Allgemeine Angaben

Diese Anleitung richtet sich in erster Linie an Technische Redakteure aus Firmen, deren kleinste Erzeugnis-Losgröße 1 ist, d.h., die keine Serien, sondern "Unikate" produzieren. Aus wirtschaftlichen Gründen arbeitet man bei derartigen Losgrößen mit Baugruppen (Modulen). In solchen Firmen (sicherlich die Mehrzahl aller mittelständigen Maschinenbaubetriebe) arbeiten ein oder mehrere Mitarbeiter (Redakteure) in der Technischen Redaktion, um die Kundendokumentation auftragsbezogen immer wieder neu zusammenzustellen. 

Diese Anleitung hilft jenen Technischen Redakteuren, sich ein Raster zu schaffen, um Informationen nicht wahllos, sondern zielgerichtet und prozeßorientiert zu sammeln und auszuwerten. Durch ein derartiges Verfahren wird sichergestellt, daß die Nutzer der Erzeugnisse wirklich alle für sie relevanten Informationen erhalten. Andererseits gewährleistet das Raster ein gleiches Aussehen verschiedener Erzeugnisbereiche. Auch wird bei technischen Änderungen die Austauschbarkeit von Textteilen erheblich erleichtert. 

Alle erwähnten Beispiele sind zufällig ausgewählt worden und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sicherlich ergibt sich für jede andere Maschinenbau-Firma ein anderer Lebenslauf des Erzeugnisses, eine andere Zielgruppe usw. Auch sind aus Gründen der Übersicht die Bereiche "Steuerung" und "Zulieferaggregate" nicht in erforderlichem Maße berücksichtigt worden. 

Ablaufbeschreibung 

Vorarbeiten: Modulare Bauweise 

Prüfen Sie, ob Ihre Firma mit Baugruppen arbeitet, die funktionsbezogen zusammengestellt und benannt werden. Existieren keine entsprechenden Baugruppeneinteilungen, so legen Sie diese selbst fest. Existieren bereits Baugruppen, die nicht oder nur teilweise funktionsbezogenen Charakter haben, so können Sie natürlich ebenfalls Ihre eigenen Baugruppen und deren Bezeichnungen bilden. Diese Vorgehensweise erschwert allerdings erheblich die Kommunikation zwischen der Technischen Redaktion und weiteren Abteilungen des Hauses, da Sie jede Information dieser Abteilungen vor der eigentlichen Auswertung "umrechnen" müssen. Hinzu kommt, daß der Nutzer der Maschine Informationen aus Ihrer Firma nicht nur von Ihnen erhält. Er arbeitet (dokumentationsbezogen) mit einer Baugruppeneinteilung, die möglicherweise einer weiteren Einteilung in den Katalogen, Prospekten und Angebotstexten widerspricht... 

Vorarbeiten: Software, Regelwerke, Periodica

Wählen Sie ein geeignetes Textverarbeitungsprogramm und/oder DTP-Programm aus. Beachten Sie hier die Auswirkungen auf die zukünftige Arbeit. Wechseln Sie später das Programm, kann das Folgen haben, die ggf. über das reine Umformatieren hinausgehen. Hilfestellung erhalten Sie z.B. über einen objektiven Vergleich aller gängigen Systeme vom Institut für technische Literatur (ITL) in München (Ansprechpartner: Dieter Gust).Siehe Artikel vom Dezember 2001 

Prüfen Sie, welche Regelwerke Sie im formalen Bereich zu beachten haben. Sie finden nachfolgend eine Auswahl der wichtigsten DIN-Normen, die allerdings kein Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. 
 

Auch sind Regelwerke hinsichtlich Dokumentationen für spezielle Erzeugnisbereiche, wie Zentrifugen (DIN E24403 Betriebsanleitung für Zentrifugen) oder Förderbänder (VDI 3620 Leitfaden für die Aufstellung einer Betriebsanleitung für Stetigför-derer) veröffentlicht worden. 

Prüfen Sie, welche Unterlagen noch hilfreich seien können. Beispiele: Loseblattsammlungen, Periodica usw. 

