dokumenten- und Workflow-Managements. Die Projekte sind sowohl aus dem Bereich der Forschung, als auch aus dem industriellen Bereich, wobei sowohl öffentliche Dienstleister als auch produzierende Unternehmen zu den Kunden zu zählen sind.