Kosteneinsparung  

    Alle Informationen  

    Fehlbestellungen  

    gleiche, aktuelle Daten  

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sorgen für Kundenzufriedenheit und hohe Servicequalität 

Durch die immer schneller werdenden Informations- und Produktzyklen besteht für immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit, auch in der Dokumentation neue Wege zu gehen. Bisher genutzte analoge Medien, wie Microfiche oder gedruckte Kundendienstinformation, lassen keinen Spielraum für kurzfristige Änderungen oder Ergänzungen und sind in der Erstellung aufwendig und kostenintensiv. Komplexe Sachverhalte gerade im Ersatzteilbereich werden dabei oftmals nur ungenügend abgebildet. Innovative Ansätze rücken daher in der Dokumentation mehr und mehr in den Vordergrund. Zumal auch die Dokumentation für die Kundenzufriedenheit eine wichtige Rolle spielt. 

Bis zu 50% Kosteneinsparung 

Durch den Einsatz elektronischer Dokumentationswerkzeuge können viele Problemstellungen im Informationsmanagement herstellender Betriebe aufgelöst werden. Digitale Werkzeuge helfen dabei nicht nur bestehende Ressourcen besser zu nutzen, sondern können sogar bis zu 50% der Kosten bei der Erstellung der Dokumentation einsparen und wertvolle Arbeitskraft für neue Tätigkeitsbereiche freisetzen. Elektronische Ersatzteilkataloge, wie das von der belenus GmbH in München entwickelte Softwaresystem belenus parts, setzen dabei innovative Technologien für die Darstellung und den Transport aller relevanten Informationen ein. Zahlreiche Funktionen und Abläufe werden auf CD-ROM und im Internet für den Anwender transparent und ergonomisch dargestellt. Alle relevanten Dokumente können dabei auch weiterhin auf Papier ausgegeben werden und stehen somit in gewohnter Weise zur Verfügung. Durch die zunehmende Internationalisierung bei gleichzeitiger Zentralisierung gewinnt die Forderung nach mehrsprachiger Dokumentation immer mehr an Bedeutung. Das System belenus parts schafft hier große Erleichterung durch mehrsprachige Programmoberflächen. Dabei ist das Wechseln der Sprache für Inhalte und Programmoberflächen sogar während der Laufzeit möglich (Bild 1). 

Bild 1. Während der Laufzeit des Systems kann die Sprache jederzeit gewechselt werden 

Der Aufbau des Systems belenus parts orientiert sich an der Produktstruktur des Unternehmens. Zusammenhänge, z.B. zwischen Stücklisten, Zeichnungen und Kundendienstinformationen, werden in einer sinnvollen Verzeichnisstruktur übersichtlich dargestellt (Bild 2).

Bild 2. Die einfache Verzeichnisstruktur macht die Informationen übersichtlich 

Bild 3. Notizen werden in der Datenbank hinterlegt und stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung 

Fehlbestellungen ausgeschlossen 

Gerade im Ersatzteilbestellwesen entstehen erhebliche Kosten durch Fehlbestellungen. Unleserliche Bestellungen und falsche Zuordnungen beim Außendienstmitarbeiter führen in der Logistik zu unnötigen Mehrkosten. Durch das bei belenus parts integrierte Bestell- und Warenkorbsystem sind Fehlbestellungen so gut wie ausgeschlossen. Außerdem gestatten sie dem Benutzer, seine Bestellvorgänge ablauforientiert zu rationalisieren, Abfragen bei Mehrfachbestellungen sind hierfür beispielhaft (Bild 4). Ob die Bestellung per Fax, E-Mail oder Internet abgewickelt wird, entscheidet der Nutzer individuell nach seinen Wünschen.

Bild 4. Durch das integrierte Bestellsystem sind Fehlbestellungen nahezu ausgeschlossen 

Aber nicht nur für den Mitarbeiter vor Ort entstehen Vorteile beim Einsatz elektronischer Ersatzteilkataloge. Auch für die technische Dokumentation werden neue Wege in der Informationsweitergabe eröffnet. Durch die zentrale Verwaltung aller technischen Informationen im System belenus parts ist es möglich, alle Ausgabemedien mit den gleichen Daten zu bedienen. Ob Papier, CD-ROM oder Internet, alle Anwendungen verfügen über die gleiche Datenbasis. Durch Schnittstellen zu PPS- oder Warenwirtschaftssystemen wie SAP oder Baan wird eine einfache und sichere Übernahme aktueller Unternehmensdaten gewährleistet. So wird z. B. ein Ersatzteilkatalog auf CD-ROM oder für das Internet automatisch mit immer aktuellen Daten im Unternehmen selbst produziert. Die Beauftragung von externen Dienstleistern und die dabei entstehenden Zeitverluste und Kosten entfallen. Das Standard-Softwaresystem belenus parts kann auch individuellen Kundenwünschen angepaßt werden, um für jedes Unternehmen ein individualisiertes Dokumentationssystem zu schaffen.