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Übersetzungsgerecht formatieren
  
Grundsätze der Dokumentenerstellung
  
Professionelles Formatieren
  
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Wie schreibt man Texte, die sich leicht übersetzen lassen? (Teil 2)

Übersetzungsgerecht formatieren

In Übersetzungsprojekten gehen häufig 30 bis 50% der Kosten zu Lasten der Endbearbeitung des übersetzten Dokumentes. Ein großer Teil davon läßt sich einsparen, wenn man sich an folgende Grundsätze hält:

  • Praktizieren Sie saubere Datenverarbeitung!
  • Lassen Sie Profis mit professionellen Werkzeugen formatieren!
Grundsätze der Dokumentenerstellung

Nehmen wir an, Sie benötigen eine Übersetzung für ein großes HTML-Help Hilfetextsystem. „Na, ja, ob der Übersetzer HTML-Dateien vernünftig übersetzen kann? Vielleicht bestellen wir es doch lieber in Word unformatiert und kopieren dann die Texte wieder in HTML um“. Klingt das unrealistisch? Vielleicht. Ist es aber nicht. Tatsächlich werden oft Tausende von Euro auf diese Art buchstäblich zum Fenster hinausgeworfen und noch zahllose Fehler zusätzlich in das Zieldokument eingebaut.

Warum solch ein aufwändiger „Medienbruch“? Oft befürchtet man, die Übersetzer könnten die Originalformatierung zerstören oder Fehler einbauen. Mit speziellen Übersetzungseditoren, wie sie in Verbindung mit Translation-Memory-Systemen eingesetzt werden, kann ein Übersetzer heute jedoch praktisch jedes Format bearbeiten, ohne es kaputt zu machen.

Eine erste wichtige Grundregel lautet daher:

  • Vermeiden Sie jeden Medienbruch! Es sollten nur Originaldateien übersetzt werden!
Weitere Probleme im Übersetzungsprozess ergeben sich vorwiegend aus mangelnder Sachkenntnis der Anwender von Textverarbeitungs-, DTP- und Grafikbearbeitungsprogrammen. Betrachten wir daher einige weitere wichtige Grundregeln für diesen Bereich.
  • Halten Sie Grafik und Text in Ihren Dokumenten sauber voneinander getrennt!
Der gesamte Text sollte mit dem Textverarbeitungs- oder DTP-Programm gesetzt werden. Text hat in Grafikdateien (vielleicht gar CAD-Dateien) nichts zu suchen; denn darin kann der Übersetzer ihn meist nicht übersetzen. Er muss eine „Legende“ dazu schreiben, und Sie müssen den Text dann in die Grafik kopieren. Ungeahnte Schwierigkeiten sind die Folge, besonders wenn spezielle Schriften (z. B. für Russisch oder Griechisch) verwendet werden müssen.
  • Wählen Sie ein geeignetes Programm aus!
MS-Word ist billig, aber für große, strukturierte Dokumente mit hohem Grafikanteil nicht geeignet. Das Programm ist sehr fehlerhaft, verliert Verknüpfungsinformationen (Grafiken) und scheitert bei Büchern aus mehreren Dateien gänzlich (Zentraldokument/Filialdokument-Funktion ist nur sehr begrenzt praxistauglich).

Adobe PageMaker eignet sich nicht für umfangreiche Dokumente mit gleichbleibender Struktur. Das Verknüpfen von Textrahmen ist aufwändig und wird daher oft unterlassen. Das hat jedoch schlimme Folgen. Die einzelnen Textrahmen sind nach der Übersetzung (z. B. in Französisch) nicht mehr groß genug, um den ganzen Text zu enthalten. Oder sie überlappen einander. PageMaker kann außerdem keine Grafiken am Text verankern, d. h. die Position von Grafiken läßt sich nicht relativ zu einem bestimmten Textabsatz festlegen (nur z. B. innerhalb einer Zeile). Die Folge: Text und Grafik überlappen einander nach dem Übersetzen oft. PageMaker kann automatisch erzeugte Numerierungen nicht aktualisieren (z. B. bei dekadisch numerierten Überschriften). PageMaker verfügt bis heute nicht über einen brauchbaren Tabelleneditor. Das allein genügt als KO-Kriterium; denn Dokumentation ist ohne Tabellen kaum denkbar.

