Übersetzungsgerecht formatieren

In Übersetzungsprojekten gehen häufig 30 bis 50% der Kosten zu Lasten der Endbearbeitung des übersetzten Dokumentes. Ein großer Teil davon läßt sich einsparen, wenn man sich an folgende Grundsätze hält:

• Praktizieren Sie saubere Datenverarbeitung!
• Lassen Sie Profis mit professionellen Werkzeugen formatieren!

Nehmen wir an, Sie benötigen eine Übersetzung für ein großes HTML-Help Hilfetextsystem. „Na, ja, ob der Übersetzer HTML-Dateien vernünftig übersetzen kann? Vielleicht bestellen wir es doch lieber in Word unformatiert und kopieren dann die Texte wieder in HTML um“. Klingt das unrealistisch? Vielleicht. Ist es aber nicht. Tatsächlich werden oft Tausende von Euro auf diese Art buchstäblich zum Fenster hinausgeworfen und noch zahllose Fehler zusätzlich in das Zieldokument eingebaut.

Warum solch ein aufwändiger „Medienbruch“? Oft befürchtet man, die Übersetzer könnten die Originalformatierung zerstören oder Fehler einbauen. Mit speziellen Übersetzungseditoren, wie sie in Verbindung mit Translation-Memory-Systemen eingesetzt werden, kann ein Übersetzer heute jedoch praktisch jedes Format bearbeiten, ohne es kaputt zu machen.

Eine erste wichtige Grundregel lautet daher:

• Vermeiden Sie jeden Medienbruch! Es sollten nur Originaldateien übersetzt werden!

• Halten Sie Grafik und Text in Ihren Dokumenten sauber voneinander getrennt!

• Wählen Sie ein geeignetes Programm aus!

Adobe PageMaker eignet sich nicht für umfangreiche Dokumente mit gleichbleibender Struktur. Das Verknüpfen von Textrahmen ist aufwändig und wird daher oft unterlassen. Das hat jedoch schlimme Folgen. Die einzelnen Textrahmen sind nach der Übersetzung (z. B. in Französisch) nicht mehr groß genug, um den ganzen Text zu enthalten. Oder sie überlappen einander. PageMaker kann außerdem keine Grafiken am Text verankern, d. h. die Position von Grafiken läßt sich nicht relativ zu einem bestimmten Textabsatz festlegen (nur z. B. innerhalb einer Zeile). Die Folge: Text und Grafik überlappen einander nach dem Übersetzen oft. PageMaker kann automatisch erzeugte Numerierungen nicht aktualisieren (z. B. bei dekadisch numerierten Überschriften). PageMaker verfügt bis heute nicht über einen brauchbaren Tabelleneditor. Das allein genügt als KO-Kriterium; denn Dokumentation ist ohne Tabellen kaum denkbar.

Interleaf (Quicksilver) ist ein tolles Dokumentationssystem, aber seine Windows-Integration ist mehr als schlecht. Rechnen Sie mit dramatischen Folgekosten vor allem für Satz mit Sonderzeichen (Osteuropa, Kyrillisch, Griechisch usw.).

Bleibt nur Adobe FrameMaker als (fast) ideales Werkzeug. FrameMaker ist für kleine Dateien, die immer anders aussehen sollen (Werbebroschüren und Prospekte) ungeeignet, weil solche Formatierungsarbeiten dort zuviel Zeit kosten.

Bevor Sie ein Programm auswählen, sollten Sie sich überlegen, was Sie damit genau tun wollen. Außerdem ist unbedingt gründliche Schulung nötig. Statt der Killerphrase glauben zu schenken „mit Word kann jeder umgehen„, sollten Sie lieber genauer hinsehen. Leider kann in Wirklichkeit nicht jeder mit MS-Word umgehen. Viele haben lediglich viel Erfahrung darin, es zu missbrauchen.

Professionelles Formatieren

Technische Dokumentationen enthalten praktisch immer ein begrenztes Instrumentarium an Text- und Absatzarten, z. B. verschiedene Überschriftenebenen, Haupttext, Hinweistext, Aufzählungen usw. Sie sind typografisch strukturiert.

Das macht es erforderlich und möglich, alle Text- und Absatzarten datentechnisch zu standardisieren. Dazu verwenden Profis Formatvorlagen und Absatzformate (je nach Programm). Alles andere ist „Chaos-Formatierung“ á la Schreibmaschine und verursacht viel Nacharbeit im übersetzten Dokument.

Profiprogramme ermöglichen es, die Absatzformate von einem Dokument zum anderen zu kopieren und Standardvorlagen gegen Überschreiben zu schützen. Außerdem können z. B. in FrameMaker auch Standardvorgaben für die Schriften und die Tabellengestaltung eingestellt werden.

Satz von Grafikbeschriftungen

Für das Formatieren von Grafikbeschriftungen sollten folgende Regeln gelten:

• Grafikbeschriftungen nicht nebeneinander anordnen, da sie einander sonst überlappen, wenn der Text (z. B. in Französisch) länger wird. Nebeneinander allenfalls getreppt setzen.
• Grafikbeschriftungen am besten rechts von der Grafik setzen. Dabei zwischen einzelnen Beschriftungen mindestens den Raum für zwei Grundschriftzeilen freilassen.

Oft ist eine „seitengleiche“ Gestaltung von Original und Übersetzung gewünscht. Wenn das Ihr Ziel ist, müssen Sie darauf achten, ca. 25 % zusätzlichen Raum pro Seite für die romanischen Sprachen freizulassen. Das geht am besten folgendermaßen:

• Im deutschen Original den unteren Seitenrand und/oder den Außenrand (bei einseitigen Dokumenten den rechten Rand) breiter einstellen.
  Unteren Rand z. B. 35 bis 40 mm
  Außenrand z. B. 25 bis 30 mm
• In den romanischen Sprachen den Seitenrand und/oder den Außenrand verkleinern.
  Unteren Rand z. B. 20 bis 25 mm
  Außenrand z. B. 15 bis 20 mm

Typografische Feinheiten

Zum professionellen Formatieren gehören zu guter letzt auch eine ganze Reihe „Kleinigkeiten“. Nachfolgend sind einige davon in einer Tabelle zusammengestellt und die korrekte Lösung ist hier beispielhaft für das leider viel zu verbreitete MS-Word angegeben.