Entwicklung Tätigkeit Unterschiede
 

Was heißt Information? 

• in-formare – einformen, eine Form geben; formen, bilden, gestalten, unterrichten 
• informieren – benachrichtigen, Auskunft geben, belehren 
• Information – Bildung, Gestaltung, Nachricht, Mitteilung, Auskunft 

Was ist Information? 

• Information ist eine gegenwarts- und praxisbezogene Mitteilung über Dinge, die einer Person oder mehreren Personen im Augenblick zu wissen wichtig ist 

[Helmut Seiffert] 
• Information ist Gewinn an Wissen bzw. beseitigte Ungewissheit [dtv-Atlas zur Informatik 1995] 
• Information ist Transfer von Wissen 

[Harald Zimmermann] 
• Information ist Wissen in Aktion [Rainer Kuhlen] 

[In diesem Zusammenhang sollen die kommunikationstheoretischen und nachrichtentechnischen Facetten des Begriffs Information (Shannon) ausgeklammert werden.] 

Information kann allgemein beschrieben werden als die „schrittweise und wiederholte Beseitigung von Ungewissheit in Problemlösungs- und beseitigungsprozessen, in denen die Zuführung externen Wissens (d.h. beim Problemlöser nicht vorhandenes Wissen) notwendig ist. Dies beruht auf Kommunikationsprozessen, die technisch unterstützt sein können, in der Absicht, den internen Zustand des Wissens beim Akteur so zu verändern, dass eine begründete Entscheidung möglich ist.“. [Buder u.a. (Hg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. München u.a. 1997] 
 

Was heißt Dokumentation? 

• docere – lehren, unterrichten 
• Dokument – Mittel zur Belehrung, Beweismittel, Urkunde, Schriftstück 
• Dokumentieren – beweisen, beurkunden 
• Dokumentation – Sammlung von Dokumenten, Dokumentationsprozess, Dokumentationsstellen 

Dokument s. „Urkunde, Schriftstück, Beweis“. Im 17. Jhdt. aus lat. documentum „Beweis“ –  zu lat. docere „be-lehren“, in dessen mlat. Bedeutung „beweisende Urkunde“ entlehnt. Die eigentliche Bedeutung von lat. documentum ist „das zur Belehrung über eine Sache bzw. zur Erhellung einer Sache Dienliche“. 

Abl. dokumentieren. „beurkunden, beweisen“ (19. Jhdt.); dokumentarisch: „urkundlich, belegbar“ (19./20. Jhdt.) 
[Duden: Herkunftswörterbuch 1963] 
 

Was ist Dokumentation (I)? 

Die klassische Definition von Dokumentation lautet: 
 

• Docmentation c‘est réunir, classer et distritbuer des documents de tout genre dans tout les domaines de l‘activité humaine. 

[Fédération International de Documentation,  um 1930] 
• Documentation is the collection and storage, classification and selection, dissemmination and utilisation of all types of information. 

[International Federation of Information and Documentation, 1960] 

Was ist Dokumentation (II)? 

• Dokumentation ist der Weg, Information das Ziel 
• das Sammeln, Ordnen und Nutzbarmachen bzw. gezielte Wiederauffinden von Dokumenten aller Art ohne Rücksicht darauf, ob die dazugehörigen Schriftstücke verfügbar sind 
• Herstellen einer Datenbasis (Wissensbasis) als Informationsdienstleistung 
• Herstellen von Informationssystemen (Bibliotheken, Archive, Dokumen-tations--stellen, Datenbanken) 

Bereits in den zwanziger Jahren sind Dokumentations- bestrebungen festzustellen. Die Institutionen der frühen Dokumentationsbewegungen wurden häufig auch als „Schrifttumsauskunftstellen“ bezeichnet [Seeger in Bude u.a., München u.a. 1991, S. 38] Die Anfänge der Dokumentation stellen sich als eine Mischung aus Bibliographie, Normung und weiterentwickeltem Bibliothekswesen dar. 

• 1908: 4. Internationale Konferenz für Bibliographie und Dokumentation 
• 1917: Deutscher Normenausschuss 
• 1941: Gründung der Deutschen Gesellschaft für Dokumentation (DGD); Neugründung 1948, heute DGI 
• 1961: Gründung des Vereins Deutscher Dokumentare (VDD) 
• 1962: Gründung des Instituts für Dokumentationswesen (IDW) 
• 1964: Einrichtung eines Referats Dokumentation im Bundesministerium für wissenschaftliche Forschung 
• 1969: Eigenständige Lehreinheit an der FU Berlin 

Auf der 4. Internationalen Konferenz für Bibliographie und Dokumentation wird die Bezeichnung  „Dokumentation“ erstmals offiziell verwendet. 
 