• Das ABZ der technischen Dokumentation, Herausgeber: Tanner Dokuments KG, Bregenzer Straße 11-13, 88131 Lindau
• DESKTOP Dialog, Herausgeber: Desktop-Verlag GmbH, Postfach 20 01 04, 63307 Rödermark 
• Technische Dokumentation, Herausgeber: Dipl.-Wirtschafts-Ing. Harald B. Adolph, TechDokVerlag, Postfach 31 04, 71373 Weinstadt 
• tekom-Nachrichten, Herausgeber: tekom e.V. Markelstraße 34, 70193 Stuttgart 

• Legen Sie zunächst fest, welche Maschine als Pilotprojekt mit einer Musterdokumentation beschrieben werden soll.
• Legen Sie einen Ordner über interne Technischen Dokumentation des Auftrages an (Auftragsbestätigung, Ausdruck der Stücklisten, relevante Zeichnungen etc.).
• Lassen Sie parallel die herkömmliche Dokumentation ebenfalls erstellen, um einen abschließenden Vergleich durchzuführen.
• Erstellen Sie ein Pflichtenheft für die Musterdokumentation. 
• Entscheiden Sie sich für ein Layout und halten Sie diese Entscheidung präzise schriftlich fest. 

Empfehlung: CI-Ausarbeitungen großer Firmen wie SNI, um daran angelehnt eigene "Hausgesetze" zu entwickeln. 
• Wählen Sie einen möglichst großzügigen Zeitrahmen, um Fremdbestimmungen abzufangen. 

Diese Pilot-Projekt-Maschine sollte (falls möglich) für den deutschen Markt bestimmt sein, da Erfahrungen gezeigt haben, daß sich kostenintensive Übersetzungen erst nach der Einarbeitungsphase rentieren. Generell sollte erst die Übersetzung durchgeführt werden, wenn absolut klar ist, das Systematik und Layout Hausgesetz geworden sind und der zu übersetzende Text in technischer, juristischer und stilistischer Sicht einwandfrei und vollständig ist. Nichts ist schlimmer, als einen Standardtextbau-stein(z.B. Sicherheit) lediglich aus stilistischen oder optischen Gründen zu ändern, der für alle Erzeugnisbereiche gilt und bereits in viele Sprachen übersetzt wurde. Die dabei entstehenden Kosten können nicht an reale Aufträge angehängt werden, son-dern müssen dem Allgemeinkostensatz zugeschlagen werden. 

Eigentliche Entwicklung der Dokumentation: 

Analyse des Lebenslaufes des Erzeugnisses 

• Führen Sie eine Risikobewertung nach DIN EN 292 Teil 1 und prEN 1050 durch.
• Analysieren Sie in systematischen Gesprächen mit dem Vertrieb, der Konstruktion und vor allem dem Kundendienst den Lebenslauf eines Standarderzeugnisses Ihres Hauses und unterteilen Sie ihn in Abschnitte.
• Unser Beispiel: Die Maschine wird an ihrem Aufstellungsort an Energieversorgungs-und Produktzu- und -abführungssysteme angeschlossen. Notieren Sie daher "Anschließen" in der 1. Spalte: Lebensabschnitt der Maschine. 
• Suchen Sie möglichst den Abgleich mit dem Kunden. Er wird Ihre Bemühungen schätzen und Sie entsprechend unterstützen.
• Vernachlässigen Sie dabei zunächst die bisher erstellte Betriebsanleitung und orientieren Sie sich an tatsächlichen Schwerpunkten.
• Beginnen Sie mit dem Zeitpunkt, zu dem der Kunde Ihrer Firma schriftlich den Auftrag erteilt.
• Beenden Sie die Liste mit der möglichen Verschrottung des Erzeugnisses.
• Berücksichtigen Sie auch gegebenenfalls branchenspezifische Besonderheiten.
• Fassen Sie das Ergebnis Ihrer Analyse -wie im Beispiel- chronologisch in Tabellenform.

• Personifizieren Sie nun diese Lebenslaufabschnitte, indem Sie analysieren, welcher Funktionsträger im Haus des Kunden für die entsprechende Tätigkeit im Rahmen dieses Lebensabschnittes verantwortlich ist.
• Unser Beispiel: Die Maschine wird an ihrem Aufstellungsort an Energieversorgungs-sowie Produktzu- und -abführsysteme angeschlossen. Der Anschluß wird Ihren Informationen zufolge vom Instandhaltungspersonal vorgenommen. Notieren Sie daher "Mitarbeiter der Instandhaltungsabteilung" in der 2. Spalte: Nutzer der Dokumentation. 
• Klassifizieren Sie anschließend die Qualifikation dieser Personengruppe, um die Textbausteine später bezogen auf das technische Wissen und den Sprachgebrauch zu erstellen.
• Unser Beispiel: Sie erkennen: Die Mitarbeiter in der Instandhaltungsabteilung (des Kunden) sind bezogen auf ihre Qualifikation Maschinenschlosser oder haben eine artverwandte Berufsausbildung. Notieren Sie daher "Maschinenschlosser oder ähnliches" in der 3. Spalte: anzunehmende Qualifikation.

