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Aufruf an Sie

PDF aus Word 97 

Adobe PDFMaker

Voraussetzungen und
   Installation

PDF genereieren

Der Autor

Tips und Tricks für technische Autoren (1)

Neue Serie - kurze Einführung

Die Arbeit von uns technischen Autoren ist geprägt durch einen intensiven Einsatz von EDV-Technik. Als Werkzeuge zur Arbeitserleichterung entwickelt, schaffen die Systeme aber nicht selten manches Kopfzerbrechen.

Neue Versionen - noch mehr Funktionen - aber auch neue Bugs. Die Evolution in der Software und die Garantie für lange, arbeitsreiche Nächte. "Neue" Medien und permanent steigende Anforderungen der Kunden tun dabei noch ihr Übriges. 

Meist sind es ja nicht die Grundfunktionen oder die reine Bedienung einer Software, die uns das Leben schwerer machen. Vielmehr, ist es das "Gewußt wie" und vor allem auch das "Gewußt womit". 

Und genau hier wollen wir ansetzen. Tips und Tricks aus der Praxis. Kurze Zusammenfassungen unter dem Motto:

  • Was können wir erreichen?
  • Womit können wir es erreichen?
  • Wie erreichen wir unser Ziel?

Aufruf an Sie !!!
Aus der Praxis - für die Praxis: Schicken Sie uns Ihre Lösungen - wir machen sie allen Lesern zugänglich!

E-Mail:  doku.net@t-online.de
Stichwort: Tips und Tricks

Wir freuen uns auf die vielen guten Tips und danken für Ihre Unterstützung.

 

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PDF aus Word 97

In der Serie FrameMaker 5.5 beschreibt Martin Wanka in dieser Ausgabe die Grundlagen von Adobe Acrobat und die Erstellung von PDF-Dateien mit FrameMaker.

An dieser Stelle wollen wir das Thema PDF noch etwas abrunden und die komfortable Erzeugung aus der Textverarbeitung Microsoft Word 97 vorstellen. Adobe stellt für Word 97 ein (noch) wenig bekanntes Programm, den PDFMaker im Internet zum Download bereit.
 

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Adobe PDFMaker

Der Adobe PDFMaker erlaubt die direkte Erstellung von PDF-Dateien aus Microsoft Word 97. Dabei geht die Funktionalität weit über die der bisher üblichen Wege, PDFWriter oder Postscript-Datei-Distiller hinaus.
Wesentliche Merkmale sind:
  • Übernahme der Word-Dokumenteneigenschaften

  • (z.B. Autor, Datum)
  • Automatische Generierung von Lesezeichen aus Word-Formatvorlagen (z.B. Überschriften)
  • Übernahme von Hyperlinks ins PDF-Format
    • Word-Hyperlinks im aktuellen Dokument
    • Links ins Internet / Intranet
    • Links zu anderen Dokumenten
  • Links aus Verzeichniseinträgen zu den jeweiligen Zielseiten 
  • Einfachste Bedienung direkt aus Word

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Voraussetzungen und Installation

PDFMaker basiert auf Word 97 - Macros und dem Acrobat Distiller bzw. dem PDFWriter. Frühere Versionen von Word werden nicht unterstützt. Acrobat Distiller oder PDFWriter müssen auf dem System installiert sein, d.h das Adobe Acrobat - Paket ist Voraussetzung.

Nach Download  und Start von PDFMaker.exe installiert sich das Programm und integriert in Word einen zusätzlichen Menüeintrag und eine neue Symbolleiste.
 


 
 
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PDF generieren

Voraussetzungen:
  • Sie haben Adobe Acrobat und PDFMaker installiert
  • Sie haben einen Text in Word erfaßt und mit Formatvorlagen formatiert
Vorgehen:
1. Word starten und Dokument öffnen

2. In der PDF-Symbolleiste den Eintrag Prefs wählen
 


3. Grundeinstellungen im Register General vornehmen

  • Benutzen Sie wenn möglich den Distiller anstelle des PDFWriters [1]
  • Sparen Sie Speicherplatz und löschen Sie die Postscript und Log-Dateien automatisch [2]
  • Wollen Sie das Ergebnis gleich anzeigen lassen - View PDF-File [2]
  • Wählen Sie die Optionen für Lesezeichen (Bookmarks) und Hyperlinks [3]
  • Vorsicht Falle!

  • PDFMaker generiert Lesezeichen aus Word-Standard-Formatvorlagen nur aus der englischen Variante HEADINGn.
    Wurden deutsche Vorlagen verwendet (ÜBERSCHRIFTn), müssen diese explizit als Custom-defined gekennzeichnet werden.
4. Anzeige-Optionen für die PDF-Datei einstellen
  • Register-Karte Display Options wählen
  • Parameter einstellen
5. Distiller-Optionen einstellen
  • Register-Karte Distiller Options wählen
  • Wenn möglich Acrobat V3.0-Kompatibilität wählen
  • Wenn notwendig alle Fonts ins PDF einbetten

  • (Embed all fonts)
  • Farbmodell (RGB/CMYK) wählen
6. Kompressionsraten einstellen
  • Register-Karte Compression wählen
  • Tip! Auflösung entsprechend der Rasterweite des Ausgabegerätes wählen!
7. Auf OK klicken und PDF-Generierung durch Klick auf
    die PDF-Schaltfläche starten


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Jörg Ferlein
arbeitet als selbständiger Dienstleister in den
Bereichen technische Dokumentation und EDV-Schulungen.
Jörg Ferlein
Ringstr. 69
73666 Baltmannsweiler
Tel. (07153) 4 86 83
ferlein@online.de



© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004