Interleaf (Quicksilver) ist ein tolles Dokumentationssystem, aber seine Windows-Integration ist mehr als schlecht. Rechnen Sie mit dramatischen Folgekosten vor allem für Satz mit Sonderzeichen (Osteuropa, Kyrillisch, Griechisch usw.).

Bleibt nur Adobe FrameMaker als (fast) ideales Werkzeug. FrameMaker ist für kleine Dateien, die immer anders aussehen sollen (Werbebroschüren und Prospekte) ungeeignet, weil solche Formatierungsarbeiten dort zuviel Zeit kosten.

Bevor Sie ein Programm auswählen, sollten Sie sich überlegen, was Sie damit genau tun wollen. Außerdem ist unbedingt gründliche Schulung nötig. Statt der Killerphrase glauben zu schenken „mit Word kann jeder umgehen„, sollten Sie lieber genauer hinsehen. Leider kann in Wirklichkeit nicht jeder mit MS-Word umgehen. Viele haben lediglich viel Erfahrung darin, es zu missbrauchen.

Professionelles Formatieren

Technische Dokumentationen enthalten praktisch immer ein begrenztes Instrumentarium an Text- und Absatzarten, z. B. verschiedene Überschriftenebenen, Haupttext, Hinweistext, Aufzählungen usw. Sie sind typografisch strukturiert.

Das macht es erforderlich und möglich, alle Text- und Absatzarten datentechnisch zu standardisieren. Dazu verwenden Profis Formatvorlagen und Absatzformate (je nach Programm). Alles andere ist „Chaos-Formatierung“ á la Schreibmaschine und verursacht viel Nacharbeit im übersetzten Dokument.

Profiprogramme ermöglichen es, die Absatzformate von einem Dokument zum anderen zu kopieren und Standardvorlagen gegen Überschreiben zu schützen. Außerdem können z. B. in FrameMaker auch Standardvorgaben für die Schriften und die Tabellengestaltung eingestellt werden.

Satz von Grafikbeschriftungen

Für das Formatieren von Grafikbeschriftungen sollten folgende Regeln gelten:

  • Grafikbeschriftungen nicht nebeneinander anordnen, da sie einander sonst überlappen, wenn der Text (z. B. in Französisch) länger wird. Nebeneinander allenfalls getreppt setzen.
  • Grafikbeschriftungen am besten rechts von der Grafik setzen. Dabei zwischen einzelnen Beschriftungen mindestens den Raum für zwei Grundschriftzeilen freilassen.
Seitengleiche Gestaltung

Oft ist eine „seitengleiche“ Gestaltung von Original und Übersetzung gewünscht. Wenn das Ihr Ziel ist, müssen Sie darauf achten, ca. 25 % zusätzlichen Raum pro Seite für die romanischen Sprachen freizulassen. Das geht am besten folgendermaßen:

  • Im deutschen Original den unteren Seitenrand und/oder den Außenrand (bei einseitigen Dokumenten den rechten Rand) breiter einstellen.
    Unteren Rand z. B. 35 bis 40 mm
    Außenrand z. B. 25 bis 30 mm
  • In den romanischen Sprachen den Seitenrand und/oder den Außenrand verkleinern.
    Unteren Rand z. B. 20 bis 25 mm
    Außenrand z. B. 15 bis 20 mm
Wer so vorgeht, muss an seinen Formatvorlagen bzw. Absatzformaten nichts ändern, und trotzdem passt der französische Text fast immer auf die Seite. Das Problem besteht vielfach schlicht darin, dass bei der Erstellung nicht an die spätere Übersetzung gedacht wird, obwohl fast immer bekannt ist, dass man das Dokument wird übersetzen müssen.

Typografische Feinheiten

Zum professionellen Formatieren gehören zu guter letzt auch eine ganze Reihe „Kleinigkeiten“. Nachfolgend sind einige davon in einer Tabelle zusammengestellt und die korrekte Lösung ist hier beispielhaft für das leider viel zu verbreitete MS-Word angegeben.