Nun ist es möglich, aus den vorhandenen Informationen die jeweilige Textart abzuleiten. Sie erkennen jetzt, daß die verschiedenen Lebensbereiche Ihrer Maschine vielfältige Informationen bei unterschiedlichen Personenkreisen notwendig machen. So benötigt der Kunde z.B. ein Technisches Datenblatt, einen Anschlußplan, eine Anleitung zur Wartung etc. Diese vielfältigen Informationen wiederum können aber bei gleichen Nutzern und "ähnlicher" Textart zusammengefaßt und optimiert werden. Es bietet sich beispielsweise an, alle Instandhaltungsanleitungen zu einer zusammenzufassen. 

Lt. DIN ist Wartung + Inspektion + Instandsetzung = Instandhaltung 

Unser Beispiel: Sie erkennen, daß der Nutzer unserer Dokumentation aufgrund seiner Qualifikation (Betriebsschlosser) in der Lage ist, die Anschlüsse lediglich mit den erforderlichen Technischen Daten, ohne weitere Begleittexte vorzunehmen. Deshalb leiten Sie ab in das Betriebsanleitungskapitel "Technische Daten" sowie in die Aufbauzeichnung. Notieren Sie daher "Datenblatt" und "Aufbauzeichnung" in der 3. Spalte Textart. 

Unser Beispiel: Da bereits vor Auslieferung der Maschine mit den erforderlichen Installationsmaßnahmen beim Kunden begonnen wird, erhält er für die Vorbereitende Tätigkeit (2. Zeile) ebenfalls ein Datenblatt einschließlich Aufbauzeichnung. Fassen Sie deshalb die Textart "Datenblatt" und "Aufbauzeichnung" in der 6. Zeile mit der Textart gleichen Namens in der 2. Zeile zusammen. 

2. und 6. Zeile: Datenblatt und Aufbauzeichnung: Sehen Sie die Maschine als black box, so erkennen Sie Zu- und Abflüsse von Hilfsmitteln (Wasser, Luft), zu verarbeitende Produkte und Energie (Strom). Die gebündelten Informationen über die (hier pauschal so bezeichneten) Zu- und Abflüsse benötigt der Kunde vor Anlieferung der Maschine bzw. bei der Installation selbst. Beispielsweise müssen ihm für Druckluft alle Parameter (min. und max. Druck, Verbrauch, Anschlußmaß und -ort, Luftzustand) bekannt sein.

Im Kapitel "modulare Bauweise" wurde auf die Wichtigkeit von Baugruppen hingewiesen. Setzen Sie nun die eben abgeleiteten Textarten mit den Baugruppen Ihrer Pilot-Projekt-Maschine in Relation, so erhalten Sie eine Matrix. Diese Matrix dient als Leitfaden für Ihre weitere Vorgehensweise, denn sie gibt die Inhalte der zu erstellenden Textbausteine wider. 

Da es unnötig ist, jede einzelne Textart mit der Maschine selbst zu kombinieren und ein Datenblatt einschl. Aufbauzeichnung pro einzelner Baugruppe zu erstellen, fallen diese Textbausteine weg. 

Auf unser Beispiel bezogen, benötigt der Redakteur jetzt 6 (5 Baugruppen + Maschine) x 6 (Textarten) = 36 - 5 (Datenblatt/Aufbauzeichnung für 5 Baugruppen) - 4 (Textarten für die Maschine) = 27 Textbausteine. 

Ein Textbaustein enthält Informationen über eine Baugruppe, die mit einer Textart verknüpft ist. 

Für die Gliederung entscheiden Sie sich zwischen 2 Alternativen. Sie haben eben die Textarten mit den Baugruppen kombiniert. Sie haben jetzt folgende Wahl: 

• Möchten Sie in der 1. Ebene die Baugruppe und in der 2. Ebene die Textgruppe (Beispiel 1), so fassen Sie die Baugruppen in Kapiteln zusammen, die in Textarten unterteilt werden. 
 

Beispiel 1 

• Bevorzugen Sie die Textgruppe in der 1. Ebene und die Bausteine in der 2. Ebene (Beispiel 2), so legen Sie Ihre Kapitel entsprechend den Textgruppen an und unterteilen diese in Baugruppen. 