Entwicklung v. Information und Dokumentation (II) 

1974: IuD-Programm der Bundesregierung mit einem Gesamtvolumen von 442 Mio. DM wird verabschiedet 

• 1977: Erstes Fachinformationszentrum wird gegründet (FIZ) 
• 1977: Gründung der Gesellschaft für Information und Dokumentation (GID) 
• 1985: Fachinformationsprogramm (FI-Programm) 1985-1988 der Bundesregierung wird verabschiedet 
• 1996-2000: Aktionsprogramm der Bundesregierung: „Information als Rohstoff für Innovation“ 

„Die Arbeit der Menschen wird im 21. Jahrhundert hauptsächlich in der Erzeugung von Information durch Forschung und Wissenschaft, im Sammeln, Aufbewahren, Auswerten, Verbreiten von Information und in der Organisierung des Wissens bestehen.“ [Bundesminister Genscher auf dem Zukunftstag 1991 in Düsseldorf, zitiert nach Henzler 1992] 
 
 

Tätigkeiten in Information und Dokumentation 

Um die Vermittlung fachlichen Wissens an andere Personen bewerkstelligen zu können, bedarf es verschiedener Methoden,Verfahren, Instrumente, Regeln, Techniken und Technologien. 

- Input 
o Beschaffung der Dokumente 
o Dokumentenerfassung 

- Repräsentation
o Dokumentenanalyse 
o Dokumentenbeschreibung (Auswertung, Abstracting) 
o Ordnung der Dokumentationseinheiten 
o Speicherung der Dokumentationseinheiten 

- Output
o Retrieval (Anfrage, Frageformulierung, Recherche) 
 
 

Unterschiede Bibliothek – Dokumentation 

Die Information und Dokumentation ist im Gegensatz zum Bibliothekswesen primär nicht am einzelnen Dokument als physische Einheit interessiert, sondern an spezifischen, fachlich relevanten Informationen, die das Dokument enthält. Demnach will die Dokumentation auch eigentlich nicht, wie die Bibliographie, Dokumente, sondern primär Angaben über Dokumenteninhalte (Sachverhalte) nachweisen und diese als Information aktiv vermitteln. Eine Bibliothek hat vor allem mit Datenträgern zu tun und weist nach, was sie hat, wobei der Schwerpunkt auf selbständiger Literatur liegt. Eine Dokumentationsstelle hingegen hat vor allem mit Daten zu tun und weist nach, was es gibt, ohne sie selbst besitzen zu müssen. [Funk] 

Die Unterschiede zwischen Bibliotheksarbeit und Dokumentation liegen daher 

- in der Datenbasis 
Bibliothekskataloge enthalten nur Daten über Werke, die in der Bibliothek selbst vorhanden sind. Ansonsten versuchen Dokumentationssysteme den gesamten Bereich, für den sie zuständig sind, abzudecken, und nicht nur einen an einem bestimmten Ort verfügbaren Bestand von Dokumenten. 

- in der Erschließung 
Es findet in der Regel nur eine formale (Autor, Titel, Publikationsjahr, ... Einordnung in eine Klasse) und keine weitergehende inhaltliche Erschließung statt. 

- in der Art der Dokumente 
In der Regel dokumentieren Bibliotheken nur Printmedien, in zunehmendem Maße allerdings auch CD-ROMs, seltener Bilder und Filme. 
<>- in der Komplexität der Recherche
Suchverfahren in Bibliotheken sind normalerweise nicht so kompliziert, dass man Informationsvermittler benötigt, ganz im Gegensatz zur Recherche in Online-Datenbanken. 
 

Daten formal erfassen

Der erste Schritt der Datenaufbereitung ist die formale Analyse, Strukturierung und Erfassung der Daten nach einem vorgegebenen Schema (Formular). Die Erschließung der Dokumente erfolgt mittels Metadaten (Daten über Daten). Form und Anordnung der Metadaten wird in Regelwerken, Empfehlungen und Standards beschrieben: 
 

• Bibliotheks-Formate (Allegro-Kategorienschema, Marc 21) 
• Standards und Normen (ISO 3166, DIN 1463) 
• Regeln und Empfehlungen (RAK, ISBD, ISAD, FRBR, EAD, VRA) 
• Internet-Metadatenschemata (Dublin Core) (s. Anhang) 
• Syntax-Vereinbarungen (SGML, XML) 

Daten repräsentieren 

Eine weitere wichtige Voraussetzung für die „Wiederauffindbarkeit“ von Daten ist ihre inhaltliche Erschließung. 

Die wichtigsten Stichwörter hier sind 
 

• (automatische) Übersetzung 
• (automatische) Indexierung 
• Klassifikationen 
• Thesauri 
• Ontologien 

Informationen suchen und finden 

Ziel einer Recherche ist es, Informationen zu gewinnen, die auf eine bestimmte Anfrage zur Informationsbeschaffung zutreffen. 

Unter einem Information Retrieval versteht man das Wiedergewinnen von Informationen unter Verwendung von Abfrage-Sprachen in einem Datenbestand. Man unterscheidet zwischen Recherche als komplexem Suchvorgang und Retrieval als elektronisch gestütztem Suchprozess in digitalen Speichern. 

Suchmaschinen, Kataloge und Portale erleichtern das Retrieval im Internet. 
 

• Suchmaschinen (www.google.com) 
• Datenbanken (www.internet-datenbanken.de) 
• Kataloge (http://de.yahoo.com/) 
• Portale (www.clio-online.de/) 

Suchmaschinen ermöglichen eine Freitextsuche. Kataloge bieten zusätzlich einen Auswahl basierten Sucheinstieg, meist über allgemeine Kategorien, an. Portale sind Integrationsplattformen für Inhalte und Kommunikationsprozesse, die beliebige strukturierte und unstrukturierte Inhalte in Form von Daten und Dokumenten über definierte Beziehungen gezielt zugänglich machen können.