 

Merkmal Auswirkung Lösung
Einrücken mit Leerstellen „Wandern“ im Text mit, müssen neu plaziert/entfernt werden. Linken Rand, ggf. „hängenden Einzug“ korrekt einstellen.
Einrücken mit Tabulatoren „Wandern“ im Text mit, müssen neu plaziert/entfernt werden. Linken Rand, ggf. „hängenden Einzug“ korrekt einstellen, für Tabellen einen Tabelleneditor verwenden.
Erzwungene Zeilenumbrüche mit Umschalttaste + Eingabe (sog. „Hard Returns“) „Wandern“ im Text mit, müssen neu plaziert/entfernt werden. Anwendung vermeiden. Sollen bestimmte Wörter zusammen in einer Zeile bleiben, kann man dazwischen eine geschützte Leerstelle eingeben, z. B. für „50 m“ (Word: UMSCHALT + STRG + Leer)
Erzwungene Zeilenumbrüche mit Absatzende- markierungen (Eingabetaste) Teilen Sätze auf mehrere Absätze auf, die wieder verbunden werden müssen. Verboten!
Zeilenumbrüche durch geschützte Leerstellen und Trennstriche oder schlechtestenfalls mit "Hard Returns" beeinflussen.
Seitenumbruch durch Einfügen von leeren Absätzen „Wandern“ im Text mit, müssen neu plaziert/entfernt werden. Verboten!
Seitenumbruch mit korrektem Kommando erzwingen (Word z. B. STRG + Eingabe) oder besser noch an Absatzformat binden (sog. „Neue-Seite-Formate“)
Manuelle Trennungen „Wandern“ im Text mit, müssen neu plaziert/entfernt werden. Verboten! 
Trennwörterbuch ggf. überarbeiten.
Wort/ Zahlenkombinationen („Schraube 15“, „20 kW“), die durch einfache Leerzeichen getrennt sind. Werden beim Umbruch möglicherweise auf zwei Zeilen aufgeteilt. Geschützte Leerstelle zwischen Wort und Zahl einfügen (Word: UMSCHALT + STRG + Leer).
Textstellen in spitze Klammern eingebettet, zur Hervorhebung (z. B. Taste <F 1>) Viele Programme verwenden spitze Klammern, um Formatanweisungen einzuschließen. „<F 1>“ könnte z. B. einen Schriftartwechsel bedeuten. Beim Export/Import des Textes kommt es dann zu Formatierungsfehlern. Stattdessen z. B. rechteckige Klammern verwenden 
(Taste [F 1]).
Schriftartwechsel innerhalb von Absätzen, z. B. zum Hervorheben in Kursivschrift Die meisten DTP-Systeme (außer z. B. FrameMaker) können Absatz- und Schriftformate nicht separat verwalten. Wenn ein Absatzformat beim Textimport neu zugewiesen wird, geht der Fontwechsel innerhalb des Absatzes daher verloren. Anwendung vermeiden. Hervorzuhebende Wörter ohne Schriftartwechsel hervorheben (z. B. Großbuchstaben/sperren usw.), besser noch: verwenden Sie ein Programm, das auch Zeichenformate verwalten kann.
Indexmarkierungen mitten in der Zeile Stören in Translation-
Memory-Programmen, weil Sie den fließenden Text zerschneiden.
Indexmarkierungen am Zeilenanfang oder Zeilenende anfügen.
Indexmarkierungen, die das nachfolgende Wort auslesen, aber selbst keinen Text enthalten Mehrwort-
übersetzungen erscheinen im Index falsch (statt "hydraulic system" steht in Englisch für "Hydrauliksystem" nur "hydraulic").
Verboten! 
Indexmarken müssen stets den gesamten auszulesenden Text enthalten.
Rahmenanker für Abbildungen mitten in der Zeile Wenn der Text in die nächste Zeile umbrochen werden muss, wird er automatisch unterhalb der Grafik plaziert. Rahmenanker am Zeilenende oder (noch besser) in einen separaten Absatz einfügen.
Variablen in Groß-/ Kleinschreibung In vielen Sprachen werden Hauptwörter kleingeschrieben, es sei denn sie stehen am Satzanfang. Eingabe von Variablen in Groß-/ Kleinschreibung führt daher zu Rechtschreibfehlern. Zwei oder mehr Variablen für eine Benennung definieren (z. B. Operating Manual [Überschrift], Operating manual [Satzanfang] und operating manual [im Fließtext] als Variablen für die Benennung eines Handbuchs. In deutsch wären alle drei gleich -> „Betriebsanleitung“).
Allgemein: Beschränken Sie die Verwendung von Variablen auf Produktbezeichnungen und numerische Werte!
Matthias Schulz
ProfiServices GmbH
Kreuzhalde 4
73453 Abtsgmünd
Fon: (0 73 66)/91 91 80
Fax: (0 73 66)/91 91 82
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© ADOLPH Verlag GmbH - Letztes Update 03.05.2004