Beispiel 2 

Umsetzung

• Erstellen Sie eine Liste aller, zu diese Maschine aussagefähigen Personen (Konstruktionsleiter, Konstrukteur, Kundendienstleiter, Kundendienstmonteur, Mitarbeiter Ihres Technikums etc. ). 
• Vereinbaren Sie mit dem jeweiligen Ansprechpartner einen Termin an einem ruhigen Ort (Besprechungszimmer). Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor (siehe auch Vorlage) und planen genügend Zeit ein. Prüfen Sie den Einsatz eines Diktiergerätes zum Mitschneiden der Befragung. 
• Stellen Sie zunächst Ihre bisherige Arbeit vor und erläutern anschließend Ihre weiteren Ziele. Betonen Sie, wie wichtig die Mitarbeit der jeweiligen Person für dieses Projekt ist.
• Legen Sie diesem Gesprächspartner die vorhandenen Konstruktions- und Auftragsunterlagen (siehe "Ordner über die interne Technische Dokumentation") vor und bitten ihn um stichwortartige Kurzangaben, was ihm zur ersten Thematik: z.B. Anschluß/Erst-Inbetriebnahme der Baugruppe XYZ einfällt.
• Notieren Sie die Angaben, und übertragen diese möglichst sofort nach Beendigung des jeweiligen Gespräches ausführlich in Ihre Textverarbeitung, da zu einem späteren Zeitpunkt die Angaben nur noch unvollkommen nachvollziehbar sind. 
• Beim nächsten Ansprechpartner dient Ihnen bereits die Niederschrift des letzten Gespräches als Notizvorlage. Vernachlässigen Sie zunächst diese Angaben, und fragen den jetzigen Gesprächspartner neutral zur Thematik ab. Abschließend tragen Sie kurz das letzte Ergebnis vor. Möglicherweise finden Sie dadurch zu diesem Thema ergänzende Angaben, an die der jetzige Ansprechpartner bislang kaum gedacht hat. 
• Fahren Sie so mit allen weiteren Personen fort, um die Informationssammlung möglichst vollständig zu erarbeiten. 
• Setzen Sie abschließend die gesammelten Informationen in einzelne Textbausteine um. 

• Arbeiten Sie mit kurzen, knappen und direkten Handlungsanweisungen.
• Schreiben Sie keine Schachtelsätze. Zerlegen Sie bei Bedarf den Satz. 
• Die Information eines Satzes beinhaltet das, was der Nutzer der Doku ausführen kann, ohne neu nachzulesen. 
• Arbeiten Sie mit Aufzählungszeichen. 
• Stellen Sie, falls vorhanden, das Verb an den Anfang des Satzes. 
• Verzichten Sie auf Modalverben wie "müssen", "sollen", "können". 
• Reden Sie Ausführenden direkt an.
• Verwenden Sie immer die gleichen Fachbegriffe. 
• Integrieren Sie im "Warnfall" die mögliche Auswirkungen in den Absatz. 

Achten Sie während des Betriebes auf ungewöhnliche Geräusche. Prüfen Sie, ob ...
Prüfen Sie den Zustand der Dichtung und tauschen diese bei Bedarf aus 
Berücksichtigen Sie in Ihrer Steuerung, das immer eine Luftbeaufschlagung während der Stellung "zu" erfolgen muß. Erfolgt die Beaufschlagung nicht permanent, ist die Dichtigkeit der Klappe nicht mehr gewährleistet. 
Gewährleisten Sie, daß Sperrmedium permanent und immer in richtige Menge ansteht. 
Gewährleisten Sie vor der Erst-Inbetriebnahme Sicherheit: .... Zu Ihrer eigenen Sicherheit 

Korrekturen und Fehlerarten 

• Setzten Sie einen festen Termin (Redaktionsschluß). Ab diesem Termin werden keine Änderungen mehr durchgeführt. 
• Legen Sie den endgültigen Textbaustein verschiedenen Ansprechpartnern sowie "technisch neutralen" Mitarbeitern zum Korrekturlesen vor und berücksichtigen Sie technische Korrekturen. Weisen Sie Änderungsvorschläge dieses Personenkreises im optischen (Layout) und stilistischen Bereich höflich aber bestimmt zurück, da Sie der Verantwortliche für diesen Bereich sind.
• Geben Sie sich nicht der Illusion hin, das der vollständige Text absolut fehlerfrei ist. 
• Unterscheiden Sie Fehler! 

Auf seiner Homepage beschreibt Herr Stötefalke auch den Einsatz des Programmes DokuPro, das entwickelt wurde um die Erstellung großer Dokumentationen unter Word for Windows zu erleichtern. (Die Redaktion)