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Eile geht zu Lasten der Qualität
KRITERIUM 1: Faire Bezahlung der Übersetzer
KRITERIUM 2: Kontakt zwischen Übersetzer und Endkunde
Fullservice-Übersetzungsbüros mit festangestellten Übersetzern
Übersetzungsbüros, die nur mit Freiberuflern arbeiten
Freiberufler, die ein oder zwei Sprachen anbieten
Grundsätze für den Einkauf von Übersetzungsleistungen
Entscheidende Punkte bei der Auswahl von Übersetzungsdienstleistern
Autor

 

Wie finde ich die Nadel im Heuhaufen?

Auswahlkriterien für die Zusammenarbeit mit Übersetzungsbüros
 

„Übersetzungskosten“ - das Wort an sich genügt, um Manager zu reizen, beinhaltet es doch gleich zwei rote Tücher: „Kosten“ und „Übersetzung“. Letzteres ist für sich schon der Inbegriff einer kostenintensiven, aber wenig geliebten Notwendigkeit.

Bevor es zu Missverständnissen kommt: In diesem Artikel soll nicht gezeigt werden, wie Sie immer noch billigere Übersetzungsanbieter finden. Vielmehr geht es um das ökonomische Prinzip: optimale Leistung zu optimalen Kosten. Das bedeutet nicht Kostensenkung um jeden Preis; denn sicher ist uns die Qualität der Übersetzungen nicht gleichgültig. Gleichwohl kann übertriebene Konzentration auf die Kostensenkung genau dort hin führen: zu schlechterer Qualität. In diesem Beitrag geht es also darum, wie man Übersetzungsanbieter findet, die gute Qualität zu akzeptablen Preisen liefern.

Um noch klarer herauszustellen, worum es dabei geht, sollte man sich bewusst machen, wovon die Qualität von Übersetzungen hauptsächlich abhängt:

  • von der Person des Übersetzers 
  • und der Zeit, die er für die Arbeit zur Verfügung hat.
Es gibt noch viele andere Faktoren, die die Qualität beeinflussen, aber diese beiden sind die entscheidenden. Zum Beispiel kann ein guter Übersetzer selbst auf der Basis eines schlechten Ausgangstextes noch ein gutes Ergebnis liefern.

Anhand einer Beispielrechnung für freiberufliche Übersetzer möchte ich Ihnen nun zeigen, wo wir Übersetzungskosten wahrscheinlich nicht senken können, oder besser gesagt, wo wir es nicht versuchen sollten, weil sich das (sehr) negativ auf die Qualität auswirkt.
 

Einkommen/Monat:  € 2800
Arbeitstage/Monat: 20
Einkommen/Tag:  € 140 (€ 2800/20)
Tagesleistung in Zeilen/Tag:  180
Zeilenpreis:  € 0,78 (€ 140/180)

Der oben ermittelte Zeilenpreis von € 0,78 versteht sich bereits inklusive Korrekturlesen, Abrechnung, Datentransfer, Terminologieerfassung usw. Dabei wurden Urlaub und Krankheit noch nicht gerechnet, ganz zu schweigen von Akquisition, Kosten für Hard- und Software sowie den Anstrengungen, die der Freiberufler unternehmen muss, um das Finanzamt bei Laune zu halten.

Eile geht zu Lasten der Qualität

Was lernen wir aus dieser einfachen Beispielrechnung? Wenn wir die Zeilenpreise beim eigentlichen Übersetzer drücken, bekommen wir systematisch schlechtere Qualität. Warum? Weil der Übersetzer sich beeilen muss, um noch ein vertretbares finanzielles Ergebnis zu erzielen. Eile geht jedoch immer zu Lasten der Qualität einer Übersetzung. Denn Eile bedeutet:

  • keine Zeit für gründliche Terminologierecherche 
  • keine Zeit, das Produkt kennenzulernen und Fragen zu stellen 
  • keine Zeit für Überarbeitung einer Erst- oder Rohübersetzung 
  • keine Zeit für gründliches Korrekturlesen
Den Zeilenpreis beim Übersetzer können wir nur drücken, wenn wir ihm ermöglichen, mehr Zeilen pro Stunde zu übersetzen, ohne dass die Qualität dabei leidet, z. B. durch verstärkten Technikeinsatz und bessere, leicht übersetzbare Ausgangstexte. Das ist hier nicht das Thema. Es wird in späteren Beiträgen des ProfiServices Newsletter behandelt werden.

