FileMaker-Datenbank-Lösung zur Zeit- und Finanzkontrolle 

Die mühlbauer+partner Technische Dokumentation GmbH in Unterschleißheim bei München arbeitet täglich im Schnitt an etwa 50 Projekten, die es zu budgetieren, zu verwalten und zu überwachen gilt. In der Vergangenheit wurden die Daten elektronisch gestempelt und ausgewertet und auch die interne Koordination wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Personalwesen und das Rechnungswesen wurden manuell organisiert. Mit wachsendem Auftragsvolumen wurde diese Methode zu zeitintensiv und erbrachte nicht die notwendige Übersicht. Aus diesem Grund hat sich das Unternehmen entschlossen, eine flexible Software-Lösung einzusetzen, die maßgeschneidert auf die Belange des Unternehmens angepasst ist. Das FileMaker-Tool des Lösungsanbieters Ledergerber Solutions GmbH ist modulartig aufgebaut und besteht aus einer Projektverwaltung, Zeitverwaltung, einem Controlling-Modul, Customer Relationship Management und einem Modul zur Personalverwaltung.

Innerhalb der Projektverwaltung werden sämtliche relevanten Daten zu Projekten und Mitarbeitern erfasst. Das sind unter anderem das Projektteam mit seinen jeweiligen Verantwortlichkeiten, die Liefertermine sowie einzelne Aufträge, Joblisten, Bildlisten und Projektverfolgung.

In der Zeitverwaltung werden mitarbeiterbezogen Wochenarbeitszeit, Urlaubsanspruch sowie interne und externe Verrechnungssätze auf Stundenbasis hinterlegt, die zur Verwaltung der Gleitzeitkonten herangezogen werden. Außerdem dient sie als Zeitenkontrolle für alle Mitarbeiter, die in Echtzeit Projekt- und auftragsbezogen ihre geleisteten Stunden erfassen. 

Diese Art der Zeiterfassung dient einerseits dazu, den Mitarbeitern und Personalverantwortlichen eine Übersicht über Gleitzeit- und Urlaubskonten zu bieten, andererseits kann über das Controlling-Modul der Ist-Stand jedes einzelnen Projekts und Mitarbeiters abgefragt werden. 

Das Controlling-Modul ermittelt über die Zeitenkontrolle in Echtzeit Herstellungskosten, die den zur Verfügung stehenden Budgets gegenübergestellt werden. Jedem Mitarbeiter wird eine Kostenstelle zugeordnet, die neben Projektkonten zur internen Kostenverteilung dient. „Dies stellt einen der größten Vorteile für das Unternehmen dar“, so Hans-Georg Mühlbauer, Geschäftsführer der mühlbauer+partner Technische Dokumentation GmbH. „Ich kann jederzeit auf Knopfdruck erkennen, ob und wann ein Auftrag die Deckungsbeitragszone verlässt und rechtzeitig gegensteuern.“

Das in der FileMaker-Lösung integrierte Customer Relationship Management-Modul (CRM) ist ein hilfreiches Tool zur Kundenpflege sowie zur Neukundengewinnung. Im CRM-Modul können sämtliche Kundendaten hinterlegt und personalisierte Mailings direkt aus der Datenbank heraus generiert werden. Für eine wirkungsvolle Nachverfolgung der Akquise-Tätigkeit ist es darüber hinaus erforderlich zu wissen, wer, wann, wie, von wem und mit welchem Akquisitionsmaterial angesprochen wurde und wie die Reaktion darauf war. Ähnliches gilt für die Pflege bestehender Kunden und Key-Accounts. Auf diese Informationen haben alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff.

Das Personaladministrations- und HR-Modul verhilft dem Unternehmen, jeden in ein Projekt eingeschlossenen Mitarbeiter gemäß seiner Position automatisiert budgetieren zu lassen. „Früher war die Zuordnung von Stundensätzen zu Projekten mit großem Aufwand verbunden“, erinnert sich Hans-Georg Mühlbauer. „Heute ‚weiß’ das EDV-System, wem welcher Stundensatz zugeordnet ist, und kann so die Kosten für jeden Projektmitarbeiter automatisch kalkulieren. Dazu kommt, dass wir auch die Personalentwicklung unserer Mitarbeiter auf Knopfdruck einsehen können, was gerade bei Personalgesprächen und Vertragsverhandlungen von Vorteil ist.“
Hier werden auch für die Personalabteilung relevante Informationen zu allen Mitarbeitern erfasst und verwaltet. Die persönlichen Daten sowie das Erfahrungsprofil, die Position und der Tätigkeitsbereich des Mitarbeiters sowie seine Verantwortungsbereiche sind darin hinterlegt.

Das FileMaker-Tool wurde innerhalb von sechs Monaten auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und implementiert. „Die Prozesse in unserer Firma sind allesamt effektiver geworden, da wir Informationen schnell und ohne großen personellen Aufwand auswerten können“, so Mühlbauer. „Das hat für uns große Vorteile, denn endlich erhalten wir eine klare Kostentransparenz bei Nachkalkulationen und Abrechnungen.“