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Kataloge und katalogähnliche Dokumentationserstellung

Digital-Druckmaschinen sind aus dem Workflow außerhalb der Technischen Dokumentation nicht mehr wegzudenken. Ihr Einsparungspotenzial ist enorm und somit erhebt sich die Frage, ob wir auch innerhalb der Technischen Dokumentation noch Möglichkeiten sehen, kostengünstiger zu produzieren - sei es in der Redaktion oder beim Anfertigen und Umsetzen der Lay-outs. 

Durch den Einsatz von Digital-Druckmaschinen entfallen z. B. die Kosten für die Produktion von Druckfilmen. Dadurch erspart sich die Druckerei unter anderem auch die Rüstzeiten für die Montage der Druckplatten und nicht zu vergessen, das Anfertigen der Druckplatten selbst kostete ebenfalls Zeit und Material. Letztendlich ermöglichen uns Digital-Druckmaschinen in der Art wie die Quickmaster von Heidelberger Druckmaschinen Auflagengrößen ab 100 Stück aufwärts, vierfarbig gedruckt bei sechs Seiten zu Preisen um vielleicht DM 650,00. Da erhebt sich sehr wohl die Frage, ob bei der heutigen Produktionsstruktur von Technischer Dokumentation, bei der in der Regel die Kosten aus den Arbeitszeiten resultieren und der Materialaufwand zu vernachlässigen ist, ähnlich gespart werden kann wie beim Druck.

Die Antwort ist ein klares Ja. Betrachten wir uns dazu die Art der Tätigkeiten, die ein Technischer Redakteur verrichtet. Im wesentlichen handelt es sich dabei um folgende Schritte

  • Recherche der Daten
  • Grob- und anschließende Feingliederung der Dokumentationsstruktur
  • Niederschreiben der Texte - Festlegen/ Anfertigen von Bildern und Grafiken
  • Lay-out-Entwurf
  • Einladen der Texte, Bilder und Grafiken.
Die ersten drei Positionen lassen - sofern der Technischer Redakteur seine Arbeit professionell durchführt - wenig Spielraum für Rationalisierungsmaßnahmen. Er muss in jedem Fall recherchieren, um die Kenntnis für Funktion und Handhabung des Produkts zu gewinnen, er muss dann die Rechercheergebnisse strukturieren, beziehungsweise gliedern und schließlich die gewonnenen Erkenntnisse schriftlich fixieren und illustrieren.

Hingegen verlangen die letzten beiden Positionen den Einsatz von geballter Technik. Herkömmlich werden Lay-out Programme wie FrameMaker, PageMaker oder Corel Ventura Publisher eingesetzt, wobei das Einladen der Texte, Bilder und Grafiken in der Regel manuell (durch Anklicken) erfolgt.

Natürlich stellt es einen Unterschied dar, ob eine Dokumentation aus 10 Textblöcken und 10 Bildern besteht oder aus dem zehnfachen des zuvor genannten. Schließlich kommen Korrekturläufe hinzu, nicht nur bei den Texten sondern möglicherweise auch bei den Bildern. Und dann beginnt die Arbeit des Einladens wieder von neuem. In dem Maße, wie eine Dokumentationszusammenstellung sich wiederholende Tätigkeiten erfordert, liegt der natürliche Schluss nahe, das gewisse Teilaufgaben automatisiert werden könnten. An dieser Stelle angekommen, sollten wir alle nachdenken, ob wir uns von der herkömmlichen Produktionsmethode (mittels eines der bekanntesten Lay-out-Programme) abwenden sollten, hin zu einer Datenbank gestützten Produktion.

Natürlich hängt der Rationalisierungerfolg gerade auch von der Dokumentationsart ab, die wir fertigen wollen. Datenbank gestützte Technische Dokumentationen eignen sich für Kataloge aller Art und katalogähnliche Dokumente. Letztere können zum Beispiel Montageanleitungen sein. Häufig ist hier der Aufbau 2-spaltig, auf der linken Spalte das Bild auf der rechten der Text. Und nach dem ersten Bild kommt das zweite mit dem entsprechenden Text in der rechten Spalte, und dann das dritte usw. Zweifellos ein sehr systematischer Aufbau mit katalogähnlichem Charakter und dadurch prädestiniert, alle Bild- und Textdaten in einer Datenbank vorzuhalten.

Wenn das alles so einfach erscheint, warum ist diese Produktionsmethode dann nicht verbreiteter? Die Antwort ist simpel. Es gab in der Vergangenheit kein Datenbankprogramm, mit dem man ein vernünftiges Lay-out in Sachen Kataloge und anderen erstellen konnte. So war man gezwungen, eine Datenbank mit einem Lay-out Programm über ein so genanntes Brückenprogramm (bridge Programm) zu verbinden. Diese Lösung ist zeitaufwändig, erfordert einen hohen Programmieraufwand und ist damit sehr kostenintensiv. In aller Regel war eine Kosten-Nutzen-Relation nicht gegeben. Mit der Version 5 von FileMaker hat sich das grundlegend geändert. Jetzt können nicht nur katalogartig gestaltete Seiten generiert werden, sondern durch die mit der Datenbank verbundenen Programmiermöglichkeiten ist ein hoher Automatisierungsgrad auch und gerade bei der Eingabe redundanter Daten zu erreichen.

Unsere eigenen Versuche, Kataloge für elektronische Bauelemente Datenbank gestützt zu erstellen, brachte eine Reduzierung des Eingabevolumens um über 50 Prozent. Daten, die nicht manuell eingegeben sondern vom System berechnet werden, haben auch den Vorteil, immer richtig zu sein. Fehleingaben sind bei derartigen Daten nicht mehr möglich.
 
 

Harald B. Adolph
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004