Doch so ganz nebenbei haben wir durch diese Vorüberlegungen ein erstes, sogar sehr wichtiges Auswahlkriterium für gute Übersetzungsdienstleister ermittelt:  

KRITERIUM 1: Faire Bezahlung der Übersetzer

1. Gute Übersetzungsdienstleister halten sich nicht ein Heer von schlecht bezahlten Fronarbeitern, sondern bezahlen die Übersetzer fair.

Das nächste Kriterium leitet sich aus dem ersten logisch her. Wenn ein Übersetzungsdienstleister seine Übersetzer „schlecht“ bezahlt, d. h. seinen Gewinn in unfairer Weise zu maximieren sucht, oder wenn er am Markt mit Dumpingpreisen operiert, muss er den Kontakt zwischen Endkunde und Übersetzer verhindern. Warum? Aus zwei Gründen.

  • Wer Kunden mit Dumpingangeboten lockt, hat eine Klientel am Haken, die sich hauptsächlich für Preis und Lieferzeit interessiert und versucht, die Preise immer weiter zu drücken. Solche Kunden mögen nicht davor zurückschrecken, direkt an die Übersetzer heranzutreten, um die Marge der Agentur einzusparen. 
  • Wer Übersetzer zu inakzeptablen „Sklavenpreisen“ beschäftigt, muss sich nicht wundern, wenn die genau so lange für ihn arbeiten, wie sie unbedingt müssen. Auch der Übersetzer könnte also daran interessiert sein, den Kunden direkt zu kontaktieren, um sich die Marge des Mittlers mit ihm zu teilen.
Beiden Entwicklungen muss der Übersetzungsdienstleister entgegentreten. Dazu wird er den Kontakt zwischen Übersetzer und Kunde systematisch unterbinden. Das führt dazu, dass Fragen des Übersetzers nicht oder indirekt/schlecht beantwortet werden. Das geht zu Lasten der Qualität. Fazit:

KRITERIUM 2: Kontakt zwischen Übersetzer und Endkunde

2. Gute Übersetzungsdienstleister erlauben den Kontakt zwischen Übersetzer und Endkunde und ermuntern die Übersetzer dazu, Fragen zu stellen und Sachverhalte zu klären.

Weitere Kriterien hängen mit dem vom Kunden geforderten Umfang der Dienstleistung sowie der Häufigkeit, mit der diese nachgefragt wird zusammen. Die Antworten auf einige wichtige Fragen, die damit in Verbindung stehen, weisen die Richtung für die weitere Auswahl des Übersetzungsanbieters:

  • Werden Dokumente häufig in mehreren Zielsprachen benötigt? 
  • Ist eine Bearbeitung der Dokumente nach dem Übersetzen erforderlich/ gewünscht? 
  • Wie oft werden Übersetzungen benötigt - vierteljährlich, monatlich, wöchentlich...? 
  • Wie groß ist das Gesamtvolumen je Sprache in Seiten/Zeilen?
Über diese Punkte muss Klarheit bestehen, damit man aus den vorhandenen Anbietern auswählen kann. Im Prinzip gibt es nämlich drei Kategorien von Übersetzungsdienstleistern:
  • Fullservice-Übersetzungsbüros mit festangestellten Übersetzern und an sie gebundenen Freiberuflern, 
  • Übersetzungsbüros, die nur mit Freiberuflern arbeiten, 
  • Freiberufler, die ein oder zwei Sprachen anbieten.
Zwischen den beiden ersten Anbietergruppen gibt es fließende Übergänge und Mischformen. Das entscheidende Unterscheidungskriterium ist hier die Frage, ob festangestellte Übersetzer vorhanden sind oder nicht.

Betrachten wir jetzt die „typischen“ Strukturen der drei Anbietergruppen, ihre Möglichkeiten und Grenzen.

Fullservice-Übersetzungsbüros mit festangestellten Übersetzern

Die Zusammenarbeit mit den Übersetzern läuft hier über einen Koordinator oder Projektmanager ab, der die kaufmännische und technische Seite des Auftrages abwickelt. Kontakt mit dem Übersetzer ist dennoch oft möglich, vor allem wenn er beim Dienstleister angestellt ist. Die größeren Vertreter dieser Kategorie verfügen heute über DTP-Abteilungen, die praktisch jedes Kundenformat bearbeiten und endformatiert zurückgeben können. Es können neben dem eigentlichen Übersetzen zahlreiche ergänzende Leistungen erbracht werden, z. B. Softwarelokalisierung mit Erstellung von Hilfetexten, Komplettbearbeitung von Internetpräsentationen, Daten-CDs usw.

