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Dokument zum Wissen
Vorwort In zahllosen Dokumenten eines Unternehmens ist umfangreiches und wertvolles Organisationswissen enthalten. Mit dem Einsatz von Dokument-Management-Systemen (DMS) wird versucht - Prozesse "rund um diese Dokumente" effizienter zu gestalten und das enthaltene Wissen verfügbar zu machen. Um dieses ehrgeizige Ziel zu erreichen muss neben dem reinen "Management" der Dokumente jedoch eine geeignete Transformation der Informationen stattfinden - die einen direkten, bedarfsgerechten und kontext-sensitiven Online-Zugriff ermöglicht. Wenn hierfür keine geeigneten Lösungen implementiert werden - scheitern Dokument-Management-Systeme in der Praxis häufig am Content-Scaling-Problem (CSP). Viele DMS entstanden in der Vergangenheit auf der Basis von Archivierungssystemen. Im Zentrum stand hierbei das Scannen von Papier-Dokumenten und deren den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen gerechte elektronische Ablage. Erweitert wurde dieser Ansatz sodann durch die Möglichkeit - auch bereits in elektronischer Form vorliegende Files zu archivieren - und verbundene Prozesse mittels computergestützter Workflows effizient auszuführen. Ältere Systeme (Filenet etc.) haben sich von reinen Archivssystemen zu leistungsstarken Dokument-Management- und Workflowsystemen entwickelt - während neue Systeme wie Lotus Domino.Doc auf bestehenden weitverbreiteten Plattformen und deren umfänglichen Diensten aufsetzen und das Dokument-Management in den Mittelpunkt stellen. Leistungsstarke Archivfunktionen können "als AddOn" über eine Schnittstelle angekoppelt werden. Alle DMS basieren heute jedoch auf dem Paradigma - sämtliche Dokumente anstatt im Filesystem oder proprietären Systemen direkt im DMS zu speichern - um Workflows, Zugriffe, Archivierungsanforderungen, Informationsrecherchen u.a.m. optimal abzudecken. Um jedoch eine Nutzung der Informationen durch die eigentlichen "Konsumenten" (Anwender innerhalb und außerhalb des Unternehmens) wirklich zu ermöglichen - ist dieser Ansatz "zu kurz gesprungen". Er führt vielmehr dazu - dass im DMS gespeicherte Informationen über kurz oder lang mehr oder weniger wie in einem "schwarzen Loch" verschwinden - und außer für die Autoren - durch die eigentlichen Nutzer (die Adressaten) der Informationen nicht oder nur sehr unzureichend und mit hohem Aufwand nutzbar sind. Im allgemeinen werden deswegen bestehende Informationen heute mit zusätzlichem Aufwand nochmals auf unterschiedliche Weise eigens für Online-Systeme (WebSites, Online-Datenbanken ...) aufbereitet. Dies führt zu diversen Problemen auf Kostenseite, bei der Datenaktualität, Konsistenz u.a.m. und mit diesen häufig zu einem Scheitern der Projekte. Neben effizienten Abläufen und ordnungsgemäßer Ablage oder Archivierung ist doch der einzige und wichtigste Zweck der Erstellung eines Dokumentes - dessen Informationen für die gegenwärtigen und künftigen Konsumenten optimal nutzbar zu machen. Wofür sonst werden Rundschreiben, Handbücher, Produktbroschüren, ISO 9000 Richtlinien - um nur einige Beispiele zu nennen - geschrieben ? Wenn der Aufwand für die Aufbereitung und Verteilung (Online, CD
ROM, Papier) von Dokumenten bzw. deren Inhalten mit zunehmendem Volumen
(Menge der Information, Anzahl der Dokumente, Anzahl der Empfänger,
...) steigt - liegt ein klassisches Content-Scaling-Problem vor. Der Kostenanstieg
kann im besten Falle linear verlaufen - in der Praxis ist er jedoch häufig
exponentiell. Das CSP führt häufig zum Scheitern von DMS - Projekten
- und bedingt im Zeitalter des "Cyberspace" zunehmend massive Wettbewerbsnachteile.
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Vom Content- zum Wissensmanagement Eine in Hypertext transformierte und elektronisch bereitgestellte Information
ist eine ideale Basis für ein unternehmensweites Wissensmanagement.
Denn nunmehr liegen alle relevanten dokument-spezifischen Informationen
in plattformneutraler - direkt online und alleine per Browser nutzbarer
Form vor. Recherchen liefern anstatt ganzer Attachments "Bildschirmseiten"
mit Informationseinheiten - die wiederum zu weiteren logisch verwandten
Themen via "Links" oder "Navigationsmenüs" verweisen. Wissensmanagementsysteme
- die etwa reale Abfragen systematisch speichern und "optimieren" (sozusagen
"selbstlernende Abfragesystem") - und damit einen Fundus von "Zugangswissen"
aufbauen und bereitstellen - können auf dieser Lösung ideal aufbauen
- da Wissen sozusagen sehr fein "granuliert" dargeboten und logisch verknüpft
wird. Da der Zugriff einfach und ohne viel Technik (nur Browser), auf immer
aktuelle Informationen stattfindet - sind auch gute Voraussetzungen für
eine hohe Akzeptanz auf Nutzerseite gegeben - vielleicht eines der wichtigsten
Kriterien für Content- und Wissensmanagement.
Paul
Caspers
Vorstand der Coextant Systems GmbH Schönbergstr. 45 73760 Ostfildern Tel: 0711 / 45 1000-0 Internet: http://www.coextant.de |