Selbst bei dieser Anbieterkategorie ist der Großteil der Übersetzer zum Erstaunen vieler Kunden nicht fest angestellt. Nur für die wichtigsten Sprachen oder für Großkunden hält man im Haus eigene Kapazität bereit. Das Verhõltnis Freiberufler/Angestellte kann leicht 80/20 erreichen oder noch stärker auf „Outsourcing“ ausgerichtet sein. Deshalb wird auch hier nicht selten der direkte Kontakt zum Übersetzer kategorisch, mindestens aber „sanft“ unterbunden.

Zu welchem Anforderungsprofil passt diese Art Übersetzungsbüro? Die Zusammenarbeit lohnt sich für alle Firmen, die häufig (min. vierteljährlich) umfangreichere Dokumente in mehr als eine Zielsprache übersetzen lassen müssen. In der Regel haben selbst größere Industriebetriebe keine eigene Übersetzungsabteilung. Die Kapazitäten in der Dokumentationsabteilung sind meist sehr beschränkt, so dass der Gang zum professionellen Full-Service-Dienstleister sinnvoll ist.

Übersetzungsbüros, die nur mit Freiberuflern arbeiten

Dieser Typ Übersetzungsbüro ist klein oder sehr klein (Umsatz oft unter € 500.000/Jahr). Es kann sein, dass nur eine einzige Person, die eigentliche Organisation der Übersetzungsleistungen übernimmt. Festangestellte Übersetzer kann/will man sich aus Kostengründen nicht leisten, weil deren Auslastung nicht immer sichergestellt ist. Vorsicht ist hier angebracht, wenn der Kontakt zu den eigentlichen Übersetzern erschwert oder gar verwehrt wird.

Die Zusammenarbeit mit dieser Art Agentur kann für Kunden mit mittelgroßem Bedarf an Übersetzungen interessant sein; denn für diesen Dienstleistertyp sind sie auch mit Umsatzvolumina unter ? 30.000 bis 50.000 praktisch immer A-Kunden. Das bedeutet unter Umständen bessere Betreuung. Wären Sie nicht auch lieber Nr. 1 bei einem kleineren Anbieter als Nr. 125 bei einem großen?

Man sollte jedoch darauf achten, dass auch der kleinere Anbieter Tranlation- Memories einsetzt und die Terminologie pflegt. Bestehen Sie soweit möglich darauf, dass immer die gleichen Übersetzer für Sie arbeiten, und dass die Übersetzer für Fragestellungen Kontakt mit Ihnen aufnehmen können.

Freiberufler, die ein oder zwei Sprachen anbieten

Der Kontakt ist hier natürlich am direktesten. Allerdings gibt es normalerweise nur eine, höchstens zwei Sprachkombinationen. Vorsicht ist mit Leuten geboten, die mehrere Sprachen bearbeiten. Entweder machen sie das bei wenigstens einer nicht so besonders gut, oder sie geben Ihre Aufträge weiter, ohne Ihnen das mitzuteilen. Das ist nicht in Ordnung. Fragen Sie nach Ausbildungsnachweisen, Referenzen und einer Haftpflichtversicherung. Erlauben Sie möglichst direkten Kontakt mit den Autoren der Dokumente und laden Sie den Übersetzer ggf. ein.

Es liegt auf der Hand, dass diese Art Anbieter nur für Firmen in Frage kommt, die entweder nur sehr wenige Zielsprachen benötigen, oder einen eigenen „Sprachendienst“ unterhalten und die Übersetzer adequat betreuen können. Meistens sind zusätzliche Dienstleistungen wie Formatierung und ?hnliches auf nur wenige Formate beschr?nkt. Translation-Memory-Einsatz nimmt auch bei Einzelkämpfern in erfreulichem Maß zu, muss aber gelegentlich angeregt und auch unterstützt werden. Achten Sie darauf, dass Sie die Memory-Daten bekommen; denn sonst fangen Sie von vorn an, wenn Ihr aktueller Übersetzer ausfällt.

Grundsätze für den Einkauf von Übersetzungsleistungen

Beim Einkauf von Übersetzungen wird ein grundlegender Fehler permanent wiederholt. Viele Einkaufsabteilungen gehen von der irrigen Vorstellung aus, Übersetzung sei eine leicht austauschbare Dienstleistung. Sie wird angefragt, ausgewählt und bestellt wie Seife. Man fragt jedes Mal bei mehreren Büros an und wählt dann den billigsten und schnellsten aus.

Das führt zu Übersetzungen ständig wechselnder Qualität und verhindert die Verwendung durchgängiger Terminologie; denn mal ist das eine Büro billiger, dann wieder das andere.

Übersetzung technischer Texte ist jedoch eine sehr spezielle und individuelle Dienstleistung. Deren Qualität hängt, wie oben dargestellt, maßgeblich von der Person des Übersetzers ab. Ständiger Wechsel der Büros bedeutet jedoch ständigen Wechsel der Übersetzer.

Wer gute, nicht nur billige, Übersetzungen will, muss sich daher angewöhnen, nach dem Namen des Übersetzers zu fragen, nicht nach dem Firmennamen. Hat man einen guten Übersetzer gefunden, dann ist es besser, ihn zu halten, statt nach einem billigeren zu suchen.

Auf Dauer ist das auch kostengünstiger. Wieso? Der Übersetzer hat wenig Interesse daran, sich ständig in neue Fachgebiete einzuarbeiten und neue Kunden zu suchen. Er beschäftigt sich lieber intensiv mit einer Thematik. Weil er die Produkte im Lauf der Zeit besser kennenlernt, muss er weniger nachfragen. Das spart auch beim Kunden Arbeitszeit ein. Eine langfristige Zusammenarbeit rechtfertigt seinerseits auch die Investition in eine firmenspezifische Terminologieliste, die seine Arbeit weiter beschleunigt.

Die langfristige Zusammenarbeit bringt dann auch dem Einkäufer Vorteile. Er kann besondere Konditionen aushandeln und einen Rahmenvertrag abschließen, der dem Übersetzer ein bestimmtes Volumen und dem Kunden einen günstigen Preis zusichert. Beide Seiten profitieren von dieser Art der Zusammenarbeit, die bei Großkunden längst Standard, bei kleinen und mittleren jedoch eher die Ausnahme denn die Regel ist.

Die Masche „von Dreien bekommts der billigste“ wird für beide Seiten auf Dauer teurer. Daher sollte man die allgemein üblichen Verfahrensweisen für den Einkauf im Fall von Übersetzungsleistungen ggf. ändern. Doch auch dadurch wird etwas eingespart: Verwaltungsaufwand für das ständige Anfragen und Vergleichen von Angeboten.

Diese Vorgehensweise verlangt zugegebenermaßen mehr vom jeweiligen Entscheidungsträger als der Einkauf von Seife. Er muss dennoch kein Linguist oder gar selbst Übersetzer sein. Ein gesundes Verständnis der Tätigkeit der Übersetzer, eine gründliche Kenntnis der Zusammenhänge beim Übersetzungseinkauf und eine klare Zielvorstellung sollten ausreichen.

Entscheidende Punkte bei der Auswahl von Übersetzungsdienstleistern

  • Die Übersetzer müssen fair bezahlt werden (kein Dumping), sonst gibt es systematisch schlechte Qualität.
  • Der Dienstleister darf den Kontakt zwischen Übersetzer und Endkunde nicht systematisch unterbinden, egal ob es sich um eine große Agentur oder ein kleines Übersetzungsbüro handelt.
  • Vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern suchen Sie nach guter Qualität: Test im Ausland.
  • Entscheiden Sie sich für ein Übersetzungsbüro, dass Ihren Zielvorstellungen am besten gerecht wird. Wenn Sie ein sehr großes Volumen benötigen (> 6-stelliger Umsatz pro Jahr) oder verschiedenste Nebenleistungen wünschen, gehen Sie zu einer größeren Agentur, die die Kapizitäten sicherstellen kann.
  • Binden Sie gute Übersetzer langfristig. Übersetzer sind Personen mit Namen, und die sollten Sie auch bei Vermittlung durch ein Übersetzungsbüro kennen.
  • Wechseln Sie den Anbieter nicht dauernd und handeln Sie bei größeren Volumina (> € 20.000/Jahr) Rahmenverträge aus, statt permanent anzufragen.  

 
Matthias Schulz
ProfiServices GmbH
Kreuzhalde 4
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Fon: (0 73 66)/91 91 80
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004